Reglement van de stichting Solas volgens artikel 12 van de statuten
Goedgekeurd in de vergadering van het stichtingsbestuur van 8 juni 2005
Artikel 1 Afkortingen
Activiteitencommissie - AC
Ontmoetingsavond - OA
Raad van Advies - RA
Regionale afdeling - AFD
Stichtingsbestuur - SB
Stuurgroep van een AFD
- SG
Artikel 2 Definities
Aangeslotene:
Een alleenstaande die is opgenomen in de administratie van
één van de AFD
Een aangeslotene die te kennen heeft gegeven in beginsel aan
iedere OA deel te willen nemen en daarom automatisch op iedere gastenlijst
wordt geplaatst
Een door de AC gecoördineerde activiteit, welke vermeld
staat in de agenda van de Nieuwsbrief of op het internet van een AFD.
En onderdeel van een AFD, dat belast is met het coördineren
en/of verzorgen van activiteiten
voor aangeslotenen en aspirant aangeslotenen.
Een alleenstaande die is opgenomen in de administratie van
een AFD, maar nog niet het aanmeldingsformulier heeft ingeleverd bij de AFD en
de seizoenbijdrage nog niet heeft betaald.
Een overzicht van de op een OA verwachte aangeslotenen en
aspirant aangeslotenen.
Een bijeenkomst van personen die zich hebben opgegeven als
belangstellende met als doel
voorlichting te krijgen over de doelstellingen, de werkwijze
van Solas en over de aanmeldingsprocedure.
Een maandelijks of tweemaandelijkse uitgave, die per post of
per e-mail op de OA onder alle (aspirant)aangeslotenen wordt verspreid. De eindverantwoordelijkheid
voor de inhoud berust bij de voorzitter van de SG.
Een tenminste negen maal per jaar op een locatie onder
verantwoordelijkheid van een SG van één of meer AFD georganiseerde bijeenkomst
openstaand voor alle aangeslotenen of aspirant aangeslotenen.
Een door het SB ingesteld Solas verband van alleenstaanden
in een bepaalde regio of naar leeftijd onderverdeeld in een bepaalde regio en
bestuurd door een stuurgroep.
Een stuurgroep is belast met het bestuur van een regionale
afdeling
Artikel 3 Stichtingsbestuur
De samenstelling, taak en bevoegdheden van het SB zijn geregeld in de statuten
Artikel 4 Raad van Advies
De RA bestaat uit de voorzitters van de SG van de regionale afdelingen. De RA is ingesteld bij artikel 11 van de statuten.
Artikel 5 Stuurgroep
1 Een SG bestaat uit tenminste een voorzitter, een
secretaris, een penningmeester en een lid belast met de activiteiten.
2 De leden van de SG zijn dit in principe voor onbepaalde tijd, tenzij dit in de stuurgroep anders wordt bepaald.
3 De voorzitter maakt deel uit van de RA .
4 De leden van de stuurgroep worden benoemd uit de aangeslotenen van een AFD.
5 Het SB kan een benoeming tot lid van de SG met instemming van de RA weigeren.
6 Tegen een besluit van de SG kan bezwaar gemaakt worden bij het SB door een aangeslotene van de AFD die de SG bestuurt
7 Aangeslotenen van een AFD hebben het recht om de vergaderingen van de SG van hun AFD bij te wonen. Aangeslotenen hebben spreekrecht en dienen hun voorgenomen aanwezigheid vooraf bij de voorzitter van de SG aan te kondigen.
8 Onderwerpen met een vertrouwelijk karakter kunnen door de SG in een besloten vergadering worden behandeld. Een besloten SG vergadering is voor aangeslotenen niet toegankelijk.
Artikel 6 Stuurgroep taken en verantwoordelijkheden
1 De voorzitter van de SG is verantwoordelijk voor de volgende taken:
A de leiding van de OA. Bij afwezigheid van de voorzitter fungeert een ander lid van de SG als vervanger,
B het leiden van de vergaderingen van de SG.
C de eindredactie van de Nieuwsbrief en het leveren van een bijdrage aan de Nieuwsbrief,
D het bijwonen van de vergaderingen van het SB. Bij afwezigheid dient een ander lid van de SG de voorzitter vervangen
E de zorg voor de aspiranten
2 De secretaris van de SG is verantwoordelijk voor de volgende taken:
A het maken van een verslag van de vergaderingen van de SG
B het uitvoeren van besluiten van de SG
C het beheren van het archief van de AFD
D het rapporteren aan de secretaris van het SB van alle gebeurtenissen met juridische gevolgen zoals overeenkomsten, schades e.d
3 De penningmeester van de SG is
verantwoordelijk voor de volgende taken:
A het innen van de entreegelden van de OA
B het rapporteren aan de penningmeester van het Sb van de financiële gegevens vermeld in de bijlage
C het betalen van declaraties
D het innen van de verschuldigde entreegelden voor een OA van (aspirant) aangeslotenen, welke niet aanwezig waren en wel op de gastenlijst voorkomen
E de taken vermeld onder punt 5 van dit artikel, voorzover er geen ledenadministrateur aanwezig is.
4 De SG kiest uit zijn midden vice-voorzitter, die op verzoek van de voorzitter één of meer takentijdelijk waarneemt.
5 De werkzaamheden van de penningmeester kunnen door een ledenadministrateur worden overgenomen, die lid is van de SG. Dit betreft ondermeer de volgende onderdelen:
A de ledenadministratie
B de gastenlijst van de OA die aan aangeslotenen en aspirant aangeslotenen van de AFD per e-mail of per post wordt toegezonden.
C de presentielijst van de OA.
D het aanmaken van etiketten voor de verzending van correspondentie aan de (aspirant) aangeslotenen en voor de OA
6 Een lid van de SG fungeert als voorzitter van de AC. Deze functionaris is verantwoordelijk voord de planning en coördinatie van de activiteiten van de AFD en voor het tijdig beschikbaar zijn van een activiteitenagenda.
1 Het SB en een SG kunnen commissies instellen met een speciale taak. Als de taak is vervuld, kunnen de commissies door het SB en een SG worden opgeheven.
Artikel 8 Introductie
en toelatingseisen
1 Iedere SG organiseert voorafgaand aan een OA een introductie.
2 Tijdens de introductie worden de toelatingscriteria meegedeeld. Deze zijn:
A een leeftijd tussen 25 en 65 jaar bij aanmelding voor introductie en vanaf middelbaar niveau.
B alleenstaand zijn op het moment van toetreding
C het onderschrijven van de doelstellingen van de stichting Solas
D voor een evenwichtige verdeling van mannen
en vrouwen c.q. leeftijd van een AFD kan
een
SG aparte toelatingseisen stellen.
3 Inschrijving als aangeslotene van een AFD geschiedt door de ontvangst door een lid van de SG van een volledig ingevuld en van een pasfoto voorzien aanmeldingsformulier en het voldoen van de verschuldigde inschrijfkosten en van de jaarlijkse bijdrage. De SG kan aansluiting weigeren als de SG van mening is dat de aspirant niet in de AFD past.
4 Aspirant aangeslotenen kunnen binnen een periode van 3 maanden deelnemen aan alle activiteiten en tweemaal aan een OA. De maanden juli en augustus tellen hierbij niet mee. Daarna dienen zij zich bij een AFD aan te sluiten.
5 Aangeslotenen hebben het recht eenmaal per jaar van AFD te veranderen.
6 Een aangeslotene kan slechts lid zijn van één AFD.
7 Een vroegere aangeslotene van Solas kan zich opnieuw aanmelden als aangeslotene en behoeft verder niet de procedure voor aspiranten te volgen, als de herintreder voldoet aan de eisen vermeld in de leden 2 en 3 van dit artikel
Artikel 9
Ontmoetingsavonden
1 Een OA wordt georganiseerd onder directe verantwoordelijkheid en coördinatie van de betrokken SG.
2 De SG kan bepaalde taken delegeren, maar ziet bij elke OA er op toe dat deze taken naar behoren vervuld worden en verleent zonodig assistentie.
3 Een SG kan een OA organiseren in samenwerking met één of meer SG van een andere AFD
Een SG kan de OA in de middag organiseren, als de aangeslotenen dit willen.
4 Aanmelding voor een OA geschiedt door terugzending van het aanmeldingsformulier, of via opgave via internet aan het opgegeven e-mail adres, of via het nemen van een abonnement
5 Leden van het SB hebben met inachtneming van de gebruikelijke aanmeldingsregeling toegang tot elke OA van elke AFD.
6 De sluitingsdatum voor aanmelding (bij abonnementhouders voor afmelding) staat uitdrukkelijk op het aanmeldingsformulier of in de nieuwsbrief vermeld. Wie zich heeft aangemeld voor een OA is verplicht de toegangsprijs te betalen. In bijzondere gevallen kan de voorzitter van de SG hiervan ontheffing verlenen.
7 De SG laat voor de OA een gastenlijst opmaken. Op deze lijst wordt vermeld dat deze vertrouwelijk is en wordt aan de aangeslotenen en aspirant aangeslotenen gevraagd om de privacy van de personen vermeld op de gastenlijst in acht te nemen.
Artikel 10 Activiteiten
1 Elke (aspirant) aangeslotene van een AFD heeft het recht deel te nemen aan alle activiteiten welke onder verantwoordelijkheid van en door een AC van deze AFD worden georganiseerd.
2 De toelating van anderen dan (aspirant) aangeslotenen is slechts mogelijk na goedkeuring van de voorzitter van de SG of als dit uitdrukkelijk in de nieuwsbrief is vermeld.
3 Deelneming van (aspirant) aangeslotenen van andere afdelingen is slechts mogelijk na goedkeuring van de voorzitter van de SG van de AFD of als dit in de Nieuwsbrief is vermeld.
4 Aan activiteiten mogen grenzen worden gesteld wat betreft het aantal deelnemers en de vereisten van geoefendheid. Een redelijke vergoeding van alle kosten mag voor een activiteit in rekening worden gebracht.
5 Deelneming aan een activiteit en aan een OA is voor eigen risico
Artikel 11 Automatisering
1 Ieder AFD heeft het recht om van een (aspirant) aangeslotene zijn e-mail adres te vragen.
2 Tenzij betrokkene daar bezwaar tegen maakt, mag iedere AFD zoveel mogelijk de correspondentie met iedere (aspirant ) aangeslotene per e-mail verzorgen.
3 De voorzitter van de SG is verantwoordelijk voor het waarborgen van de privacy van de aangeslotenen
4 Solas is niet aansprakelijk voor virussen, die onverhoopt mee worden gezonden.
5 Het SB en de SG van een AFD waarborgen de privacy van de (aspirant) aangeslotenen.
De gegevensbestanden worden niet aan derden beschikbaar gesteld.
6 Bij aanmelding van een aspirant aangeslotene heeft Solas het recht de persoonsgegevens te controleren
7 Teksten van activiteiten die door een Solas afdeling verzorgd worden, kunnen op internet geplaatst worden zonder vermelding van namen en adressen.
Artikel 12 Klachten
1 Iedere (aspirant) aangeslotene heeft het recht een klacht in te dienen bij de voorzitter van de SG van een AFD , of als het deze voorzitter betreft bij de voorzitter van het SB.
2 Klachten zullen zorgvuldig door de betreffende voorzitter onderzocht worden. Indien gewenst , wordt de identiteit van de klager niet bekend gemaakt.
3 Iedere voorzitter van een SG van een AFD kan een vertrouwenspersoon instellen om klachten te behandelen.
13 Royement aangeslotenen
1 Het SB heeft het recht om op verzoek van een SG van een AFD een aangeslotene van een AFD te royeren en de toegang tot elke activiteit van Solas te ontzeggen
2 Dit royement wordt uitgeoefend door een schriftelijke kennisgeving aan de aangeslotene in de gevallen: wangedrag van een aangeslotenen jegens een andere (aspirant) aangeslotenen, wangedrag jegens leden van de SG of jegens leden van het SB.
3 Als een aangeslotene de financiële bijdrage niet betaalt, eindigt de band met Solas zonder dat een schriftelijke kennisgeving noodzakelijk is.
4 De penningmeester van het SB houdt een lijst bij van alle geroyeerden.
Artikel 14 Oprichten, opheffen en uittreden van
afdelingen
1 Het SB heeft het recht om met instemming van de RA afdelingen op te richten en op te heffen.
2 Een AFD heeft het recht om uit het Solas verband te treden als de oprichtings- en verdere aanloopkosten die Solas voor deze AFD gemaakt heeft, vergoed worden en de naam Solas op geen enkele wijze meer wordt gebruikt
Artikel 15 Overige bepalingen
1 De financiële regels van Solas worden verder uitgewerkt in
een financieel reglement dat als bijlage
bij dit reglement wordt gevoegd.
Deze bijlage kan onafhankelijk van dit reglement door het SB
met instemming van de RA ingevoerd en gewijzigd worden.
2 Donateurs van Solas kunnen de Nieuwsbrief van een AFD toegestuurd krijgen, maar hebben geen verdere rechten.
3 Het SB kan met instemming van de RA dit reglement wijzigen en aanvullen.
4 Het SB kan met
instemming van de RA nadere regels st
Dit reglement is vastgesteld in de vergadering van het SB
van 8 juni 2005 met instemming van de leden van de RA. Dit reglement en de
Statuten worden op internet geplaatst en zijn als zodanig voor alle
aangeslotenen beschikbaar.
De voorzitter van het SB: E. Kooistra De secretaris van het SB: J.G. van Ruler