LES DESEO A MIS ALUMNOS, A MIS COMPAÑEROS Y A TODOS LOS QUE DE ALGUNA MANERA MIS APUNTES LES HAN AYUDADO UNA MUY FELIZ NAVIDAD Y UN EXCELENTE año 2010

CAPITULO 1
PRESENTACION

CAPITULO 11
LA AUDITORIA
CONCEPTO; DICTAMEN; INTERESADOS; CLASES DE AUDITORIA

CAPITULO 111
REQUISITOS Y CUALIDADES DEL CONTADOR PUBLICO
REQUISITOS MORALES, CAPACIDAD INTELECTUA; REQUISITOS

CAPITULO 1V
NORMAS DE AUDITORIA
DEFINICION; CLASIFICACION

CAPITULO V
TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
CONCEPTO; CLASIFICACION DE LAS TECNICAS DE AUDITORIA;
CLASIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA; EXTENSION
ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS; OPORTUNIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS.

CAPITULO V1
PAPELES DE TRABAJO
CONCEPTO; PROPIEDAD Y RESPONSABILIDAD; CLASIFICACION;
ORDENAMIENTO Y ARCHIVOS. INDICE; ELEMENTOS

CAPITULO V11
PLANEACION DE LA AUDITORIA
CONCEPTO; FACES DE LA PLANEACION; ELEMENTOS BASICOS; ANALISIS
FINANCIERO; PROGRAMAS DE TRABAJO ESTANDAR; EFECTO EN EL PROGRAMA
DE TRABAJO DE PRIMERA AUDITORIA SUBCECUENTE;
VENTAJAS; OPORTUNIDAD.

CAPITULO V111
CONTROL INTERNO
CONCEPTO; ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO; EVALUACION DEL
CONTROL INTERNO; OPORTUNIDAD Y ALCANCE

CAPITULO 1X
EXAMEN DE LAS CUENTAS
- ASPECTOS COMUNES-
CONCEPTOS; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS; CONTRO; INTERNO;
PROCEDIMIENTOS; PRUEBAS SELECTIVAS; IMPORTANCIA RELATIVA;
PROCEDIMIENTOS COMUNES.

CAPITULO X
ACTIVO
-ESQUEMAS Y CONCEPTOS GENERALES-

CAPITULO X1
EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS.
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO X11
INVERSIONES EN VALORES
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO X111
DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO X1V
INVENTARIOS
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO XV
ACTIVO FIJO
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO XV1
CARGOS DIFERIDOS
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO XV11
PASIVO – ESQUEMA Y CONCEPTOS GENERALES

CAPITULO XV111
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR [A CORTO PLAZO]
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO X1X
GASTOS ACUMILADOS POR PAGAR
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO XX
PASIVO A LARGO PLAZO.
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO XX
PASIVO A LARGO PLAZO.
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO XX1
CREDITOS I CONTENIDO
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO XX11
CONTINGENCIAS
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO XX111
CAPITAL CONTABLE
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO XX1V
CUENTAS DE RESULTADOS.
GENERALIDADES.

CAPITULO XXV
VENTAS NETAS
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO XXV1
COSTO DE VENTAS
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO XXV11
GASTOS
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO XXV111
IMPUESTO SOBRE LA RENTA
[AL INGRESO GLOBAL DE LA EMPRESA]
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO XX1X
PARTICIPACION DE LOS TRABAJADORES EN LAS UTILIDADES
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO XXX
CUENTAS DE ORDEN
CONCEPTO Y CONTENIDO; PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD; OBJETIVOS;
CONTROL INTERNO; PROCEDIMIENTOS

CAPITULO XXX1
DICTAMEN.
CONCEPTO Y CONTENIDO

CAPITULO XXX11
SALVEDADES
CLASIFICACION

CAPITULO XXX111
EL INFORME LARGO
FORMA Y CONTENIDO ACTUAL

PRESENTACION:

EL CONTADOR PUBLICO ES UN PROFESIONISTA QUE ACTUA EN UN CAMPO QUE OFRECE POSIBILIDADES EXTRAORDINARIAS: LOS NEGOCIOS.

TEORICAMENTE, SU ACION NO PUEDE SER EJECUTIVA SINO AUXILIAR, ES DECIR, SUS CONOCIMIENTOS TECNICOS NO LO CAPACITAN PARA DIRIGIR UN NEGOCIO, PERO SI PARA PROPORCIONAR ELEMENTOS QUE AYUDEN A QUIEN TOME DECISIONES.

AL DECIR DE DON RICARDO MORA MONTES, C.P. EL TERRENO DE ACCION DEL CONTADOR PUBLICO LO CONTITUYEN LOS ESTADOS FINANCIEROS Y ALREDEDOR DE LOS CUALES ESTABLECE TRES FACES QUE DEFINEN LAS ACTIVIDADES TIPICAS DEL CONTADOR PUBLICO.

b LA PREPARACION DE ESTADOS FINANCIEROS.
b LA REVISION (AUDITORIA) DE ESTADOS FINANCIEROS.
b EL ANALISIS E INTERPRETACION DE ESTADOS FINANCIEROS.

LA PREPARACION DE ESTADOS FINANCIEROS, ES SIN DUDA LA LABOR GENETICA DE LA ACTIVIDAD DEL CONTADOR PUBLICO, YA QUE LA NECESIDAD PRIMERA DE LOS HOMBRES DE NEGOCIOS DEBIO SER ENCONTRAR UNA FORMA METODICA DE REGISTRAR SUS APERACIONES Y LOS RESULTADOS QUE LA PRODUCIAN.

LA REVISION DE ESTADOS FINANCIEROS SE PRESENTA COMO UNA CONCECUENCIA INMEDIATA DE LO ANTERIOR, ES DECIR, CUANDO SÉ CONTO CON INFORMES QUE MOSTRABAN LOS DATOS DE INTERES PARA EL EMPRESARIO, ESTE TUVO NECESIDAD RATIFICAR LA VERASIDAD DE LOS MISMOS A TRAVES DE SU REVISION.

FINALMENTE FRENTE A UNOS ESTADOS FINANCIEROS CONFIABLES SE REQUIRIERON CONCLUSIONES RESPECTO DE LO ADECUADO O INADECUADO DE LOS RESULTADOS CONSEGUIDOS Y DE LO SOLIDO DE LOS ELEMENTOS DISPONIBLES PARA SEGUIR OPERANDO.

LOS PRESUPUESTOS, A CORTO Y LARGO PLAZO, ESTADOS FINANCIEROS PRO-FORMA Y CONSOLIDADOS, LOS METODOS DE REGIDTO MECANOCOS ELECTROMECANICOS Y ELECTRICOS, SON LABORES CUYO DESARROLLO HA SIDO POSTERIOR Y SIEMPRE ALREDEDOR, Y COMO CONSECUENCIA, DE LAS TRES LABORES FUNDAMENTALES COMENTADAS.

ACTUALMENTE, LA MISMA EVOLUCION SOCIAL Y ECONÓMICA HA CREADO NUEVOS ASPECTOS CON EXTRAORDINARIOS PRESPECTIVAS EN LA ACTIVIDAD DEL CONTADOR PUBLICO: EL ESTUDIO DE LA PRODUCTIVIDAD DE LAS OPERACIONES E INCLUSO, DE LA EFICASIA DE LA ADMINISTRACION.

LA AUDITORIA:

ES LA ACTIVIDAD POR LA CUAL SE VERIFICA LA CORRECCION CONTABLE DE LAS CIFRAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS; ES LA REVISION MISMA DE LOS REGISTROS Y FUENTES DE CONTABILIDAD PARA DETERMINAR LA RAZONABILIDAD DE LAS CIFRAS QUE MUESTRAN LOS ESTADOS FINANCIEROS EMANADOS DE ELLOS.

LA NECESIDAD DEL EXAMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ES INDISCUTIBLE; EL ADMINISTRADOR Y EL INVERSIONISTA NECESITAN, COMO UN ELEMENTO IMPORTANTE PARA TOMAR DECISIONES, PRIMERO, CONOCER LA SITUACION FINANCIERA DE LA EMPRESA QUE ADMINISTRA O EN LA QUE DECEAN INVERTIR Y SEGUNDO, TENER LA CERTEZA DE QUE TAL SITUACION FINANCIERA CORRESPONDE A LA REALIDAD QUE VIVE EL NEGOCIO.

DICTAMEN EL TRABAJO DE AUDITORIA CRISTALIZA EN UN INFORME FINAL LLAMADO DICTAMEN.
EL DICTAMEN ES LA OPINION DEL CONTADOR PUBLICO SOBRE LA CORRECCION CONTABLE DE LAS CIFRAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AUDITADOS, OPINION A LA QUE LLEGA DESPUES DE AFECTAR SU TRABAJO DE EXAMEN Y QUE ACOSTUMBRA EXPRESAR EN TERMINOS UNIFORMES, O SEA, TERMINOS SEMEJANTES.

INTERESADOS.- PROPIETARIOS, ACCIONISTAS, FUTUROS ACCIONISTAS O ACREEDORES, GOBIERNO FEDERAL EMPLEADOS Y OBREROS.

CLASES DE AUDITORIA.- EXISTEN TRADICIONALMENTE DOS CLASES
b AUDITORIA INTERNA
b AUDITORIA EXTERNA

REQUISITOS Y CUALIDADES DEL CONTADOR PUBLICO

EL CONTADOR PUBLICO ES UN PROFESIONISTA Y COMO TAL, POSEEDOR DE UN GRADO SUPERIOR DE HABILIDAD EN LA TECNICA CONTABLE; HABILIDAD DESARROLLADA CON EL ESTUDIO, LA PRACTICA Y LAS CARACTERISTICAS PERSONALES. COMO TODOS LOS PROFESIONISTAS, EL CONTADOR PUBLICO DEBE REUNIR CIERTOS ATRIBUTOS DE CARÁCTER PERSONAL Y TECNICO QUE LO CAPACITEN PLENAMENTE EN EL EJERCICIO DE SU PROFESION. ESTOS REQUISITOS PUEDEN AGRUPARSE EN:

b REQUISITOS MORALES.
b CAPACIDAD INTELECTUAL, Y
b REQUISITOS TECNICOS

REQUISITOS MORALES.

ATAÑEN DIRECTAMENTE A LA CONCIENCIA E INTEGRAN ÉL CUMULO DE VALORES INTANGIBLES QUE TODOS LOS INDIVIDUOS TIENEN, QUE PUEDEN Y BEBEN SER DESARROLLADOS CON PARTICULAR AHINCO EN EL CASO DE UN PROFESIONISTA COMO EL CONTADOR PUBLICO.

INTEGRIDAD.

ES LA CAPACIDAD DE SER HONRRADO, EN ESTE CASO, CON UN SENTIDO MÁS AMPLIO AL QUE NORMALMENTE SE LE DA, ES DECIR, SER HONRRADO EN LAS IDEAS Y CREENCIAS, CON FUERZA SUFICIENTE PARA AFIRMAR LO QUE SE PIENSA Y SOSTENER LA VERDAD POR ENCIMA DE TODO.

INDEPENDENCIA DE CRITERIOS.

ES LA CAPACIDAD PARA EXPRESAR JUICIOS Y OPINIONES IMPARCIALMENTE, SIN ALTERARLOS EN SENTIDO ALGUNO POR PRESIONES ECONOMICAS, FAMILIARES, SOCIALES O DE CUALQUIER NATURALEZA.

EL CODIGO DE ETICA PROFESIONAL EXPEDIDO POR EL INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS, HACE HINCAPIE EN ESTE REQUISITO Y ESTABLESE REGLAS PRECISAS DE LAS SITUACIONES EN LAS QUE SE SUPONE QUE EL CONTADOR PUBLICO TIENE INDEPENDENCIA DE CRITERIO, Y POR LO TANTO, NO PUEDE DICTAMINAR CUANDO ES

REQUISITOS TECNICOS.

SON LAS COLUMNAS CENTRALES QUE SOPORTAN LA CUALIDAD DE PROFESIONALES, YA QUE SE REFIEREN CONCRETAMENTE A LOS CONOCIMIENTOS ESPESIFICOS NECESARIOSPARA EL EJERCICIO DE UNA PROFESION. EN EL CASO PARTICULAR DEL CONTADOR PUBLICO SON:

b CONOSIMIENTOS SOLIDOS DE CONTABILIDAD Y AUDITORIS
b DOMINIO PLENO DE SISTEMAS CONTABLES Y DE CONTROL
b NOCIOONES DE ADMINISTRACION DE NEGOCIOS
b CONOCIMIENTO DE LAS LEYES CIVILES, MERCANTILES, FISCALES, ETC.
b ECONOMIA Y ESTADISTICA
b ELEMENTOS DE MATEMATICAS APLICADAS
b OTROS CONOCIMIENTOS TECNICOS AUXILIARES
b CONOCIMIENTOS PRACTICOS DE SISTEMAS DE COMPUTO
b OTROS CONOCIMIENTOS TECNICOS AUXILIARES



CAPITULO 4

NORMAS DE AUDITORIA

Son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de este trabajo.

CLASIFICACIÓN

     Entrenamiento técnico y capacidad profesional
Normas personales   Cuidado y diligencia profesionales.
     Independencia mental
.
:
     Planeación y supervisión
Normas de ejecución del trabajo Estudio y evaluación del control interno
     Obtención de evidencia suficiente competente
.
     Relación con los estados financieros y       responsabilidad
     Aplicación de principios de contabilidad          geralmente aceptados
Normas de información   Consistencia en la aplicación de los principios      de contabilidad
     Suficiencia de las declaraciones informativas.
     Salvedades
     Negociación de opinión.

NORMAS PERSONALES

Son comunes a todas las profesiones. El entrenamiento técnico es el medio indispensable para desarrollar la habilidad práctica necesaria para el ejercicio de una profesión y junto con el estudio y la investigación constantes se integran como fundamento de la capacidad profesional.

NORMAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO

Son resultantes de la segunda norma personal, cuidado y diligencia profesionales, ya que aunque puede resultar difícil establecer los lineamientos para determinar cuándo se es cuidadoso y diligente , si existen algunos aspectos que, si se cumplen responden a esa obligación de cuidado y diligencia comentados.

NORMAS DE INFORMACIÓN

Como consecuencia de su trabajo, el Auditor emite una opinión en la que expresa el trabajo desarrollado y las conclusiones a que ha llegado. A esa opinión se le llama dictamen y por su importancia se han establecido las normas que regulen su calidad.

CAPITULO 5

TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el C.P utiliza para lograr la información y comprobación necesaria para poder emitir su opinión profesional.

Son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros.

CLASIFICACIÓN

-Estudio general: Es la apreciación y juicio de las características generales de la empresa, las cuentas o las operaciones, a través de sus elementos mas significativos.

-Análisis: Es el estudio de los componentes de un todo para concluir con base en aquéllos respecto de éste. Esta técnica se aplica concretamente al estudio de las cuentas o rubros genéricos de los estados financieros.

Inspección: Es la verificación física de las cosas materiales en que tradujeron las operaciones.

Confirmación: Es la ratificación por parte de una persona ajena a la empresa, de la autenticidad de un saldo, hecho u operación .

Investigación: Es la recopilación de información mediante pláticas con los funcionarios y empleados de la empresa. Generalmente se aplica al estudio del control interno en su fase inicial y de las operaciones que no aparecen muy claras en los registros.

Declaraciones y certificaciones: Es la formalización de la técnica anterior, cuando, por su importancia, resulta conveniente que las afirmaciones recibidas deban quedar escritas y en algunas ocasiones certificadas por una autoridad.

Observación: Es una manera de inspección , menos formal, y se aplica generalmente a operaciones para verificar como se realiza en la práctica .

Cálculo: Es la verificación de la corrección aritmética de aquellas cuentas u operaciones que se determinan fundamentalmente por cálculos sobre bases precisas.

CAPITULO 7

PAPELES DE TRABAJO

Son los documentos en que el auditor registra los datos e informaciones obtenidas en su examen y los resultados de las pruebas realizadas.

Los papeles de trabajo son del Auditor, pero queda obligado por el secreto profesional que estipula no revelar por ningún motivo los hechos datos o circunstancias de que tenga conocimiento en el ejercicio de su profesión (a menos que autorice él o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).

CLASIFICACIÓN

Por su uso:
[ Papeles de uso continuo
[ Papeles de uso temporal

Por su contenido:
Hoja de trabajo;
[ Cédulas sumarias o de resumen;
[ Cédulas de detalle o descriptivas;
[ Cédulas analíticas o de comprobación-

Por su uso: Los papeles pueden contener información útil para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores de un año o indefinidos, cuadros de organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.)Por su utilidad más o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del Auditor son requeridos por varios ejercicios contables.

Por su contenido: Aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginación , existe en la secuela del trabajo de auditoría papeles clave cuyo contenido está más o menos definido y que los hace característicos:

La hoja de trabajo es la cédula que muestra los grupos o rubros que integran los estados financieros.

Las cédulas sumarias muestran las cuentas de Mayor que forman un rubro.

Las cédulas de detalle relacionan las partidas que componen una cuenta de Mayor o un saldo cualquiera,

Las cédulas de comprobación contienen el trabajo efectuado para verificar la corrección de una partida u operación.

CAPITULO 8

CONTROL INTERNO

El control interno de un negocio es el sistema de su organización, los procedimientos que tienen implantados y el personal con que cuenta, estructurados en un todo para lograr tres objetivos fundamentales:

La obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna
La protección de los activos de la empresa, y
La promoción de eficiencia en la operación del negocio.

El control interno debe garantizar la obtención de información financiera correcta y segura ya que la información es un elemento fundamental en la marcha del negocio pues con base en ella se toman las decisiones y formulan los programas de acción futuros en las actividades del mismo.

De acuerdo con las normas de auditoria, relativas a la ejecución del trabajo , el Auditor debe estudiar y evaluar el control interno de la empresa cuyos estados financieros va a dictaminar.
Existen tres métodos para efectuar el estudio del control interno:

Método descriptivo
Método de cuestionarios
Método gráfico

CAPITULO 9

EXAMEN DE LAS CUENTAS

ASPECTOS COMUNES

El estudio del examen de las cuentas para efectos de auditoría se hará destacando cinco aspectos fundamentales:

   Concepto y contenido
   Principios de contabilidad
   Objetivos
   Control Interno
   Procedimientos

CONCEPTO Y CONTENIDO

Para efectuar el examen de una cuenta cualquiera resulta importante comprender sus movimientos y su contenido: de qué se carga, de qué se abona.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

La opinión del Auditor se expresa sobre estados financieros elaborados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicados en forma consistente.

OBJETIVOS

También es fundamental saber los objetivos que se persiguen en el examen de cada cuenta. La auditoría tiene como objetivo determinar la corrección de cifras que muestren en los estados financieros.

CONTROL INTERNO

Puesto que el examen de control interno es obligatorio por ser norma de auditoria, es necesario tener conocimiento de los aspectos más importantes que suponen la existencia de un buen control interno en relación con cada cuenta.

CAPITULO 10

ACTIVO, ESQUEMA Y CONCEPTOS GENERALES

En términos generales un activo es una propiedad material de cuyo aprovechamiento y empleo derivan los productos y satisfactores cuya venta constituyen el objeto principal de la empresa que los posee. Es decir, que los activos son los bienes del capital, que junto con el trabajo, son capaces de producir riquezas.

En el balance general los activos se presentan clasificados en cuatro grandes grupos: -Activos circulantes, activos fijos, activos diferidos y otros activos. Aunque en la actualidad solo se divide en Activo Circulante y Activos no Circulantes.

EJEMPLO:

ACTIVO
CIRCULANTE
Efectivo en caja y bancos
Cuentas por cobrar
Clientes
    Funcionarios y empleados
    Otros deudores
   Menos estimación de cuentas malas
Inventarios
Productos terminados
    Producción en proceso
     Materias primas
Menos estimación para obsolencia y daños
SUMA el Activo Circulante
FIJO
Terrenos
Edificios y construcciones
Maquinaria y equipo
Equipo de transporte
Equipo de cómputo
Menos: Depreciación acumulada
SUMA el Activo Fijo
DIFERIDO
Gastos de organización netos
SUMA el Activo Duferido

TOTAL ACTIVO

CAPITULO 11

EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS

Se entiende por efectivo los activos representados por moneda de curso corriente de los que se puede disponer en cualquier momento bien porque se tienen físicamente (saldo en caja) o bien porque se encuentran depositados en una institución de crédito contra la que se puede girar por medio de cheques (saldo en bancos).

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

Cuando el saldo de efectivos incluya monedas extranjeras, éstas deben valuarse al tipo de cambio técnico o de mercado, el mayor, en vigor a la fecha de los estados financieros.

OBJETIVOS:

1.- Existencia física: Verificar que realmente existe el dinero por el saldo que muestra la cuenta.

2.- Disponibilidad: Cerciorarse de que no existen restricciones que impidan hacer uso libre de los efectivos.

3.- Valuación:En el caso de existencias en monedas extranjeras verificar que éstas fueron valuadas al tipo de cambio oficial vigente a la fecha del cierre.

PROCEDIMIENTOS:

Aplicables a la revisión de caja:
Arqueo
Aplicables a la revisión de bancos:
Confirmación bancaria
Conciliación de saldos
Aplicables a ambas cuentas
Estudio y análisis de movimientos
Corte de ingresos y egresos.

CAPITULO 12

INVERSIONES EN VALORES

Son aquellas inversiones que se hacer para canalizar temporal o permanentemente los excesos de efectivo que la empresa no puede utilizar en sus propios fines y que de otro modo permanecerían ociosos, o que de cualquier manera conviene invertir así.

Las cuentas donde se registran las inversiones en valores se cargan por el costo de los títulos adquiridos y se acreditan por el costo original de los títulos vendidos; su saldo representa el costo de adquisición de los títulos en poder de la empresa.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

De acuerdo con el boletín C-2 de la Comisión de Principios de Contabilidad del IMCP "las inversiones temporales en valores negociables se valuarán a su valor de mercado..." De esta suerte la diferencia entre el valor de realización y el costo original de las inversiones temporales deberá afectar los resultados del ejercicio.

OBJETIVOS

Existencia física. Verificar la existencia real de los títulos de crédito que ampara la inversión.

Valuación correcta: O sea, verificar que el costo de asignación corresponda al realmente pagado o, en su caso, al valor de mercado en la fecha de cierre.

Registro de rendimientos. Verificar que los intereses o dividendos estén reflejados en las cuentas de resultados y que correspondan justamente a los estipulados en los títulos.
Intención de la inversión. Definir si la inversión es temporal o permanente, para verificar su correcta

PRESENTACIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.

Procedimientos
Arqueo
Confirmación
Análisis de movimientos
Cálculo de rendimientos
Valuación (según cotización y/o estados financieros).

CAPITULO 13

DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR.

Son los créditos a favor de la empresa, documentados o en cuenta corriente, provenientes de ventas de mercancías o servicios (clientes), de préstamos a pagos por cuenta de terceros (Deudores diversos) y de otros.

En el caso de las cuentas por cobrar a clientes, sus movimientos más importantes son : Cargos por las facturas de ventas y créditos por los cobros efectuados, su saldo representa el importe de las ventas pendientes de cobro. En todos los casos, excepto en el de anticipos a proveedores, el saldo de las cuentas por cobrar representa derechos recuperables en efectivo.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD.

Criterio prudencial. Como el caso de las inversiones, en las cuentas pro cobrar existe contingencias respecto de la recuperabilidad total de los adeudos, por ellos es necesario establecer estimaciones para el castigo de aquellas cuentas cuyo cobro sea dudoso, en importe suficiente para soportar las pérdidas por este concepto. Es decir, que cuando se tengan elementos para reconocer que una cuenta no podrá ser cobrada, debe admitirse este hecho y proceder a su castigo, utilizando una cuenta de estimación para castigos que se presenta en el balance disminuyendo el saldo de las cuentas por cobrar.

Las reglas particulares de Presentación obligan a presentar, fuera del activo circulante, a las cuentas cuyo plazo de recuperación exceda de un año usualmente, cuando éste es el caso, dichas cuentas se presentan en un renglón especial entre el activo circulante y el activo fijo.

OBJETIVOS

Verificar su existencia física. Es decir, la materialidad del documento que ampare el derecho de cobro.

Verificar la autenticidad del derecho de cobro. Es decir, verificar que el adeudo es un derecho real a favor de la empresa.

Verificar su valuación y probabilidad de cobro. Determinar las cifras que muestran como cuentas por cobrar, además representar un derecho real, son recuperables en ese importe.

Determinar limitaciones de derecho de cobro

Cuidar su Presentación adecuada en los estados financieros

PROCEDIMIENTOS
Confirmación de adeudo
Cobros posteriores
Arqueos de documentación
Análisis de saldos
Conexión contra otras cuentas
Estudio de la recuperabilidad.

CAPITULO 14

INVENTARIOS

Se entiende por inventarios las mercancías y materiales cuya transformación y/o venta constituyen el objeto principal del negocio. En el caso de los comercios, los inventarios son las mercancías que adquieren para vender en simple labor de intermediarios.

En el caso de las industrias los inventarios constituyen las materias primas, las materias semitransformadas y los productos terminados de que disponen en un momento dado.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD.

Del valor histórico. Los inventarios deben valuarse al costo de adquisición. Prácticamente existen diversos métodos de valuación de inventarios que han impuesto las necesidades reales de los negocios y que contablemente se consideran adecuados.

De la consistencia. Una vez seleccionado un método de valuación aceptado contablemente, la empresa debe aplicarlo sin variaciones año con año.

Criterio prudencial. Los inventarios deben presentarse al costo de adquisición o al valor de mercado,el que sea más bajo.

OBJETIVOS

Verificar su existencia física. Es decir, que realmente existen materiales y mercancías con importe igual al saldo de las cuentas relativas.

Valuación. Verificar que dichas existencias se hayan valuado por métodos aceptables contablemente, aplicados en forma consistente y que se hayan establecido los castigos necesarios para deducir el costo de los inventarios defectuosos u obsoletos.

Corrección aritmética. Que las unidades en existencia multiplicadas por los valores unitarios asignados arrojen efectivamente el importe total que muestren.

Limitación de la propiedad. Cerciorarse de la existencia de gravámenes u otros compromisos que los afecten directamente.

PROCEDIMIENTOS

Inspección de la toma física de inventarios.
Confirmación de material en poder de terceros
Estudio de la valuación
verificación de los precios de compra
Examen del sistema de costos
Comparación contra precios de venta
Estudio de material de lento movimiento y/u obsoleto
Verificación de operaciones aritméticas
Revisión de las cifras actualizadas.

CAPITULO 15

ACTIVO FIJO

Son los elementos duraderos de trabajo tales como los terrenos y edificios, la maquinaria, el mobiliario y equipo de oficina, los automóviles, etc. Estos bienes representan inversiones a largo plazo efectuadas con el propósito de servirse de ellas por todo el periodo de vida que tengan y, por supuesto, sin ánimo de venderlas inmediatamente como en el caso de los inventarios.

Las cuentas de mayor relativas se cargan por las adquisiciones o altas y se acreditan por los retiros y ventas o bajas. Su saldo representa el valor histórico de adquisición de los bienes duraderos de trabajo, que se poseen en uso activo de las operaciones de la empresa.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

Del valor histórico original. Los activos fijos deben registrarse al precio efectivamente pagado por ellos en la fecha de su adquisición. Existen ,algunas circunstancias en que los valores originales de adquisición puedan ser modificados mediante revalorizaciones.

Actualización de valores históricos. Como consecuencia de los altos índices de inflación que ha padecido , se ha definido la conveniencia y necesidad de actualizar las cifras de algunos renglones de los estados financieros, entre otros los activos fijos.

De la importancia relativa. Los bienes de poco valor no deben capitalizarse aunque tengan un periodo de vida más o menos largo.

De la consistencia. Debe observarse tratamiento igual para partidas semejantes.

OBJETIVOS

Verificar su existencia física. Que la empresa posea físicamente y utilice en su propio beneficio los bienes registrados.

Autenticidad de la propiedad. Que los bienes registrados sean propiedad legal de la empresa, comportable documentalmente.

Valuación. Que estén registrados al costo de adquisición efectivamente pagado.

Verificar. Que el método de depreciación utilizado sea adecuado y consistente con el utilizado en el ejercicio anterior.

Limitación de la propiedad. Determinar si existen gravámenes u otras restricciones que afecten el activo fijo en su uso o en su propiedad.

PROCEDIMIENTOS:

Inspección física y documental de altas.
Examen de bajas
Depreciación
-Verificación de cálculos y consistencia
Análisis de obras en proceso
Revisión de las cifras actualizadas.

CAPITULO 16

CARGOS DIFERIDOS

Son erogaciones por servicios ya recibidos cuyos beneficios alcanzan a varios ejercicios posteriores a aquél en que se realizan (gastos por amortizar) o por servicios pendientes de recibirse (pagos anticipados).

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD.

Del valor histórico original. Deben registrarse al valor realmente pagado por ellos.

De la realización y del periodo contable. Los diferidos deben afectar los resultados del ejercicio a que correspondan. De ahí la necesidad de diferir su aplicación a los resultados, justamente para afectar correctamente los ejercicios que reciban el beneficio del gasto pagado anticipadamente.

De la consistencia. a)En el concepto; o sea , erogaciones semejantes deben considerarse igualmente cargos diferidos; b) en la aplicación a resultados; es decir, que el procedimiento debe ser semejante año con año.

Criterio prudencial. Puesto que los cargos diferidos , en sentido son gastos es conveniente que se apliquen a resultados lo más rápidamente posible mediante tasas altas de amortización.

OBJETIVOS

Valuación. Que estén registrados al costo efectivamente pagado.

Diferibilidad. Que esté claramente determinado el beneficio a los ejercicios futuros.

Verificar. Que el periodo y las bases de amortización sean las adecuadas al concepto mismo.

Consistencia. Cerciorarse que se haya observado consistencia en la acumulación de conceptos y en las bases de amortización.

PROCEDIMIENTOS

Verificación documental.
Estudio del concepto y plazo de amortización.
Amortización. Verificación de cálculos y consistencia.

CAPITULO 17

PASIVOS- ESQUEMA Y CONCEPTOS GENERALES-

En términos generales un pasivo es una obligación o crédito a cargo de la empresa pagadero en efectivo en un plazo razonable que puede o no estar garantizado específicamente.

En los estados financieros, sin embargo, se presentan distintas clases de pasivos en atención a aspectos particulares con relación a la personalidad del acreedor y al plazo estipulado para su pago.

CAPITULO 18

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR (A Corto Plazo)

Son obligaciones crediticias a cargo de la empresa, por bienes o servicios recibidos, no pagados generalmente exigibles mediante un documento (letra , pagaré, factura) y pagaderas en un plazo menor a un año.

Se localizan en este grupo las cuentas por pagar a Proveedores de mercancías y/o de maquinaria y a instituciones de crédito, por préstamos a corto plazo. En términos generales quizá podría formularse un principio del pasivo que señalara que a todo pasivo registrado debiera corresponder un servicio o un bien material efectivamente recibido por la empresa y pendiente de pago en el importe insoluto que muestren los libros.

OBJETIVOS

Verificar que todos los pasivos registrados sean reales por bienes y/o servicios realmente recibidos y no pagados.

Cerciorarse que todas las obligaciones pendientes de pago estén registradas.

Definir la clasificación correcta, para efectos de Presentación en estados financieros, en atención al concepto, al acreedor y al vencimiento.

CONTROL INTERNO

Registro oportuno y exacto

Deben someterse a revisión y autorización adecuada previamente al registro.

Debe revisarse periódicamente la antigüedad y programación adecuada de los pagos.

Debe exigirse autorización especial previa al pago

PROCEDIMIENTOS

Solicitud de confirmación de adeudo

Verificación de pagos posteriores

Revisión de actas y contratos

Conexión contra otras cuentas.

Análisis de movimientos

Certificación -Carta de gerencia

CAPITULO 19

GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR

Son obligaciones por servicios o recibidos o de carácter general legal -obligaciones fiscales- que no han sido formalmente exigidas por el acreedor y que, por lo tanto, deben estimarse para afectar los resultados y reflejar el pasivo relativo dentro del ejercicio a que corresponden.

Principios de Contabilidad.
Indirectamente afecta a estas cuentas el criterio prudencial que señala que los gastos deben registrarse cuando se conocen y que justifica la provisión de un pasivo que aún no siendo exigible formalmente entraña una obligación ineludible por un servicio ya recibido.
OBJETIVOS
Verificar que todas las obligaciones de esta naturaleza pendientes de pago, estén registradas.
Verificar que todos los pasivos registrados sean reales.
Verificar que la razonabilidad del importe estimado en que aparecen registrados.
Definir su correcta clasificación para efectos de Presentación en estados financieros.
CONTROL INTERNO
Debe vigilarse los mismos aspectos de las cuentas y documentos por pagar anteriores.
PROCEDIMIENTOS
Cálculos aritméticos.
Verificación de pagos posteriores.
Comparación con erogaciones anteriores.

CAPITULO 20

PASIVO A LARGO PLAZO.

Son obligaciones con vencimientos a largo plazo por préstamos que, generalmente, estipulan intereses y cuyo pago se garantiza con los activos.
El término largo plazo se utilizas en contabilidad, usualmente, para designar periodos mayores a un ejercicio social.
OBJETIVOS
Verificar que todos los pasivos registrados sean reales (por bienes y/o servicios realmente recibidos y no pagados)
Cerciorarse que todas las obligaciones a largo plazo, pendientes de pago estén registradas.
Determinar sus características: Plazo, tasa de interés , garantía, forma de pago, etcétera.

PROCEDIMIENTOS

Solicitud de confirmación de adeudo
Revisión de actas, escrituras, contratos.
Cálculos aritméticos
Conexión contra otras cuentas
Análisis de movimientos

CAPITULO 21

CREDITOS DIFERIDOS

Generalmente corresponden a utilidades por realizar o devengar, como por ejemplo , los intereses cobrados por anticipado. Semejantes a los cargos diferidos, deben aplicarse a los ejercicios en que se devenguen, es decir, que el producto que representan sólo puede aplicarse a los resultados del ejercicio que realmente correspondan. Desde el punto de vista los créditos diferidos en realidad no son pasivos, por lo que deben destacarse claramente en los estados financieros.
Principios de Contabilidad
Criterio prudencial
De la realización del periodo contable.

OBJETIVOS
Diferibilidad. Determinar que correspondan a productos no ganados.
Verificar que el método de dirección sea adecuado al concepto que se difiere.

CONTROL INTERNO
Deben existir auxiliares que muestren claramente el importe original y el periodo probable de su aplicación a resultados.
Deben revisarse periódicamente para determinar si subsiste la condición que los hace diferibles.
PROCEDIMIENTOS
Análisis de movimientos
Cálculos aritméticos
Cruce contra otras cuentas

CAPITUL0 22

CONTINGENCIAS

Las contingencias son situaciones conocidas que a través de la realización de un hecho futuro e incierto, pueden afectar los activos, pasivos y resultados de una empresa, pero que en el momento presente no los afectan ciertamente.

Principios de contabilidad
Criterio prudencial. Justifica la actitud pesimista de reconocer anticipadamente la presencia de una situación que en el futuro puede perjudicar los resultados de una compañía.

OBJETIVOS
Determinar que todas las contingencias importantes estén incorporadas o indicadas en los estados financieros.
Determinar el grado de certeza o posibilidad de que la contingencia se realice.
Cuantificar su importancia e impacto probable en los estados financieros.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Investigación con funcionarios y revisión de actas
Confirmación de abogados
Revisión de operaciones subsecuentes.

CAPITULO 23

CAPITAL CONTABLE

Capital contable es la diferencia del activo total menos el pasivo total, se le llama también patrimonio y difiere tanto en su contenido de un tipo de sociedad a otro.
Principios de Contabilidad
Actualización de los valores históricos. Como consecuencia de los altos índices de inflación que ha padecido nuestro País en los últimos años, se ha definido conveniencia y necesidad de actualizar las cifras de algunos renglones de los estados financieros, entre otros , de los conceptos que integran el capital contable.
OBJETIVOS
Verificar que sean elementos de capital
Que estén correctamente clasificados en atención al concepto y origen
Que se hayan integrado de acuerdo con la Ley y los Estatutos Sociales
Destacar las restricciones que afectan su posible retiro y pago a favor de los accionistas.
CONTROL INTERNO
Todos los movimientos que afecten el capital contable deben hacerse del conocimiento previo de la Asamblea de Accionistas y ser aprobados por ésta.
PROCEDIMIENTOS
Análisis de movimientos e inspección de documentación comprobatoria.
Estudio de la situación legal y estatuaria
Estudio de su clasificación y restricciones.

CAPÍTULO 24

CUENTAS DE RESULTADOS

GENERALIDADES
Las cuentas de resultados son aquellas en las que se acumulan los diferentes conceptos de ingreso o gasto y de cuya comparación se obtiene la utilidad o pérdida del negocio en un periodo determinado; por esta razón se les cancela cada fin de ejercicio contra una cuenta de pérdidas o ganancias que se presenta dentro del grupo del capital contable.

Las cuentas de resultados son termómetros más o menos fieles de la marcha de un negocio, de acuerdo con la tendencia que muestren en relación con ejercicios anteriores y con la relación que guarden entre sí. En términos generales, puede decirse que cuando los resultados se incrementan conservando sus proporciones son indicio de crecimiento de la empresa; de estancamiento cuando se estabilizan y de contracción cuando decrecen.

Como consecuencia de la promulgación del boletín B-10 de la CPC, el estado de resultados sufrirá un cambio sensible en su presentación que consiste en la necesidad de destacar los renglones que integran lo que se ha denominado: "Costo integral del financiamiento".
CAPITULO 25

VENTAS NETAS

Representan los ingresos provenientes de las operaciones normales del negocio, por la enajenación de bienes o servicios, deducidos de las devoluciones recibidas y las rebajas y descuentos concedidos sobre dichos ingresos.
Principios de Contabilidad
De realización.
Del periodo Contable
OBJETIVOS
Verificar que todas las ventas registradas sean reales.
Verificar que todas las ventas realizadas en el ejercicio estén registradas
Que estén separadas las ventas normales de cualesquier otros conceptos de ingreso.
Cerciorarse que a todas las ventas corresponda un costo
Verificar que las devoluciones, rebajas y descuentos sean genuinos

PROCEDIMIENTOS
Análisis de variaciones
Revisión de periodo específico
Corte de remisiones y facturas
Cruce global contra cuentas por cobrar
Prueba global de ventas

.

CAPITULO 26

COSTO DE VENTAS

Es el importe realmente pagado por los artículos vendidos y se atribuye más bien a cosas materiales que a servicios. En las empresas comerciales el costo de sus productos es el que se determina según se explicó en inventarios y en el caso de las industrias el costo de los artículos que producen lo forman el material directo, la mano de obra y los gastos de fabricación.
Principios de contabilidad.
-Actualización de los valores históricos

OBJETIVOS
Verificar que los costos registrados corresponden a ventas reales.
Verificar que por todas las ventas realizadas se haya registrado a su costo.
Cerciorarse que sólo incluya conceptos de costo.
Ratificar que el método de costos se haya aplicado en norma semejante al del ejercicio anterior.

PROCEDIMIENTOS
Conexión contra la revisión de inventarios.
Análisis de variaciones.
Revisión del periodo especifico.

CAPITULO 27

GASTOS

Son las erogaciones efectuadas con motivo de las operaciones de administración, producción, distribución y venta.
Usualmente se clasifica en:
Gastos de administración
Gastos de venta
Gastos de fabricación
Gastos financieros
Otros gastos
Gastos extraordinarios
Principios de contabilidad:
1.- Criterio prudencial
2.- Del periodo contable
OBJETIVOS:
Verificar que los gastos registrados sean reales
Que corresponden al ejercicio examinado
Que están bien clasificados en atención a su origen y concepto
Determinar los gastos extraordinarios para destacarlos en el estado de resultados.

PROCEDIMIENTOS
Análisis de variaciones
Verificación documental
Conexión contra otras cuentas
Pruebas globales.

CAPITULO 28

IMPUESTO SOBRE LA RENTA (al ingreso global de las empresas)

Es la participación del Estado en las utilidades de la empresa, para el mantenimiento de los servicios públicos establecidos y de las instituciones legales vigentes.
Principios de contabilidad:
Criterio prudencial
Periodo Contable
OBJETIVOS:
Verificar que están correctamente determinados de acuerdo con la Ley.
Cuidar que se destaque claramente su efecto en los resultados y, en su caso, en el pasivo.

PROCEDIMIENTOS.
Estudio de las leyes vigentes durante el ejercicio examinado.
Cálculos
Verificación documental.

CAPITULO 29

PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES EN LAS UTILIDADES

Es la obligación a cargo de la empresa, de participar a sus empleadas y obreros la parte de las utilidades que les corresponda de acuerdo con las bases y procedimientos señalados en la Resolución de la Comisión Nacional para la Participación de los Trabajadores en las Utilidades de las Empresas.
Principios de Contabilidad:
Criterio prudencial y
Del periodo contable
OBJETIVOS
Determinar su corrección de acuerdo con la Resolución mencionada.
Destacar su efecto en el pasivo y en los resultados.

PROCEDIMIENTOS
Estudio de la Resolución y modificaciones.
Cálculos
Verificación documental del pago.

CAPITULO 30

CUENTAS DE ORDEN
Son cuentas que actúan como memorias, para registrar hechos o circunstancias que no afectan las cuentas de balance o resultados pero que es conveniente conocer por sus posibles efectos futuros.

Principios de contabilidad:
Indirectamente, el criterio prudencial: generalmente, las cuentas de orden resultados conceptos que pueden ser gasto en el futuro.
OBJETIVOS
Dependen del contenido de la cuenta que se trate:
Avales - que sean todos los otorgados.
Valores en depósito- Existencia física y verificación de la propiedad de terceros.
Documentos enviados al cobro- Los mismos de las cuentas por cobrar y además, verificar que existan en poder de terceros.

CAPITULO 31

DICTAMEN

Al concluir el trabajo de revisión de las cifras de los estados financieros, el Contador Público expresa las conclusiones a que se llega respecto de la corrección contable de las mismas en un documento llamado dictamen.
El dictamen es, pues, la opinión del Contador Público sobre la corrección contable de las cifras de los estados financieros como resultado del examen y revisión de los mismos.
Esta opinión o dictamen podría redactarse en la forma y estilo que cada quien tuviera para hacerlo, no obstante ,con el fin de uniformar hasta donde sea posible esa expresión, la profesión ha adoptado una forma de redacción más o menos rígida en la que se resumen claramente tres ideas fundamentales:
Identificación de los estados financieros a los que se refiere el dictamen.
Trabajo realizado en su revisión y,
Opinión profesional.

La Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, en su boletín H-02, señala como una norma aceptable de dictamen.

CAPITULO 32

SALVEDADES

En el dictamen tradicional se destacan tres declaraciones sobre las que el Contador Público acepta plenamente la responsabilidad que implican:
1º. Haber examinado los estados financieros de acuerdo con las normas de la profesión y aplicando los procedimientos de auditoría que se juzgaron necesarios en las circunstancia.
2º Que los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera y los resultados de la empresa, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
3º. Que dichos principios fueron aplicados consistentemente en relación con el ejercicio anterior.
Cuando por cualquier razón el Contador Público no puede sostener cualquiera de las declaraciones anteriores, este hecho debe reflejarse como una salvedad o excepción al propio dictamen.
Además la empresa enfrenta incertidumbres sobre la solución de problemas importantes, que pueden afectar favorable o desfavorablemente su patrimonio, el auditor deberá hacer la salvedad correspondiente.
CLASIFICACION
Por limitaciones al alcance, que afecten los resultados del trabajo.
Por faltas de aplicación de los principios de contabilidad.
Por cambios en la aplicación de dichos principios.
Por incertidumbre sobre la solución de problemas importantes a favor o contra la empresa.
La salvedad es una mancha en los estados financieros y su tamaño afecta directamente la opinión o dictamen del C.P. Cuando las salvedades, siendo importantes, no afecten los estados financieros tomados en conjunto, el C.P. debe manifestarlas claramente produciéndose un dictamen con salvedades.

CAPITULO 33

EL INFORME LARGO

En ocasiones la expresión de la opinión llamada dictamen puede ser manifestada más ampliamente, abundando con comentarios sobre los renglones y cambios más importantes de los estados financieros; a esta Presentación de la opinión se le conoce como informe largo.
El informe largo es un dictamen que incluye comentarios sobre los renglones más importantes de los estados financieros respecto de su contenido, las variaciones que mostraron en relación con ejercicios anteriores, sus proyecciones al futuro o cualquier otro aspecto interesante de las cuentas, el control interno, las operaciones o la administración.

APENDICE   A

PRINCIPIOS
DE CONTABILIDAD
GENERALMENTE ACEPTADOS.

CONCEPTO:

Durante el desarrollo de la contabilidad, desde sus orígenes, se han destacado ciertas reglas o maneras de registro de las operaciones e información de las mismas, que se han considerado de observancia necesaria en el ejercicio de la técnica contable; a esas reglas seles conoce con el nombre de Principios de Contabilidad.

Es difícil pensar que todos los principios de contabilidad hayan nacido simultáneamente al nacer la contabilidad, y es muy probable que a los principios actuales se sumen algunos otros en el futuro; incluso, en México, durante mucho tiempo no existió una lista oficial, de la profesión, que indicara de manera precisa cuantos y cuales eran los principios de contabilidad reconocidos y aceptados por ella misma.

A la fecha, la Comisión de Principios de Contabilidad del instituto Mexicano de Contadores Públicos, a publicado desde 1969 diversos boletines sobre principios de contabilidad, de los cuales 17 han sido aprobados oficialmente por toda la membresía de dicho instituto, por consecuencia, se consideran de “aceptación general”.

APENDICE B

REGLAS DE PRESENTACIÓN
DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

1. Cuando existan saldos importantes en moneda extranjera dentro de los activos y/o pasivos, deberá revelarse este hecho en el cuerpo del balance o en una nota a los estados financiero.

2. Las cuentas por cobrar y/o pagar, deben clasificarse en atención a su origen y a la personalidad del deudor o del acreedor, destacando las provenientes de operaciones normales de las que no lo sean.

3. Cuando el saldo de las cuentas por cobrar y/o pagar incluya partidas importantes a cargo o a favor de una sola persona, su importe deberá mostrarse por separado su importe deberá mostrarse por separado dentro del rubro genérico de cuentas por cobrar y/o pagar.

4. Las cuentas por cobrar y/o pagar a plazos mayores de un año, deben mostrarse separados del activo o pasivo circulante.

5. Los saldos a favor y a cargo de una sola persona sólo podrán compensarse si algún convenio lo permite.

6. Los intereses por cobrar no devengados que hayan sido incluidos en las cuentas por cobrar y/o pagar, deben presentarse deduciéndose del saldo de la cuenta enla que fuerón incluidos.

7. El monto de los documentos descontados o endosados con responsabilidad para la entidad económica deben revelarse en el cuerpo del balance o en nota a los estados financieros.

8. Deben manifestarse los métodos de valuación de los inventarios.

9. En caso de activos fijos tomados en arrendamiento, los estados financieros deberán contener información sobre los montos anuales de las rentas, el periodo de arrendamiento, etc.

10. En el caso de activos fijos revaluados, deberá ser revelada adecuadamente en los estados financieros las características de dicha revaluación: quién la hizo, forma en que se hizo, tipo de valores asignados a los bienes, etc.

11. Cuando la capacidad no utilizada en la planta sea significativa, debe indicarse a través de las notas a los estados financieros.

12. En general, deben señalarse claramente las limitaciones existentes que restrinjan la propiedad y el empleo de los distintos renglones del activo tales como gravámenes, garantias, etc.

13. En el caso de estados financieros consolidados, deben aclararse las bases utilizadas en la preparación de los mismos.

REGLAS DE PRESENTACIÓN DEL PASIVO

14. Deben indicarse las características más importantes de las obligaciones a largo plazo: vencimiento, interés, garantías, etc.

15. Cuando la Compañía tenga contratados planes de pensión o jubilación, debe mencionarse en nota a los estados financieros la existencia y características del plan: fondo y método de su amortización a ejercicios futuros, etc.

16. Las contingencias a favor o a cargo, por avales, juicios, etc., deben quedar claramente descritas y cuantificadas.

REGLAS DE PRESENTACIÓN DEL CAPITAL CONTABLE.

17. Deben indicarse las características más importantes del capital social: numero de acciones, clase de acciones, valor nominal, etc. En el caso de acciones preferentes deben señalarsesus privilegios y limitaciones.

18. Las exhibiciones de capital, pendientes de pago, deben tratarse como una reducción a éste.

19. Si las utilidades acumuladas están sujetas al pago de algún impuesto o gravamen especial, debe señalarse y cuantificarse.

REGLAS DE PRESENTACIÓN DEL ESTADO DE RESULTADOS.

20. Las partidas extraordinarias de resultados, así como las modificaciones a resultados de ejercicios anteriores, deben destacarse en renglón especial en el estado de resultados

LA AUDITORIA COMO ACTIVIDAD PROFESIONAL, CARACTERISTICAS E IMPLICACIONES ETICAS

INTRODUCCION

El concepto de la Auditoría, así como las funciones propias de la persona que funge como Auditor, es cada día más conocido y aceptado en nuestro medio.

A medida que las empresas crecen, sus operaciones aumentan, creándose la necesidad de implementar medios de control que permitan ejercer una más completa y adecuada vigilancia sobre el desarrollo de las operaciones; y es en este aspecto en el que la Auditoría auxilia en forma definitiva a las empresas, ofreciendo su colaboración para ejercer la vigilancia que se requiere sobre los sistemas de control establecidos, proporcionando al mismo tiempo, a los ejecutivos mayor confianza y asegurar al informarles que sus políticas, procedimientos, planes, etc., son adecuados y debidamente observados por toda la organización.

De lo anterior se desprende que la Auditoría es un instrumento eficaz e idóneo para llevar a cabo el ejercicio de una adecuada vigilancia del desarrollo de la empresa por lo que es conveniente que las labores que se desempeñen en el ámbito de la Auditoría, se apliquen en todas las funciones de compañía, lo que permitirá obtener un panorama amplio sobre sus actividades de control en todos sus aspectos, situación que ha resultado un atractivo muy especial para quienes se han identificado con esta rama de la Contaduría Pública, y es por ello que esas personas deben preocuparse por estar altamente preparadas tanto en conocimientos técnicos, como en su calidad humana.

Este trabajo es el resultado de experiencias vividas en empresas de muy diferentes ramos, tamaños y características, mismas que se ha venido acumulando a través de los años.

De esta manera el contenido de este trabajo presenta un compendio de criterios enmarcados por un ambiente netamente mexicano, con lo que se pretende satisfacer la necesidad de crear y desarrollar nuestra propia técnica en la rama de Auditoría, de tal forma que responda de manera satisfactoria a las necesidades de todas las empresas que desarrollan sus operaciones dentro del territorio nacional.

GENERALIDADES

2.1.- Antecedentes

A través de la historia de la humanidad, se ha hecho patente la necesidad de los servicios de Auditoría con le propósito de determinar el ingreso proveniente de los impuestos, así como para evaluar lo adecuado de los egresos efectuados por aquellos en quienes se había confiado su manejo y protección. Desde los inicios de la actividad comercial, los empresarios han querido asegurarse de la honradez y adecuado cumplimiento de sus subordinados o ayudantes, lo que se ha traducido en la deliberada revisión y evaluación de los registros y controles de los recursos manejados por ellos. Estas actividades fueron y siguen siendo funciones de Auditoría .
Inicialmente, en los negocios pequeños, el propietario centralizaba en la vigilancia y control de todas las actividades del mismo, metiéndose en el trabajo de todos y cada uno de sus empleados y, podía por lo tanto, observar de una manera personal y directa la evolución de todas y cada una de las operaciones.

Como parte de este proceso, él operaba en realidad como su propio auditor, pudiendo darse cuenta de irregularidades y diferencias que redunden en perjuicio del progreso de su empresa.

Cuando el negocio crece, la vigilancia y control personales sobre las operaciones se hacen más difíciles a tal grado que en el actualidad, en las grandes Empresas todas las funciones y operaciones se encuentran atomizadas en una gran variedad de departamentos, separados y alejados aún geográficamente. Además, hay también un numero considerable de empleados responsabilizados en esas funciones y operaciones.

Por otra parte, la autoridad es delegada a muy diversos niveles, y el conocimiento que llegue a tener la alta gerencia del detalle de las operaciones que se realizan será verdaderamente remoto. Si además se tiene en cuenta que las actividades de la alta gerencia se encaminan fundamentalmente a desarrollar planes, organizar los recursos de la empresa para alcanzarlos, dirigir atinadamente al personal que desarrolla las funciones y operaciones, y controlar, las actividades; se pude apreciar como conclusión, que resulta indispensable establecer sistemas de control y vigilancia, que permitan al propietario o propietarios asegurarse de que el negocio evoluciona apropiadamente.

Es por ello que se hace indispensable la Auditoría, con el propósito de obtener un mejor resultado administrativo y llevar a cabo el mencionado control en forma ágil y efectiva.

Lo anterior dará como resultado una mayor funcionalidad y dinamismo en el desenvolvimiento y trámite de las operaciones, así como un control eficaz sobre las mismas.

1.2.- Concepto.

El autor Montgomery define a la Auditoría como “el examen sistemático de los libros y registros de un negocio u otra organización, con el fin de determinar o verificar los hechos relativos a las operaciones financieras y los resultados de éstas, para poder informar sobre los mismos.
Por su parte, Erick L. Kohler dice que: “Auditoría es una revisión analítica hecha por Contadores Públicos, del control interno y registros de contabilidad de una empresa mercantil y otra unidad económica que precede a la expresión de su opinión acerca de la corrección de los estados financieros.

También el autor, Ernest Coutler Davies, en su obra “Auditoría”, la conceptúa como “el examen de los libros y cuentas de un negocio que permite al Auditor formular y presentar los estados financieros en forma tal que:

1).- El balance refleje la verdadera situación del negocio, a la fecha del cierre del ejercicio que se revisa.
2).- El estado de pérdidas y ganancias expresa correctamente el resultado de las operaciones realizadas durante el ejercicio que se revisa.
Como se indicó en la primera parte de este capítulo, la Auditoría actual es el resultado de un proceso evolutivo que se remonta a los inicios de la civilización, originada por la necesidad de los servicios de Auditores para determinar si los ingresos provenientes de los impuestos, y los correspondientes egresos han sido adecuadamente manejados por aquéllos a quienes se ha encomendado su protección. Esta evolución ha pasado por diferentes etapas importantes que han moldeado el concepto y aplicación de lo que hoy se conoce como Auditoría. En los Estados Unidos, como en México, el desarrollo de las grandes empresas condujo el reconocimiento de la necesidad de una función de Auditoría regularmente efectuada por empleados entrenados para asegurar la corrección de las cuentas y prevenir fraudes.
Con base en lo anteriormente expuesto, se deduce que la Auditoría es una actividad de evaluación dentro de una organización, destinada a la revisión y vigilancia sistemática de las operaciones contables financieras y administrativas, con el propósito de promover la eficiencia en las operaciones.

Objetivos

Como consecuencia del concepto anterior, se deduce que los objetivos que la Auditoría persigue son:

Revisar y evaluar el grado de razonabilidad y aplicación de los controles contables financieros y de operación.
Asegurarse del grado de cumplimiento con las políticas, planes y procedimientos establecidos.
Cerciorarse del grado en el que los activos de la empresa se encuentran controlados y salvaguardados contra toda clase de siniestros.
Asegurarse de la confiabilidad de la información producida en la organización.

OBJETIVOS.
A) Revisión total o parcial de estados financieros con objeto de expresar una opinión sobre los rubros o cuentas revisados.
B) Verificar, evaluar y proponer controles internos contables, financieros y operativos básicos.

OBJETIVO Y ALCANCE

“El objetivo de la Auditoría es prestar servicio a todos los miembros de la organización en el efectivo desempeño de sus responsabilidades, a través de proporcionarles análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría, e información relacionada con las actividades revisadas. Es objetivo también de la Auditoría la promoción de un efectivo control a un costo razonable.

“El alcance de la Auditoría considera el examen y evaluación de la adecuación y eficiencia del sistema de control interno de la organización y la calidad de ejecución en el desempeño de las responsabilidades asignadas. El alcance de la Auditoría incluye:

· Revisión de la veracidad e integridad de la información financiera y operativa y los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa información.
· Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de políticas, planes, procedimientos y ordenamientos legales que puedan tener un impacto significativo en las operaciones y en los reportes, y determinar si la organización cumple con tales sistemas.
· Revisar las medidas para salvaguardar activos y si son adecuadas; verificar la existencia de tales activos.
· Evaluar el aspecto económico y la eficiencia con que los recursos están siendo utilizados.
· Revisar aquellas operaciones o programas que tiendan a asegurar que los resultados sean acordes con los objetivos y metas establecidos, y si esas operaciones o programas están siendo llevados a cabo según lo planeado”.
INDEPENDENCIA

“Loas auditores deben ser ajenos a las actividades que auditan. Los auditores internos alcanzan su independencia cuando pueden llevar a cabo su trabajo con libertad y objetividad. La independencia permite a los auditores rendir juicios imparciales, hecho esencia para una apropiada conducta de los mismos auditores. La independencia se logra a través de su posición en la organización y la objetividad.

“La posición organizacional de la Auditoría debe ser relevante para asegurar un amplio margen de cobertura de auditoría, y para asegurar acciones efectivas sobre los hallazgos y recomendaciones de auditoría.

“La objetividad requiere que los auditores internos tengan una actitud de independencia mental y una honesta confianza sobre el resultado de su trabajo. El establecer procedimientos, diseñar, instalar y operar sistemas no son funciones de auditoría; el llevar a cabo tales actividades presume perder la objetividad de la auditoría”.

CODIGO DE ETICA DEL AUDITOR

INTERPRETACION DE PRINCIPIOS

“Lo previsto en este Código de Etica cubre los principios básicos de las diferentes disciplinas en la práctica de la Auditoría. Cada miembro del Instituto juzgará, en lo particular, qué es lo que requiere en la aplicación de estos principios. Además tiene la responsabilidad de comportarse de manera tal, que su integridad sea incuestionable. Sus obligaciones deberá atenderlas dentro de los límites de sus habilidades técnicas procurando siempre una constante superación para elevar sus conocimientos en Auditoría con el fin de servir cada vez mejor a la compañía u organización”

NORMAS DE AUDITORIA

Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria
Boletín C
NORMAS DE AUDITORIA
(Sustituye al Boletín No. 3)

INTRODUCCION
Generalidades

La auditoría es una actividad profesional. En este sentido implica, al mismo tiempo, el ejercicio de una técnica especializada y la aceptación de una responsabilidad pública. Como profesional, el auditor desempeña sus labores mediante la aplicación de una serie de conocimientos especializados que vienen a tomar el cuerpo técnico de su actividad, sin embargo, en el desempeño de esa labor, el auditor adquiere responsabilidad, no solamente con la persona que directamente contratar sus servicios, sino con un vasto número de personas, desconocidas para él que van a utilizar el resultado de su trabajo como base para tomar decisiones de negocios o de inversión.

Es debido a este carácter profesional de responsabilidad social por lo que la profesión, desde su principio, se ha preocupado por asegurar que el desempeño de servicios profesionales se efectúe a un alto nivel de calidad, consecuentemente con el carácter profesional de la auditoría y con las necesidades de las personas que utilizan los servicios del auditor y de las que utilizan el resultado de su trabajo.

En alguna época se pensó que este nivel profesional podría lograrse estudiando y estableciendo procedimientos mínimos obligatorios.

Para el desempeño del trabajo de auditoría. Sin embargo, pronto la experiencia y las características de la actividad profesional demostraron la imposibilidad práctica de lograr este objetivo.

La auditoría no es una actividad meramente mecánica que implique la aplicación de ciertos procedimientos cuyos resultados, una vez llevados a cabo, son de carácter indudable. La auditoría requiere el ejercicio de un juicio profesional, sólido y maduro para juzgar los procedimientos que deben seguirse y estimar los resultados obtenidos.

La dificultad que representa resolver el problema de la calidad del trabajo profesional mediante el establecimiento de procedimientos mínimos obligó a las organizaciones profesionales de contadores públicos y a los distintos grupos e instituciones que tienen relaciones con la actividad profesional de los auditores, a buscar otro camino por el cual fuera posible asegurar el suministro del servicio de auditoría sobre bases mínimas de calidad satisfactorias para las personas que dependían de los servicios del contador público independiente. Sobre esa corriente de ideas se llegó al convencimiento de que, si bien no es posible establecer procedimientos uniformes mínimos para la auditoría, si en cambio, existen ciertos fundamentos que son la base de inspiración de los propios procedimientos de auditoría y que pueden ser definidos en términos generales. A estos fundamentos básicos del trabajo de auditoría se les llama “Normas de Auditoría”.

En la relación entre cliente y profesional, el cliente confía en el propio profesional, no sólo en el sentido de su capacidad técnica, sino también, y en ocasiones en mucho mayor grado, en sus cualidades personales que son las que hacen que el cliente le tenga confianza para el desempeño de un trabajo cuyas características técnicas en ocasiones el propio cliente esta imposibilitado para juzgar. Por esta razón, se hace indispensable el que existan normas que definan las cualidades personales que debe reunir el profesional.
El trabajo profesional de auditoría, tiene una finalidad y unos objetivos definidos, que se desprenden de su propia naturaleza. El auditor es llamado como un técnico independiente y de confianza para opinar sobre los estados financieros formulados por la empresa, a efecto de que su opinión sea una garantía de credibilidad respecto a esos estados financieros, para las personas que van a usarlos como base para sus decisiones. En esa virtud, el trabajo de auditoría tiene una finalidad y un objetivo que no dependen ni de la voluntad personal del auditor ni de la voluntad personal de cliente sino que se desprenden de la misma naturaleza de la actividad profesional de la auditoría. Esta característica obliga también a que el trabajo profesional de auditoría se realice dentro de determinadas normas de calidad.

Pro consiguiente, la existencia de las normas de auditoría y la naturaleza de ellas reconoce como fuente los siguientes dos hechos:

1º. La auditoría es un trabajo de naturaleza profesional.
2º. La auditoría tiene características y finalidades propias que le son connaturales.

Definición

Según se describe en el boletín A, las normas de auditoría son los requisitos mínimos de calidad relativos a las personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y la información que rinde como resultado de este trabajo.

Normas de auditoría

01. Las normas de auditoría se clasifican en:

a) Normas personales
b) Normas de ejecución del trabajo
c) Normas de información

Normas personales:

Las normas personales se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las exigencias que el carácter profesional de la auditoría impone, un trabajo de este tipo. Dentro de estas normas existen cualidades que el auditor debe tener preadquiridas antes de poder asumir un trabajo profesional de auditoría y cualidades que debe mantener durante el desarrollo de toda su actividad profesional.

Entrenamiento técnico y capacidad profesional

02. El trabajo de auditoría, cuya finalidad es la de rendir una opinión profesional independiente, debe ser desempeñado por personas que, teniendo título profesional legalmente expedido y reconocido tengan entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional como auditores.

Cuidado y diligencia profesionales

03. El auditor esta obligado a ejercitar cuidado y diligencia razonable en la realización de su examen y en la preparación de su dictamen o informe.

Independencia

04. El auditor está obligado a mantener una actitud de independencia mental en todos los asuntos relativos a su trabajo profesional.

Normas de ejecución del trabajo:

Al tratar las normas personales, se señaló que el auditor está obligado a ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia. Aun cuando es difícil definir lo que en cada tarea pude representar un cuidado y diligencia adecuados existen ciertos elementos que por su importancia, deber ser cumplidos. Estos elementos básicos, fundamentales en la ejecución de trabajo, que constituyen la especificación particular, por lo menos al mínimo indispensable, de la exigencia de cuidado y diligencia, son los que constituyen las normas denominadas de ejecución del trabajo.

Planeación y supervisión

05. El trabajo de auditoría debe ser planeado adecuadamente y, si se usan ayudantes, estos deben ser supervisados en forma apropiada.

Estudio y evaluación del control interno

06. El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en él; asimismo, que le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar los procedimientos de auditoría.

Obtención de evidencia suficiente y competente

07. Mediante sus procedimientos de auditoría, el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para su opinión.

Normas de información

El resultado final del trabajo de auditor es su dictamen o informe. Mediante él pone en conocimiento de las personas interesadas los resultado de su trabajo y la opinión que se ha formado a través de su examen. El dictamen o informe del auditor es en lo que va a reposar la confianza de los interesados en los estados financieros para presentarles fe a las declaraciones que en ellos aparecen sobre la situación financiera y los resultados de operación de la empresa. Por último, es principalmente, a través del informe o dictamen, como el público y el cliente se dan cuenta del trabajo del auditor y, en muchos casos, es la única parte, de dicho trabajo que quede a su alcance.

Esa importancia que el informe o el dictamen tienen para el propio auditor, para su cliente y para los interesados que van a descansar en él, hace necesario que también se establezcan normas que regulen la calidad y requisitos mínimos del informe o dictamen correspondiente. A esas normas las clasificamos como normas de dictamen e información son las que se exponen a continuación.

Aclaración de la relación con estados o Información financiera y expresión de opinión.

08. En todos los casos en que el nombre de un contador público quede asociado con estados o información financiera; de deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con dicha información, su opinión sobre la misma y en su caso, las limitaciones importantes que haya tenido su examen, las salvedades que se derivan d ellas o todas las razones de importancia por las cuales expresa una opinión adversa o no puede expresar una opinión profesional a pesar de haber hecho un examen de acuerdo con las normas de auditoría.

Bases de opinión sobre estados financieros.

09 El auditor, al opinar sobre estados financieros, debe observar que:

a) Fueron preparados de acuerdo con principios de contabilidad;
b) Dichos principios fueron aplicados sobre bases consistentes;
c) La información presentada en los mismos y en las notas relativas, es adecuada y suficiente para su razonable interpretación.

Por lo tanto, en caso de excepciones a lo anterior, el auditor debe mencionar claramente en que consisten las desviaciones y su efecto cuantificado sobre los estados financieros.
En boletines específicos se establecen los pronunciamientos relativos a las normas personales, de ejecución de y trabajo de información

Este boletín representa una adaptación de boletines previamente aprobados por la membrecía del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., siguiendo los ordenamientos estatuarios y habiendo sido examinado en tal sentido por una comisión especial designada por el Comité Ejecutivo, se expide con carácter de disposición fundamental y por lo tanto normativa de la actuación de todos los contadores Públicos asociados al Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C.
Federación de Colegios de Profesionistas.
México, D.F

PLANEACION TECNICA Y ADMINISTRATIVA DE LA AUDITORIA

PLANEACIÓN TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA DE LA AUDITORÍA

v INTRODUCCIÓN

En el actual mundo de los negocios ya no se concibe una empresa sin planes, por muy pobres que sean. Esta necesidad nace de cualquier situación en la que el futuro es incierto y se debe actuar sobre la base de hacer previsiones. Al planear sé esta definiendo los objetivos y determinando los medios necesarios para alcanzarlos, lo cual implica la formulación de pronósticos para definir el curso de la acción a seguir. Si el futuro pudiera conocerse con certeza, los planes podrían formularse sin error, y por lo tanto, no habría necesidad de llevar a cabo una revisión posterior subsiguiente.
Cualquier clase de trabajo necesita forzosamente planearse para que sus resultados sean satisfactorios. La auditoria es una técnica que requiere antes de su inicio determinar que operaciones, cuentas activos y pasivos van a revisarse, que procedimientos se van aplicar en que orden se va efectuar esa revisión que cantidad de personas se necesitan para esa auditoria y que función va a desarrollar cada una de ellas. Se debe planear cuidadosamente cada auditoria antes de comenzarla para que los objetivos que se persiguen se obtengan con eficiencia y rapidez, evitando duplicidad de trabajo y labores innecesarias.
BASES PARA LA PLANEACION

La planeación de un trabajo de auditoria no puede hacerse en abstracto; cada trabajo tiene características y peculiaridades propias que exigen que los procedimientos de auditoría sean adaptados a las condiciones específicas de cada situación. Por consiguiente, la planeación de un trabajo de auditoria requiere conocer los antecedentes peculiares del caso para el cual se está planeando.

A continuación se presentan algunas sugerencias prácticas que podrían tomarse en consideración al llevar a cabo el proceso de planeación:

Los papeles deben ser concisos. Los papeles de trabajo que se conserven, deberán ser aquellos que llenan una finalidad específica. El objetivo primordial deberá consistir en evitarse la preparación de cédulas, análisis o memoranda innecesarios, así como el suprimir detalles innecesarios en los papeles que se conserven. Más aún, si erróneamente se hubiesen preparado papeles innecesarios, estos deberán destruirse sin más tramite.
Antes de que se prepare el análisis de una cuenta o grupo de cuentas homogéneas, mostrando saldos iniciales, débitos, y créditos y saldos finales deberá determinarse si tal información es necesaria para la conducción del trabajo de auditoria, la preparación del informe, o para otros fines.
En los casos en los que la preparación de un papel de trabajo sea indispensable, deberá estudiarse su contenido de tal manera que la información que muestre sea significativa.

Nitidez en los papeles de trabajo. La nitidez, aun cuando no sea un objetivo de importancia fundamental, es una cualidad deseable en los papeles de trabajo, ya que generalmente conduce a una eficiente aplicación de los procedimientos de auditoria y facilita el trabajo de supervisión en todos los niveles. En contraste, los papeles de trabajo desordenados o confusos hacen surgir serias dudas acerca de la calidad profesional del trabajo efectuado.

Para que los papeles de trabajo cumplan los requerimientos señalados, es absolutamente indispensable que estos sean cuidadosamente planeados en todos sus detalles, antes y durante el curso de la propia auditoria. Papeles de trabajo que no han sido planeados, o que han sido preparados precipitadamente y sin previsión, raras veces cumplen su propósito primario, y sí dan lugar, frecuentemente, a trabajo adicional de verificación y a inestimable trabajo adicional de supervisión.
OPORTUNIDAD DE LA PLANEACION

Usualmente el trabajo de auditoria se realiza en dos épocas bien definidas: los últimos meses del ejercicio social a examinar (auditoria preliminar) y los días inmediatos siguientes al cierre de dicho ejercicio (auditoria final. El programa de trabajo debe diseñarse de tal suerte que señale claramente la parte del trabajo que deba efectuarse en una u otra época.

El trabajo de auditoria debe ser planeado adecuadamente, y si se van a usar auxiliares éstos deben ser supervisados adecuadamente.

La supervisión debe ejercerse proporción inversa a la experiencia, a la preparación técnica y a la capacidad profesional del auditor supervisado.

El auditor debe dejar evidencia de sus papeles de trabajo de haber planeado la auditoria.

El resultado de la planeación de la auditoria se refleja finalmente en un programa de trabajo. Este será un listado, lógicamente ordenado y clasificado de cada una de las actividades específicas que habrán de llevarse acabo en la realización de la auditoria.

La planeación de la auditoria no puede tener un carácter rígido. El auditor debe estar preparado para modificar su programa de trabajo cuando el desarrollo del mismo se encuentre con circunstancias no previstas y cuando los resultados mismos de trabajo indiquen la necesidad de hacer variaciones a los programas previamente establecidos.

Puede suceder que la planeación de una fase concreta de trabajo no pueda realizarse detalladamente sino hasta el momento de la realización. Podemos decir que no es necesario para iniciar un trabajo de auditoria que estén planeadas detalladamente todas las fases de ella aunque si es necesario que esté planeada en lo general y en lo particular la fase concreta que se auditará.

Los principales factores que se deben considerar al planear una auditoria son:

` El giro de la empresa y sus signos externos.
` La efectividad del control interno que se esta utilizando en la empresa.
` Su organización administrativa y contable.
` El estudio, análisis e interpretación de las cifras contenida en sus estados financieros, libros de contabilidad, declaraciones y cualquier otro informe contable ó documentación.
` Régimen fiscal y estructura jurídica de la empresa.

El papel de la auditoria de llevar a cabo una revisión de los planes mediante un análisis de sus principales componentes y evaluarlos en términos de la eficacia con que contribuyen al logro de los objetivos de la empresa.
OBTENCION DE DATOS NECESARIOS PARA LA PLANEACION

Los datos necesarios para planear adecuadamente el trabajo de auditoria, a los que nos hemos venido refiriendo anteriormente, son obtenidos de muy diversas maneras, de acuerdo con la naturaleza de los datos y con las condicio0nes particulares de la empresa examinada. Los métodos de obtención de estos datos más frecuentes y de aplicación más general son los que se enuncian a continuación:

Entrevistas previas con el cliente

Por necesidad inevitable, para la simple contratación del trabajo, se requiere tener una o varias entrevistas previas con el cliente que nos conducen a la fijación de las condiciones básicas del mismo trabajo.

Es necesario que a estas entrevistas el auditor se presente debidamente preparado. Conviene formular previamente un memorándum de los puntos a definir en cada entrevista a efecto de poder estar cierto de que se cubren todos los temas que son
necesarios dejar definidos y aclarados. Al terminar la entrevista, el auditor debe revisar los puntos tratados con su memorándum o agenda y estimar si quedan suficientemente tratados, si se cubrieron todos y así como consecuencias de la propia entrevista, no surgieron dudas o problemas nuevos que la propia entrevista posterior.

En la entrevista se deben fijar, por lo menos, el objetivo, las condiciones y limitaciones del trabajo concreto que se va a realizar, deben determinarse también las condiciones bajo las cuales se va a prestar el servicio: tiempo, honorarios y gastos, los elementos que va a proporcionar el cliente, y todos aquellos que, por su naturaleza, ameriten ser definidos antes de la iniciación del trabajo.

Conviene, a este respecto, mencionar en forma especial que en las entrevistas con el cliente debe definirse a quién se debe entregar y dirigir el informe final de auditoria, una vez terminado el trabajo, esto por la importancia que puede tener la persona a quien vaya dirigido ya quien sea materialmente entregado el informe o dictamen del auditor.

Generalmente se acostumbra, a efecto de evitar futuras dificultades de interpretación, que una vez que el auditor y el cliente se han puesto de acuerdo sobre las bases del trabajo a realizar, éstas sean confirmadas por escrito. La forma habitual de hacerlo es que el auditor envíe al cliente una carta en la que se resumen el resultado de las entrevistas tenidas y que el cliente, en caso de conformidad con el resumen hacho, responda manifestando estar de acuerdo don dichas condiciones.
Inspección de las instalaciones y observación de las operaciones
Muchos de los datos relativos a las características operativas de la empresa, especialmente las de producción, y el sistema de control interno, pueden ser conocidos por la inspección personal que el auditor haga de las instalaciones, de planta, de oficinas o de venta, en que la empresa realiza sus operaciones, y por la observación de forma cómo esas operaciones son realizadas.

Datos tales como el arreglo físico de los almacenes, la ubicación de las cajas en que se guarda efectivo, la eficacia del control de existencia en patrios y bodegas, etc., se conocen en parte considerable por la inspección física de las instalaciones de la empresa.
Por otra parte, muchos de los datos relativos al proceso productivo, al trámite de las operaciones, a las rutinas de vigilancia y control, pueden ser obtenidos por la observación de cómo son realizadas esas operaciones en algún o algunos días ordinarios.
Investigación o indagación con directores y funcionarios
Las políticas generales de la empresa, tanto las relativas a producción, como al aspecto comercial y financiero, y las referentes a los criterios de contabilización, se conocen principalmente por la investigación o indagación realizadas directamente con los directivos y funcionarios.
Aun cuando no es conveniente que a las entrevistas que se realizan con dichos directores y funcionarios se les dé un carácter demasiado formal, sé es necesario que al auditor vaya a ellas preparado, habiendo formulado previamente un memorándum o agenda de los asuntos que tiene que investigar con cada funcionario y de las dudas con cada uno de ellos debe aclarar.
Es necesario, en la mayor parte de los casos, que el resultado de estas investigaciones sean resumido por escrito por el propio auditor y en algunos caso, de especial importancia, es necesario que ese resumen sea confirmado por escrito por la persona que proporcionó los datos, ya sea dando su visto bueno al resumen formulado por el auditor, o dirigiendo al auditor una declaración expresa, por escrito, de los puntos que se le hayan solicitado explicar o aclarar.
Inspección de documentos
Es también necesario que al auditor inspeccione los documentos que se relacionen con la situación jurídica de la empresa: escritura de propiedad, contratos de compra o de venta, etc.
El auditor deberá hacer en sus papeles de trabajo un resumen de los puntos significativos encontrados en los documentos legales inspeccionados. Y en caso de ser necesario, deberá recurrir a los abogados o departamento jurídico de la empresa, o previa autorización del cliente, a un jurista independiente, para la aclaración o explicación de los puntos dudosos que la preparación jurídica del propio auditor no le permita aclarar por sí mismo.

Examen y análisis de estados financieros

El estudio cuidadoso de los estados financieros de la empresa, tanto los del ejercicio que se va a examinar como los del ejercicio precedentes, pueden suministrar al auditor una información extensa y apropiada sobre la naturaleza de las operaciones de la propia empresa y las características de su constitución financiera.
Este examen y análisis, particularmente el de los estados comparativos, indica la naturaleza, frecuencia o importancia de las distintas partidas y tipos de operaciones, puede llamar la atención sobre las operaciones extraordinarias y sobre cambios excepcionales en la situación financiera que ameriten atención especial durante el examen y, en una palabra, revela una gran parte de los datos significativos para la planeación.
Los procedimientos de análisis que se implanten y el grado y formalidad con que se apliquen dependerán del buen juicio profesional del auditor, pero éste debe recordar que, tanto por la naturaleza de los estados financieros, como por su entrenamiento especializado profesional, el análisis de ellos es una fuente fecunda de información.
Auditorias anteriores
El examen de los papeles de trabajo de auditorias anteriores, cuando es un cliente al que ya se le han prestado servicios, o el estudio del informe de otro auditor, cuando ha sido otro profesionista el que ha realizado el trabajo en otras ocasiones, son elementos importantes en el trabajo de planeación.
De sus propios papeles de trabajo el auditor puede obtener información importante. El archivo permanente le suministra los datos relativos a los elementos constantes de la empresa. El archivo de papales corrientes le ilustra sobre problemas o dificultades especiales ya localizados y le permite afinar sus procedimientos para realizar un mejor trabajo o a menor costo.
En forma semejante, aunque no con la misma efectividad, se puede obtener información adecuada del examen de los informes rendidos en auditorias anteriores por otros profesionistas.
El aprovechamiento de la experiencia propia y ajena para la planeación del trabajo depende del acierto que se aprovechen estos elementos de información procedentes de auditorias previas.
La auditoria de estados financieros, al igual que otras actividades profesionales, requiere de una planeación adecuada para poder alcanzar totalmente sus objetivos en la forma más eficiente posible. Desde luego la planeación detallada de algunos procedimientos no puede hacerse con exactitud si no se conoce el resultado de algunos otros. Por consiguiente debe haber un plan inicial, a ser revisado continuamente y en su caso modificado, al mismo tiempo que se supervise el trabajo ya efectuado.

Desde el punto de vista práctico no es común que un contador público realice por si mismo todas las fases de una auditoria, especialmente porque éstas incluyen normalmente áreas cuyo examen es más sencillo y puede ser realizado por personas con menor experiencia.
En esencia, planear significa prever el futuro, anticiparse a los hechos, lo que permite que el individuo se fije metas y propósitos hoy, para el mañana, dando así mayor sentido y razón de ser a sus actos, ya que conoce a dónde quiere llegar y qué quiere lograr.
Cuando las acciones son consecuencia de la inercia de la vida y de las costumbres, el hombre las realiza, sin tener conciencia exacta del sitio al que lo van a conducir, por ello es necesario planear.

v GENERALIDADES

La acción de planear las actividades permite al individuo fijarse sus metas, delinear los cursos de las acciones a seguir, establecer las reglas del juego, para que el lugar de estar a la defensiva, reaccionando a las circunstancias y eventualidades, haga que las circunstancias y eventualidades se ajusten a su voluntad mediante el establecimiento de un buen plan que le permita prever todos los posibles factores y elementos que pudieran incidir en las acciones, fijarse objetivos que desee alcanzar, establecer las políticas que deban normar las operaciones, y reglamentándolas en sistemas, métodos y procedimientos, que allanen el camino para el buen logro de esos objetivos, colocándolo a la ofensiva, atacando en vez de esperar a ser atacado; es decir, actuando, en vez de estar reaccionando.
Anticiparse así a los hechos es evitar sorpresas, que en la mayoría de los casos son desagradables.
La Auditoria, al igual que cualquier otra actividad, requiere de una buena planeación, que le permita desarrollarse eficientemente y oportunamente.
Como en toda actividad, los mejores resultados los obtiene el que sabe qué es lo que va a hacer y cómo ha de hacerlo, es decir, quién planea su trabajo.
La planeación tiene una importancia fundamental en auditoria. Para poder planear una auditoria específica es necesario, fijar claramente dos situaciones: que el servicio quede claramente contratado y que se tenga conciencia plena de que se está en aptitud de prestarse.
Después de haber tomado en cuenta estas características se procederá a elaborar “Contrato de prestación de servicios”, en el cual además de incluir lo anterior se especificara los honorarios que se van a percibir, fecha de entrega de la informe clase de información que se desee, local en que se va a trabajar, tiempo probable de duración de la revisión, cartas especiales que tengan que ser dirigidos a terceros, etc., con base a este contrato formalizado por la aceptación escrita del cliente, el auditor procederá a estudiar y evaluar el control interno y de su resultado formular el programa de trabajo, que es un enunciado ordenado y clasificado en una serie de procedimientos de auditoria de organiza, se distribuye y controla el trabajo que realizara el auditor encargado y sus ayudantes, así como el Control del tiempo que se utilizará en la realización del mismo.
La contratación del servicio implica fundamentalmente la aceptación, por parte del Auditor, de la responsabilidad total del trabajo y el conocimiento, por parte del cliente, del servicio que espera recibir, esto último es particularmente importante ya que no todas las personas saben ciertamente qué es la auditoria ni qué beneficios reporta. Existe un poco de confusión en este sentido y no es extraño que alguien solicite una auditoria cuando en realidad necesita un trabajo de reorganización o que piense que de este modo se detectarán posibles fraudes, cuando éste no es el fin principal del trabajo de auditoria. La explicación satisfactoria de los objetivos de la auditoria y el entendimiento mutuo de los resultados que se esperan del trabajo debe ser preocupación primera del Auditor en la contratación de sus servicios.
Por otra parte, la aceptación del trabajo significa la aceptación de la responsabilidad de desarrollarlo, esto es, que se está en aptitud de llevarlo a cabo. Para estar en aptitud de efectuar la auditoria deben satisfacerse dos condiciones importantes: tener independencia mental frente al cliente en particular y capacidad para resolver el problema específico que representará la empresa por sus características específicas. El Auditor verificará que tiene independencia mental cuando se cerciore de que en la empresa no existen, en el grupo de propietarios o administradores personas con las que lo una cualquier relación de parentesco o económicas, como lo fija el Código de Ética Profesional, que suponga parcialidad en su juicio; Y, juzgará su capacidad cuando después de conocer y estudiar las características operativas, mercantiles, y jurídicas de la empresa no las encuentre extrañas por sus conocimientos y práctica anteriores.

v CONCEPTO

Planear el trabajo de auditoria es, decidir previamente cuáles son los procedimientos de auditoria que se van a emplear, cuál es la extensión que va a darse a esas pruebas, en qué oportunidad se van a aplicar y cuáles son los papeles de trabajo en que van a registrarse sus resultados.
La planeación implica además, cuando es el caso, la designación del personal que debe intervenir en el trabajo.

Las etapas de la auditoria se pueden sintetizar como sigue:

q Planificación: lo que busca la planificación son dos principales metas:
1. Que la actividad resulte efectiva, permitiendo llegar al cumplimento de los objetivos propuestos
2. Que la actividad resulte eficiente, es decir, que asegurada la efectividad, la misma se alcance utilizando los recursos estrictamente necesarios.
La planificación es una serie de operaciones que conducen a un fin específico; ese fin es determinar cuáles serán los procedimientos de auditoria a emplear que permitan obtener la satisfacción necesaria para emitir una opinión.
La planificación puede dividirse en dos momentos. En el primero se define cuál será la estrategia a seguir sobre la base del conocimiento e información mantenida del ente a auditar, denominada planificación estratégica. En el segundo momento, luego de definir la estrategia global, se discriminan para cada uno de los distintos componentes cuáles son los procedimientos a realizar para completar esa estrategia y se detalla como se llevarán a cabo, denominada planificación detallada.

q Ejecución. Obtener elementos de juicio, a través de la aplicación de los procedimientos planificados. Evidencias documentadas en papeles de trabajo.

q Conclusión: Emitir un juicio basado en la evidencia de auditoria obtenida en la etapa de ejecución. (Informe del auditor.

v OBJETIVO

Para definir por dónde debe comenzarse es necesario evaluar la situación que guarda la empresa en todos sus puntos y desde todos los ángulos la que nos permitirá jerarquizar en forma más adecuada y razonable las áreas en las que se deberá tomar acción, con base en el grado de gravedad que se aprecie en cada una de ellas, en combinación con la urgencia con que la administración de la empresa requiera que se atiendan.
El objetivo primordial de la auditoria es sacar a luz deficiencia o irregularidades existentes en los elementos examinados dentro del sector de la empresa sujeto a estudio y apuntar los posibles remedios. Para ello es necesario la determinación del enfoque de auditoria a aplicar y su consecuencia inmediata, la selección de los procedimientos particulares a ejecutar.
Al preparar un plan para alcanzar las metas fijadas, es indispensable determinar primero las necesidades generales, la relación entre ellas y precisar si dichas necesidades abarcan todos los aspectos indispensables para la finalidad perseguida. El Auditor encargado del programa tiene que decidir cuáles factores son los más necesarios para alcanzar los objetivos, cuáles son los mejores métodos para lograrlos y cuáles los sujetos más apropiados para hacerse cargo de la función, cuáles son los factores limitativos y de control. Las respuestas a estas interrogantes proporcionarán, cuando menos, un punto de partida para la elección del plan a seguir.

v PRIMER CONTACTO

Las organizaciones que serán objeto de un examen de auditoria podrán operar en diferentes actividades y negocios, estarán expuestas a diferentes riesgos y a diversos contactos con entidades de distinta índole, todo lo cual conformará el ambiente en el que la empresa desarrolla sus actividades. En función de estos condicionantes desarrollará los sistemas de información que mejor se adapten a sus necesidades. Por lo tanto, es necesario determinar el enfoque de auditoria para recoger las particularidades de esas organizaciones.
Se debe dar a conocer el negocio que refleja la actividad principal, y una vez conocidas las principales características de la actividad, sé esta en condiciones de definir las unidades operativas en las cuales resultará útil dividir a una entidad, a efectos de la revisión de sus estados financieros. Se consideran unidades operativas a todas aquellas actividades del negocio que, por tener características distintivas, son susceptibles de ser consideradas con criterios y procedimientos de auditoria propios.
Una vez determinadas, se deben definir los componentes que las forman, vinculados con los estados financieros a examinar y con el ciclo de las transacciones. Las afirmaciones deben validarse mediante la ejecución de los procedimientos de auditoria.

v FASES DE LA PLANEACIÓN

La Planeación de la Auditoria tiene tres fases principales:

1. Investigación de aspectos generales y particulares de la empresa a examinar.
Comprende el estudio de todas aquellas cosas que hacen distintiva a la empresa que habremos de auditar, para poder decidir los aspectos específicos que deberá cubrir la planeación de dicha auditoria.

La investigación general tiende a determinar los aspectos fundamentales y específicos de la empresa, son, entre otros, los siguientes:
a) Características jurídicas. Persona física o moral, en su caso clase de sociedad, cláusulas principales de su escritura constitutiva, cuerpo administrativo, poderes otorgados, etc.
b) Situación fiscal: Relación de impuestos a los que está sujeta, exenciones que goza, fecha de cierre de su ejercicio social, ejercicios pendientes de calificar, etc.
c) Características financieras: Estructura y características del capital y del pasivo a largo plazo, inversiones en otras empresas, utilidades de los últimos años, etc.
d) Características comerciales: Giro, artículos principales objeto de su producción y/o venta, forma de venta (mayoreo, menudeo, descuentos), sucursales, volumen de ventas en los últimos años, etc.
e) Contabilidad: Diagrama general de la forma de registro, pólizas, auxiliares, libros vigentes, de compras, vetas, diario, mayor, sistemas manuales, mecánicos, electrónicos, información que generan, etc.
f) Almacenes: Visita a los almacenes, distribución, control de entradas salidas y existencias, movimientos físicos, etc.
g) Situación laboral: Número de empleados, personal de confianza y sindicalizado, contratos colectivo o individuales, contrato ley, etc.
h) Aspectos generales: Forma de control de los efectivos, fondos fijos, cuentas bancarias, dictámenes de auditores, salvedades, políticas de seguros, etc.

2. Estudio y evaluación del control interno.

Desde el punto de vista técnico esta es la fase de planeación más importante e implica el conocimiento formal de los métodos y rutinas que la empresa tiene establecidos para su operación y administración.
El Control Interno de un negocio es el sistema de su organización, los procedimientos que tiene implantados entre sí, además estructurados cada uno de estos elementos a fin de formar un universo que le permita a la empresa llevar a cabo sus actividades de una manera organizada.
Para que el control interno de una empresa sea calificado como adecuado debe satisfacer los siguientes objetivos fundamentales:
a) La obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna
b) La salvaguarda de los activos de la empresa.
c) La promoción de eficiencia en el trabajo realizado por su personal
El estudio del control interno es la investigación que se hace, la información que se obtiene y el examen propio de la misma a fin de conocer el control interno existente o implantado en una organización
Para llevar a cabo el estudio del control interno existen tres métodos:
§ Método descriptivo.- Consiste en la explicación por escrito de las rutinas para la ejecución de las distintas operaciones, es decir la formulación de manuales donde se transcribe paso a paso y en forma fluida los procedimientos a seguir a fin de realizar cierta actividad.
§ Método Gráfico.- Este método tiene como base la esquematización de las operaciones mediante el empleo de dibujos, cuadros, flechas, símbolos, etc., a través de los cuales se representan ciertos departamentos, secuencia en la realización de operaciones, sistemas de comunicación, documentación elaborada, etc.
§ Método de cuestionarios.- En este sistema se elabora una relación de preguntas sobre ciertos aspectos básicos de la operación a revisar. Posteriormente se procede a obtener las respuestas a tales preguntas; generalmente estas preguntas se formulan de tal forma que una respuesta negativa advierta cierta debilidad en el control interno, mientras que las respuestas positivas confirman que se tratan de un control interno adecuado, no obstante en este sistema cuando se hace necesario se hace necesario se incluyen explicaciones más amplias de los aspectos que así lo requieran.
En la práctica profesional resulta conveniente la utilización de un sistema mixto que involucre los tres métodos descritos, según se trate de la operación y del control establecido para ella.
Como ya se ha mencionado el control interno se refiere a la organización estructural con que cuenta una empresa, a los procedimientos implantados para la realización de sus funciones y al personal con que se cuenta para realizarlas.
El Auditor debe efectuar una investigación del control interno implantado en una empresa, una vez que conoce el funcionamiento de la misma de calificar si la forma de operar de ésta es adecuada o deficiente; de esta manera el auditor tiene elementos de juicio que le sirven de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en el control interno y con ello determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria.
También se logra la obtención de la información y sus gestiones con las que se prestará ayuda al cliente, para mejorar los procedimientos, contables, de control interno y por lo tanto una mayor efectividad en sus operaciones.
Sistema de control interno

La mayor parte de los elementos específicos o características peculiares de la empresa cuyos estados financieros se van a examinar quedan involucrados dentro del sistema de control interno. Este término en su sentido amplio, incluye por lo menos los siguientes elementos:
a) La organización de la empresa, o sea el sistema de dirección, la división y coordinación de labores y la correlativa asignación de responsabilidades.
b) El procedimiento o prácticas establecidas, incluyendo su planeación y sistematización, los registros y formas y la información que permiten proteger la integridad de los activos y mantener control adecuado sobre los pasivos, los productos y los gastos
c) El personal de la empresa, incluyendo los elementos de entrenamiento, eficiencia, moralidad y retribución.
a) La supervisión que abarca desde la más elemental verificación interna, hasta la asignación de funciones específicas de auditoria a algunos funcionarios o a un departamento especializado.
La supervisión en la etapa de la planeación de la auditoria comprende:
A) Análisis de los grados de experiencia y capacidad profesional de los auditores que participarán en el trabajo, para asegurarse de que son los adecuados.
B) La revisión del plan general de trabajo, así como la definición de los objetivos que se persiguen en el examen, con las personas que van a ejecutar o supervisarlo.
C) Discusión del plan de trabajo preparado por el auditor encargado.
D) Discusión y fijación del presupuesto de tiempo que va a utilizar el personal que participe en el trabajo.

     3. Programación del trabajo de detalle específicamente aplicable

Concepto. El programa de trabajo es la relación escrita y ordenada de los procedimientos de auditoria, extensión y oportunidad de éstos, a aplicar en el trabajo específico.
Como todo programa de auditoria no es absolutamente rígido, cuando las circunstancias lo ameriten, se harán las modificaciones, ampliaciones que sean necesarias. Es conveniente que los programas de trabajo consten por escrito, ya que es el único medio de prueba que posee el auditor para demostrar el trabajo que deseaba realizar las circunstancias que lo obligaron a cambiar de parecer y por último lo que materialmente se llevó a cabo.
Aún cuando el programa del trabajo fuese elaborado para cada caso concreto jamás reemplazará las cualidades de capacidad y sentido común que todo contador público está obligado a poseer, de aquí que sea necesario dejar espacios suficientes para incluir modificaciones ampliar o redecir las instrucciones inicialmente propuestas y que mediante el transcurso de la revisión serán factibles de cambiar.
Como en toda actividad, los mejores resultados los obtiene el que sabe qué es lo que va a hacer y cómo ha de hacerlo, es decir, quién planea su trabajo.
Dentro de las normas de auditoria generalmente aceptadas, las normas de ejecución
del trabajo exigen que el trabajo de auditoria sea cuidadosamente planeado.
En el sentido en que se usa este término en dichas normas, planear significa hacer planes, es decir, decidir anticipadamente lo que se va a ejecutar.
Planear el trabajo de auditoria será, por consiguiente, decidir previamente cuáles son los procedimientos de auditoria que se van a emplear, cuál es la extensión que va a darse a esas pruebas, en qué oportunidad se van aplicar y cuáles son los papeles de trabajo en que van a registrarse sus resultados. Igualmente forma parte de la planeación el decir qué personal y de qué calidad deberá asignarse al trabajo
La planeación tiene una importancia fundamental en auditoria. Para poder planear una auditoria específica es necesario, aunque resulte obvio, fijar claramente dos situaciones: Que el servicio quede claramente contratado y que se tenga conciencia plena de que está en aptitud de prestarse.
La contratación del servicio implica fundamentalmente la aceptación, por parte del auditor, de la responsabilidad total del trabajo y el conocimiento, por parte del cliente, del servio que espera recibir, esto último es particularmente importante ya que no todas las personas saben ciertamente qué es la auditoria ni que beneficios reporta.

Formato.   El programa de trabajo se formula en papeles en los que generalmente se anotan los siguientes encabezados:

a) Procedimiento. Para describirlos lo más clara y brevemente posible.
b) Extensión. Que puede incluirse en la descripción del procedimiento.
c) Oportunidad. Donde se aclara la época o fecha en que debe efectuarse el trabajo específico.
d) Auditor. Donde se asigna el responsable de resolver el punto en particular.
e) Tiempo estimado. Donde se anota el tiempo (en horas) que se espera tome la ejecución.
f) Tiempo real. Para anotar el tiempo realmente empleado
g) Variación. Para anotar las desviaciones de los tiempos reales respecto de los estimados y hacer las explicaciones pertinentes.
h) Observaciones. Para aclarar aspectos especiales en relación con el trabajo o la cuenta a revisar.

Elementos básicos: para la formulación del programa de trabajo y siempre que ello sea posible, se acostumbran utilizar los siguientes elementos básicos:
a) Boletines de la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria del IMCP.
b) Papeles de trabajo de la auditoria anterior:
- Expediente continuo de auditoria
- Dictamen y notas a los estados financieros
- Carta de observaciones
- Papeles de trabajo del trabajo mismo
c) Estudio y evaluación del control interno
d) Datos de la investigación generales y particulares de la empresa
e) Estados financieros y sus anexos, de la fecha de la revisión
f) Análisis financiero

Existen diversas ventajas en la elaboración de un programa detallado de actividades. En la formulación de un calendario de actividades se debe indicar paso a paso la realización de la auditoria.
Para planear adecuadamente el trabajo de auditoria el auditor debe conocer:

a) Los objetivos, las condiciones y las limitaciones del trabajo concreto que va a realizar.
b) Las características particulares de la empresa cuya información financiera se revisará.

El trabajo de auditoria debe ser planeado adecuadamente, y si se van a usar auxiliares éstos deben ser supervisados adecuadamente.
La supervisión debe ejercerse en proporción inversa a la experiencia, a la preparación técnica y a la capacidad profesional del auditor supervisado
La planeación implica prever cuales procedimientos se van a emplear, la extensión de estos y la oportunidad en que van a ser utilizados, así mismo implica anticipar que personal debe intervenir en la realización del trabajo.
El auditor debe dejar evidencia en sus papeles de trabajo de haber planeado la auditoria.
El resultado de la planeación de la auditoria se refleja finalmente en un programa de trabajo. Este será un listado, lógicamente ordenado y clasificado de cada una de las actividades específicas que habrán de llevarse a cabo en la realización de la auditoria.
La planeación de la auditoria no puede tener un carácter rígido. El auditor debe estar preparado para modificar su programa de trabajo cuando el desarrollo del mismo se encuentre con circunstancias no previstas y cuando los resultados mismos del trabajo indiquen la necesidad de hacer variaciones a los programas previamente establecidos.
El auditor para elaborar adecuadamente este calendario debe recurrir a métodos y procedimientos que le faciliten su trabajo, para esto puede auxiliarse de herramientas tales como:
- Gráficas de Gantt
- Diagrama de Pert
- Diagramas de Flujo
Y diversos modelos matemáticos que representen gráficamente con mucha facilidad y sin necesidad de acudir a los manuales de normas y procedimientos las tareas a desarrollar.
Puede suceder que la planeación de una fase concreta de trabajo no pueda realizarse detalladamente sino hasta el momento de la realización. Podemos decir que no es necesario para iniciar un trabajo de auditoria que estén planeadas detalladamente todas las fases de ella aunque si es necesario que éste planeada en lo general y en lo particular la fase concreta que se auditara.
Planear la auditoria es obligatorio para el auditor ya que esto es una norma de auditoria relativa a la ejecución del trabajo, pero además planear el trabajo a realizar representa grandes ventajas que lo convierten en una necesidad.
a) Permite visualizar el trabajo en su conjunto, es decir el total de actividades que comprenderá la auditoria.
b) Permite la división del trabajo
c) Con la planeación se puede estimar el tiempo aproximado de duración de las auditorias consecuentemente se puede determinar la fecha de entrega del dictamen
d) Al proporcionar un programa general del trabajo, facilita la identificación de aquellas actividades que requieran de mayor prioridad para su atención
e) Evita duplicidad de funciones
f) En general da seguridad al mostrar cada una de las actividades a desempeñar eliminando con ello las eventualidades de la memoria.

BOLETIN 3040 PLANEACIÓN Y SUPERVISION DE LA AUDITORIA

Para planear adecuadamente el trabajo de auditoria el auditor debe conocer:

b) El objetivo, condiciones y limitaciones del trabajo que se va a realizar

Aunque cuando el examen de estos financieros tiene una finalidad propia, definida por su misma naturaleza, los negocios concretos que se presentan al auditor pueden tener variantes, que dependen de que el examen de los estados financieros tenga una finalidad especial determinada, por ejemplo la solicitud de un crédito bancario o la realización de una emisión de obligaciones, o de que el propio cliente, por razones de conveniencia o de falta de interés en ciertos renglones desea establecer limitaciones y restricciones al trabajo a realizarse. Para que el auditor pueda planear su trabajo sobre bases firmes es necesario que previamente esté seguro de que tanto él como el cliente comprenden claramente y con la misma extensión la clase de trabajo que se va a realizar, sus limitaciones, y las consecuencias de estas limitaciones, si es que existen.
Es necesario que el cliente entienda, por ejemplo, que si desea un dictamen sin salvedades, esto le obliga a no poner limitaciones al trabajo de auditor, a aceptar que el examen del auditor se extienda en la forma, grado y oportunidad que el mismo auditor considere conveniente.
Por otro lado, el cliente debe entender que si, por razones relativas al costo de auditoria o por otro motivo particular, él pone limitaciones o condiciones al trabajo a realizarse, tales como la omisión de algunos procedimientos de auditoria, estas limitaciones se verán reflejadas en el dictamen que recibirá sobre los estados financieros.
Es evidente que el cliente puede determinar bien el tipo de dictamen que va a recibir o bien las restricciones que va a imponer al trabajo del auditor, pero nunca ambas cosas simultáneamente. Esta posición, su significado y alcance y las trascendencias que tenga sobre los distintos elementos determinantes del negocio: el costo del trabajo, el dictamen que se podrá rendir, etc., deben ser claramente comprendidos y entendidos por el cliente y por el auditor. De ahí que sea necesario que el auditor adquiera la convicción completa de que las condiciones del trabajo han sido entendidas por él y por el cliente en el mismo sentido y con el mismo alcance.
c) Los objetivos particulares de cada fase del trabajo de auditoria

En cada fase del trabajo de auditoria el auditor tiene que cerciorarse de ciertos hechos por ejemplo, de la existencia real de la relación jurídica crediticia para el caso de cuentas por cobrar, o de la falta de restricciones en la disponibilidad de fondos de cuentas de cheques para el caso de existencias en bancos. Estos objetivos particulares de cada fase del trabajo de auditoria, aun cuando fundados en el objetivo general de la auditoria, son distintos para cada grupo de cuentas o partidas examinadas y están determinados por los principios de contabilidad aplicables y por la clase de información y de evidencia comprobatoria que el auditor necesita con respecto a esas partida o grupo concretos.
Por ejemplo, el objetivo general de cerciorase de la existencia real de los activos, se transforma en objetivos concretos diferentes si es que estos activos son bienes tangibles, bienes intangibles o derechos. En cada uno de los casos el objetivo general es el mismo, pero los objetivos particulares diferentes.

d) Las características particulares de la empresa cuyos estados financieros se examinan

La forma de obtener la evidencia comprobatoria necesaria para sostener la opinión profesional del auditor, la clase de procedimientos a emplear, su extensión y su oportunidad, dependen en algún grado de las características particulares de la empresa examinada. La autenticidad de las existencias de inventarios, por ejemplo, se comprobaría de distinta manera si es que estos inventarios están reunidos en un solo almacén general, que si están dispersos en almacenes colocados en distintos lugares de una misma ciudad o de ciudades diferentes.
Para poder planear adecuadamente su trabajo, el auditor necesita conocer de antemano aquellas características de la empresa que hacer variar los procedimientos de auditoria que va a utilizar, su extensión o su oportunidad. Podemos clasificar estas características en los siguientes grupos:

1.- Las características de operación de la empresa

2.- Las condiciones jurídicas

3.- El sistema de control interno existente

Características operativas
La naturaleza de las operaciones que la empresa realiza puede hacer variar los procedimientos de auditoria aplicables en cada caso. No es lo mismo la revisión de ingresos en empresas que venden bienes tangibles, que en 3empresas que se dedican a prestar servicios. Por esa razón el auditor debe conocer las características de operación de la empresa que examina.
Estas características de operación se pueden referir a las operaciones normales, o sea las que constituyen el objeto propio de la empresa y dentro de éstas se encuentran: a) los grupos de las operaciones productivas o de ejecución del servicio; b) las operaciones productivas o de su actuación en los mercados como por ejemplo, la forma de ventas: directas, por agentes, por distribuidores, etc., y c) por último, las operaciones financieras, es decir, las relativas al otorgamiento y concesión de créditos activos y la obtención de créditos pasivos.
Junto a estas operaciones que se denominan normales u ordinarias por constituir el objeto propio de la empresa están las operaciones marginales y las extraordinarias. Se entiende por operaciones marginales aquellas que, sin constituir el objeto propio de la empresa, si constituyen una operación habitual, tal como sería el hecho de arrendar una parte del edificio propio cuando la empresa se dedica a la compra venta de mercancías.   Se entiende por operaciones extraordinarias aquellas que ni constituyen el objeto propio de la empresa ni se realizan habitualmente, tal como sería la venta de parte de los activos fijo de una empresa industrial
Características jurídicas
Las características jurídicas de una empresa se refieren a los elementos legales que conforman su personalidad, su posibilidad de realizar operaciones, su relación con el estado, etc. Entre éstas, son especialmente importantes las relativas a su constitución, tales como la forma de jurídica que tiene la empresa: empresa individual, asociación o sociedad civil. Sociedad mercantil, y dentro de éstas, las distintas formas que ellas tienen.
Forma también parte de las características jurídicas de la empresa el régimen de sus propiedades, es decir, la titulación y características de la propiedad sobre los bienes que posea y de las limitaciones y restricciones que puedan existir a esa propiedad, tales como la existencia de contratos de promesa de venta de reserva de dominio, de servidumbre, etc.
Son también parte importante de los elementos jurídicos de la empresa que el auditor debe conocer, los relativos a las condiciones de orden contractual por ejemplo: uso de patentes, regalías, etc., y los provenientes de la s decisiones de las asambleas de accionistas, tales como poderes de los mismos para la gerencia y realización de actos en nombre y representación de la empresa.

ALCANCE Y LIMITACIONES

El presente boletín se refiera a la planeación y supervisión que deberá ejercer el contador público sobre cualquier trabajo tendiente a expresar una opinión profesional, a fin de cumplir con la primera de las normas de auditoria relativas a la ejecución del trabajo. Esta norma señala que: “el trabajo de auditoria debe ser planeado adecuadamente y si se usan ayudantes, éstos deben ser supervisados de manera apropiada”

OBJETIVO
El objetivo de este boletín es establecer y explicar los procedimientos para la aplicación práctica de los pronunciamientos relativos a la planeación y supervisión del trabajo de auditoria.

PRONUNCIAMIENTOS NORMATIVOS RELATIVOS A LA PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA.

Para planear adecuadamente el trabajo de auditoria el auditor debe conocer:

a) Los objetivos, condiciones y limitaciones del trabajo concreto que se va a realizar.
b) Las características particulares de la empresa cuya información financiera se examina, incluyendo dentro de este concepto las características de operación, sus condiciones jurídicas y el sistema de control interno existente.

La planeación de la auditoria puede verse afectada dependiendo del fin específico del trabajo a realizar, por ejemplo la adquisición de un negocio, la solicitud de un crédito bancario, la realización de una emisión de obligaciones, etc.
El conocimiento de las características de operación se refiere tanto a las normales (productivas, comerciales y financieras) que constituyen el objeto propio de la empresa, así como a las marginales o extraordinarias.
Las condiciones jurídicas de una empresa se refieren a: los documentos legales que conforman su personalidad, su posibilidad de realizar operaciones, su organización, su relación con el estado, el régimen de sus propiedades, las condiciones de orden contractual, etc.
El sistema de control interno constituye el elemento más importante sobre el que descansa la planeación de la auditoria. Su estudio y evaluación constituyen otra norma de ejecución del trabajo que se describe en un boletín por separado.
La planeación implica prever cuales procedimientos de auditoria van a emplearse, la extensión y oportunidad en que van a ser utilizados y el personal que debe intervenir en el trabajo.
La información necesaria para planear adecuadamente el trabajo de auditoria se obtiene de muy diversas maneras, de acuerdo con la naturaleza y las condiciones particulares de la empresa, dentro de las cuales destacan las siguientes:
a) Entrevistas con el cliente para determinar el objetivo, las condiciones y limitaciones del trabajo, el tiempo a emplear, los honorarios y los gastos, la coordinación del trabajo de auditoria con el personal del cliente, y todos aquellos puntos que, por su naturaleza, ameriten ser definidos antes de la iniciación del trabajo.
b) Visitas a las instalaciones y observación de las operaciones para conocer las características operativas de la empresa y el sistema de control interno.
c) Entrevistas con funcionarios para obtener información sobre las políticas generales de la empresa, tanto las relativas a producción como el aspecto comercial y financiero, y las referentes a los criterios de contabilización.
d) Lectura de algunos documentos que se relacionen con la situación jurídica de la empresa
e) Lectura de los estados financieros para obtener información básica sobre el volumen y la naturaleza de las operaciones de la empresa.
f) Revisión de informes y papeles de trabajo de auditorias anteriores, para aprovechar la experiencia acumulada
g) Estudio y evaluación preliminar del sistema de control interno.

Una vez obtenida la información necesaria, el contador público podrá prever cuales procedimientos de auditoria van a emplearse, la extensión y la oportunidad en que van a ser utilizados y el personal que debe intervenir en el trabajo.
El auditor debe dejar evidencia en sus papeles de trabajo de haber planeado la auditoria.
El resultado de la planeación de la auditoria se refleja finalmente en un programa de trabajo.
La planeación no debe entenderse únicamente como una etapa inicial anterior a la ejecución del trabajo, sino que ésta debe continuar a través de todo el desarrollo de la auditoria. De igual manera, como se comentará más adelante, la supervisión no debe entenderse como una etapa final, sino que se inicia desde la planeación misma en la medida en que ésta se delegue en otras personas.

PRONUNCIAMIENTOS NORMATIVOS RELATIVOS A LA SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA.

La supervisión debe ejercerse en proporción inversa a la experiencia, la preparación técnica y la capacidad profesional del auditor supervisado.
La supervisión debe ejercerse en todos los niveles o categorías del personal que intervenga en el trabajo de auditoria.
De acuerdo con la organización del despacho podrán existir diversos niveles de experiencias en su estructura como son el propio contador publico o socios del despecho y los auditores con diferentes grados de experiencia y responsabilidad.
Las situaciones que pueden presentarse en la práctica son muy variadas en lo que se refiere al personal que participa en la planeación en el desarrollo del trabajo y la terminación del mismo, por lo que la supervisión debe hacerse en función a esas situaciones particulares y de la estructura del despacho. Sin embargo todo trabajo ejecutado debe estar supervisado por una persona de mayor experiencia y capacidad profesional, de tal manera que el contador público asuma la responsabilidad total del trabajo como si lo hubiera hecho personalmente.
No sólo hay que atender a la experiencia para decidir sobre el grado de supervisión a ejercer; también hay que considerar el grado de entrenamiento técnico y capacidad profesional como auditor. Una persona puede tener un alto grado de preparación técnica escolar y, sin embargo, carecer de la aptitud profesional como auditor y por lo mismo, requerir de mayor supervisión que otros con menos preparación técnica pero con mayor aptitud para el trabajo de auditoria.
La supervisión debe ejercerse en las etapas de planeación, ejecución y terminación del trabajo.
La supervisión en la etapa de planeación de la auditoria comprende:

a) Análisis de los grados de experiencia y capacidad profesional de los auditores que participarán en el trabajo, para asegurarse de que son los adecuados. Si por alguna razón existe cierta capacidad inferior o superior a la requerida, se corregirá con mayor supervisión en el primer caso o con una supervisión menos, pero directa, del contador público que dictamina, en el segundo.
b) La revisión del plan general de trabajo, así como la definición de los objetivos que se persiguen en el examen, con las personas que van a ejecutarlo o supervisarlo, para asegurarse de que se darán los pasos necesarios tendientes a lograr un trabajo de máxima calidad profesional.
c) Discusión del plan de trabajo preparado por el auditor encargado. En esta etapa se evalúan los alcances de los procedimientos que se van a aplicar en cada una de las áreas para ajustarlos de acuerdo con la eficiencia del control interno del cliente y con los objetivos del trabajo. En este aspecto la supervisión es muy importante, porque con ello se da cumplimiento a la norma de auditoria que obliga a adecuar las pruebas en función del control interno existente.
d) Discusión y fijación del presupuesto de tiempo que va a utilizar el personal que participe en el trabajo.

Debe dejarse en los papeles de trabajo evidencia de la supervisión ejercida.
Es indispensable dejar evidencia de la supervisión ejercida, puesto que es necesaria para la supervisión en el nivel inmediato superior, hasta llegar al contador público que dictamina. Además existe la posibilidad de que dicho contador tenga, en un momento dado, que probar que cumplió con las normas personales y de ejecución del trabajo correspondiente.
La evidencia de la supervisión debe quedar incluida en los papeles de trabajo; sin embargo, parte de ella puede quedar en cartas al cliente o memorando de carácter interno sobre problemas específicos.
Es recomendable dejar evidencia de la supervisión del trabajo en las siguientes formas:

a) Poniendo su inicial sobre los papeles preparados por los auditores o supervisores. Es conveniente que el contador público que dictamina iníciale aquellos papeles que por su importancia lo ameriten
b) Haciendo anotaciones en papeles de trabajo, completando las efectuadas por los auditores de menos experiencia para describir de mejor manera el trabajo efectuado y las conclusiones.
c) Preparando informes sobre la actuación de los auditores en donde normalmente se indiquen los trabajos que efectuaron, la efectividad con que los hicieron, el grado de preparación técnica y el grado de capacidad alcanzada.
d) Mediante cuestionarios de supervisión diseñados para diferentes niveles.

e) Mediante la preparación de un memorándum resumen de la revisión que ayude, tanto al personal que realiza el trabajo de auditoria, como a las diferentes personas que desarrollan funciones de supervisión, incluyendo al contador público que dictamina, a cerciorarse de que la auditoria fue realizada de acuerdo a las normas de auditoria. Este memorándum resume información que ya se encuentra en los papeles de trabajo de la auditoria: limitaciones sobre el alcance, problemas especiales encontrados y su solución, decisiones sobre ajustes, cambios en prácticas contables, operaciones discontinuadas, situaciones irregulares, incertidumbre, contingencias y otros.
VENTAJAS
Planear la auditoria es obligatorio para el auditor ya que esto es una norma de auditoria relativa a la ejecución del trabajo, pero además planear el trabajo a realizar representa grandes ventajas que lo convierten en una necesidad.
a) Permite visualizar el trabajo total y concluir sobre el tiempo probable de ejecución y consecuentemente, la fecha de entrega de la opinión (dictamen).
b) Al proporcionar un panorama total del trabajo facilita el estudio inmediato de los problemas más importantes.
c) Muestra el trabajo realizado y por realizar.
d) Evita duplicidad de labores.
e) Evita titubeos ya que señala claramente la acción concreta a desarrollar.
f) Permite distribuir el trabajo y coordinarlo.
g) En general da seguridad al mostrar por escrito lo que se ha de hacer y elimina las eventualidades de la memoria.

PLANEACION ESTRATEGICA DE LA AUDIORIA
CONCEPTO:
Las etapas de la auditoria se pueden sintetizar como sigue:

ETAPA OBJETIVO RESULTADO
Planificación Predeterminar procedimientos Memorando de planificación y programas de trabajo
Ejecución Obtener elementos de juicio, a través de la aplicación de los procedimientos planificados Evidencias documentadas en papeles de trabajo
Conclusión Emitir un juicio basado en la evidencia de auditoria obtenida en la etapa de ejecución Informe del auditor

Planear el trabajo de auditoria, es decir previamente cuáles son los procedimientos de auditoria que se van a emplear, cuál es la extensión que va a darse a esas pruebas, en que oportunidad se van a aplicar y cuáles son los papeles de trabajo en que van a registrarse sus resultados.
La planeación implica además, cuando es el caso, la designación de personal que debe intervenir en el trabajo.
Lo que se busca con la planificación son dos principales metas:
· Que la actividad resulte efectiva, permitiendo llegar al cumplimiento de los objetivos propuestos.
· Que la actividad resulte eficiente, es decir, que asegura la efectividad, la misma se alcance utilizando los recursos estrictamente necesarios
La planificación es una serie de operaciones que conducen a un fin específico; ese fin es determinar cuáles serán los procedimientos de auditoria a emplearse que permitan obtener la satisfacción necesaria para emitir una opinión.
La planificación puede dividirse en dos momentos. En el primero se define cuál será la estrategia a seguir sobre la base del conocimiento e información mantenida del ente a auditar, denominada planificación estratégica.   En el segundo momento, luego de definir la estrategia global, se discriminan para cada uno de los distintos componentes cuáles son los procedimientos a realizar para completar esa estrategia y se detalla como se llevará a cabo, denominada planificación detallada.

Planificación Estratégica Planificación Detallada
· Reunir el conocimiento acumulado.· Obtención de información adicional (analizar el negocio y sus riesgos inherentes, el ambiente del sistema de información, el ambiente de control, los cambios de las políticas contables)· Tomar decisiones preliminares para los componentes. · Definición de afirmaciones· Selección de procedimientos de auditoria· Preparación de programas de trabajo.

El objetivo último de la etapa de planificación es la determinación del enfoque de auditoria a aplicar y su consecuencia inmediata, la selección de los procedimientos particulares a ejecutar.
Normalmente esto se verá reflejado en un memorando de planificación que documenta las consideraciones analizadas durante toda la etapa, como así mismo los respectivos programas detallados de trabajo que indican de que forma, en qué momento y con qué alcance se ejecutarán los procedimientos seleccionados.

v B I B L I O G R A F Í A S

- Fernández Arena, José Antonio
“La Auditoria Administrativa”
Editorial. Diana

- Instituto Mexicano de Contadores Públicos/
     Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria
“Normas y Procedimientos de Auditoria”
IMCP

- Holmes Arthur W.
“Principios Básicos de Auditoria”
Editorial. CECSA

- Leonard, William P.
“Auditoria Administrativa”
Editorial Diana

- Rodríguez Valencia, Joaquín
“Sinopsis de Auditoria Administrativa”
Editorial Trillas.

- Mendívil Escalante, Víctor M.
“Elementos de Auditoria”
Editorial ECAFSA

- Slosse, Carlos A.
“Auditoria: un nuevo enfoque empresarial”
Ediciones Macchi

- Thevenet, Maurice
“Auditoria de la cultura empresarial”
Editorial Díaz de Santos

ETAPAS PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS

ETAPAS PARA EL DESARROLO DE LA AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS

INTRODUCCION

     La auditoría de estados financieros es el examen que efectúa el contador público independiente a los estados financieros de su cliente. Su objetivo es la revisión total o parcial de estados financieros, con un criterio y un punto de vista independiente, con objeto de expresar una opinión respecto a ellos para efectos ante terceros.

     La auditoría de estados financieros ha sido y es, una de las áreas de actuación del contador público que mayor impulso ha recibido tanto de organizaciones educativas como de instituciones profesionales e investigadores particulares. Esta disciplina ha sido el pilar para el desarrollo y surgimiento de otros tipos de auditoría.

     El practicante de la auditoría de estados financieros deberá tener siempre a la mano como requisito indispensable para su ejercicio, los boletines en materia de Principios de Contabilidad generalmente aceptados y los boletines de Normas y Procedimientos de Auditoría emitidos por la referida organización profesional; ya que son disposiciones reconocidas y aceptadas por la profesión organizada en torno al Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
La información financiera es importante para los accionistas, acreedores, inversionistas y terceros interesados en la empresa, ya que es útil y confiable para la toma de decisiones.
     Son tres las etapas a considerar en un trabajo de examen de estados financieros a practicar por un contador público independiente: Preliminar, Intermedia y Final.

I. Etapa preliminar
a) Planeación técnica y administrativa de la auditoría.
b) Elaboración de programas de auditoría.
c) Presentación del primer informe de sugerencias al control interno y mejora a procesos de operación.

II. Etapa intermedia. Inicio de la Auditoría

III. Etapa Final. Conclusión de la Auditoría
a) Examen final.
b) Cierre de la auditoría.

1. ETAPA PRELIMINAR

OBJETIVO
La etapa preliminar en una auditoría de estados financieros tiene como objetivo identificar y sentar las bases sobre las cuales se llevará a cabo un examen de estados financieros.
Esta etapa se inicia, de hecho, desde el momento mismo en que un Contador Público independiente es llamado por el dueño o representante legal de una entidad para solicitarle sus servicios.
De este modo el C.P. establecerá un primer contacto con la entidad a auditar y procederá, en seguida, a efectuar un estudio y evaluación de la organización, de sus sistemas y procedimientos, de su sistema de control interno, del análisis de sus factores clave de operación.
Una vez que los servicios han sido formalmente aceptados y contratados, el C.P. procederá a efectuar la planeación definitiva de su auditoría ampliando, para tal propósito, la investigación de aquellos conceptos que no fueron cubiertos con profundidad y amplitud en la planeación previa.
Obtendrá un ejemplar de los últimos estados financieros de que disponga la entidad. En este punto es de suponerse que la entidad está previendo con oportunidad el que sean examinados sus estados financieros.
En esta etapa se diseñarán las cédulas de auditoría a utilizar durante la revisión, se programará la asignación de auditores y las tareas que se les encomendarán. Se elaborarán los programas de auditoría a utilizar.

PROGRAMAS DE AUDITORIA

Durante el desarrollo de la etapa preliminar conviene que el auditor desarrolle los programas específicos de auditoría que van a ser utilizados durante la revisión; ello a efecto de conectar el conocimiento que hasta ese momento se tiene de la entidad con los elementos técnicos que de se dispondrá para auditarla.

INFORME DE SUGERENCIAS

Derivado de todos los análisis, evaluaciones e investigaciones, ya debió de haberse hecho un conocimiento de la entidad, siendo el momento oportuno para preparar y hacer entrega de un informe a la administración de la entidad donde contemple todas las observaciones y debilidades que detectó, así como las medidas que sugiera para su corrección. Esta actitud lleva un doble beneficio: para la propia entidad es obvio de mejorar y eficientar su administración y operación; y para el auditor al prestar un servicio más constructivo y profesional.

2. ETAPA INTERMEDIA

     Su objetivo es el efectuar pruebas de los registros, procedimientos y explicaciones dadas por el cliente con el propósito de determinar el grado de confianza que se puede tener en ellos. Iniciar los trabajos de auditoría de resultados de operación y otras pruebas a fin de reducir la carga de trabajo en la etapa final.
     En esta etapa se efectuarán pruebas que permitan corroborar la calidad del control interno existente en la entidad; pruebas que servirán de base para determinar el alcance del examen a practicar y la oportunidad en la aplicación de los procedimientos de auditoría. Se definirá el plan de muestreo a seguir.
     Es práctica común que durante la etapa intermedia de un trabajo de revisión de información financiera, se inicie en sí la auditoría partiendo del examen de las transacciones efectuadas durante los primeros meses de operación. De lo anterior se deriva que en la etapa intermedia, además de otros puntos, se revisarán los resultados de operación conocidos hasta el momento.
     También resulta conveniente el reducir la carga de trabajo en la etapa final de la auditoría que durante la etapa intermedia se vayan adelantando algunos trabajos del examen de saldos de balance, siempre y cuando la calidad del control interno instaurado y la confianza del auditor en su cliente lo permitan.
     En esta etapa, el contador público dará seguimiento a que se hayan dado efecto a las correcciones o sugerencias en materia de control interno presentadas a su cliente, derivadas de sus hallazgos detectados durante la etapa preliminar.

3. ETAPA FINAL

     Su objetivo es el de concluir con el trabajo de auditoría en su conjunto. En esta etapa independientemente del examen realizado sobre todas las partidas que integran todo ese universo, procederá a efectuar pruebas globales de dichas transacciones para cerrar el círculo de la revisión de este aspecto. Dentro de las pruebas globales se pueden señalar las siguientes: cálculos totales de intereses sobre créditos recibidos u otorgados, cómputo de las depreciaciones cargadas a resultados del ejercicio contra sus correspondientes abonos a cuentas complementarias de activo fijo, etc.
En virtud de que durante la etapa intermedia ya se revisaron algunos meses de transacciones, procede en la etapa final el examen de los meses que quedaron pendientes de revisión.
Se llevarán a cabo pruebas de corte para cerciorarse que las transacciones han sido registradas en el período a que corresponden. Debido a que las transacciones más críticas son las registradas durante los últimos días cercanos a la fecha del balance general.
Finalmente, y una vez que ya se concluyó con la revisión de las transacciones sucedidas durante el ejercicio sujeto a auditoría, procede en esta etapa el examen de los saldos finales ( cierre de ejercicio ) del balance general. Se llevarán a cabo las conexiones de aquellas cuentas de balance cuyos saldos fueron examinados en fechas anteriores al cierre, según lo comentado en la etapa intermedia.

CIERRE DE LA AUDITORIA

Durante el desarrollo de la auditoría el contador público ha determinado la necesidad de que la entidad auditada dé efecto a ajustes y reclasificaciones en su contabilidad a afecto de que sus estados financieros reflejen una razonable situación financiera y resultados de operación. Toca al auditor en este momento presentar a la consideración de la administración la propuesta de sus ajustes y reclasificaciones, discutirlos y, una vez aceptados, registrarlos.
El punto final, cuando ya se cubrieron todas las etapas para el desarrollo de la auditoría de estados financieros, corresponde a la elaboración del dictamen correspondiente.
El objetivo del examen de estados financieros es el de expresar una opinión profesional independiente respecto a si dichos estados presentan la situación financiera , los resultados de operaciones, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de una empresa, de acuerdo con principios de contabilidad. Se considera que las notas a los estados financieros son parte integrante de dichos estados.
Para los propietarios, acreedores y terceros interesados en una empresa resulta de primordial importancia, el contar con información útil y confiable para la toma de decisiones adecuadas.
En virtud de que los estados financieros constituyen un instrumento utilizado por la administración de una empresa para dar a conocer información de carácter económico sobre la entidad, nace la conveniencia de que un profesional independiente revise su contenido, a través de una auditoría, para determinar su grado de confiabilidad.
Hechos Posteriores al Cierre del Ejercicio.
     Existen dos tipos de hechos posteriores que requieren ser considerados por el auditor:
1. Hechos que proporcionan evidencia adicional en relación a condiciones existentes a la fecha del balance general y que afectan las estimaciones inherentes al proceso de elaboración de estados financieros.
2. Hechos que proporcionan evidencia en relación con condiciones que no existían a la fecha del balance general auditado, pero que deben ser objeto de revelación a través de notas a los estados financieros, aún cuando dichos estados no deben ajustarse por estos hechos.
Discusion de ajustes y reclasificaciones.
     Durante el desarrollo de la auditoría el contador público ha determinado la necesidad de que la entidad auditada dé efecto a ajustes y reclasificaciones en su contabilidad a efecto de que sus estados financieros reflejen una razonable situación financiera y resultados de operación. Toca al auditor en este momento presentar a la consideración de la administración la propuesta de sus ajustes y reclasificaciones, discutirlos y, una vez aceptados registrarlos.
     Este es uno de los momentos más finos y delicados de la auditoría en virtud de que si la administración de la entidad auditada se niega a dar efecto a alguno o algunos de los ajustes y reclasificaciones propuestos por el auditor, dicha actitud puede provocar la emisión de un dictamen con salvedades, negativo o abstenerse el auditor de opinar.
Elaboracion del Dictamen.
     El punto final, cuando ya se cubrieron todas las etapas para el desarrollo de la auditoría de estados financieros, corresponde a la elaboración del dictamen correspondiente, su eventual discusión con la administración y su presentación o entrega al destinatario final: su cliente y autoridades hacendarias en tratándose de un dictamen para fines fiscales.
     Antes de esa entrega final, el auditor habrá de constatar que se dieron efecto en los registros contables a todos los ajustes y reclasificaciones propuestos y que los saldos finales que arroja la contabilidad coinciden con los reportados en su dictamen y estados financieros que le son relativos.
METODOLOGÍA
Se deberá investigar si la entidad interpreta agresivamente los principios de contabilidad, si se rehúsa a aceptar y registrar los ajustes de auditoría o si la administración busca distorsionar las utilidades o mostrar un crecimiento constante de ellas, en ausencia de un incremento real. El auditor también deberá considerar la existencia de un número significativo de transacciones con partes relacionadas fuera del curso normal de los negocios; si se observan las operaciones sin una justificación económica sustancial (en el período pasado o en el actual); o bien, si la entidad está planeando o negociando financiamientos nuevos o de importancia tal que sus términos pudieran influir los resultados financieros.
La metodología a aplicar para un examen de información financiera lleva el mismo orden secuencial de las etapas a seguir para el desarrollo de una auditoría de estados financieros.
1. ETAPA PRELIMINAR

a) Planeación técnica y administrativa de la auditoría.
· Primer contacto con la entidad a auditar, entrevistas y observación;
· Estudio y evaluación de su organización;
· Estudio y evaluación de sus sistemas y procedimientos;
· Estudio y evaluación de flujogramas;
· Estudio y evaluación de su sistema de control interno;
· Análisis factorial;
· Estudio evaluación de la función de auditoría interna:
· Comunicaciones con el auditor predecesor;
· Obtención de información y documentación complementaria que permitirá al contador público, allegarse de elementos básicos e indispensables para presentar a su cliente una propuesta de prestación de servicios profesionales.

b) Elaboración de programas de auditoría.
c) Presentación del primer informe de sugerencias al control interno y mejora a procesos de operación.

2. ETAPA INTERMEDIA. INICIO DE LA AUDITORIA.

· Efectuar pruebas para confirmar la calidad del control interno;
· Efectuar examen de las transacciones efectuadas en lo que va del ejercicio;
· Adelantar, en lo posible, el examen de cuentas de balance: inspección física de mobiliario, planta y equipo, circularizaciones para mejorar el control interno y la operación.

3. ETAPA FINAL. CONCLUSION DE LA AUDITORIA.

a) Examen final
· Examen de las transacciones no cubiertas en la etapa intermedia;
· Pruebas globales de transacciones;
· Examen de saldos finales de balance;
· Investigación en la situación financiera y resultados de operación.
b) Cierre de la auditoría
· Declaraciones de la administración;
· Informe final de sugerencias;
· Cierre de libros de la entidad auditada:
· Elaboración del dictamen.

BIBLIOGRAFIA

"Elementos de Auditoría"
Autor: Victor Manuel Mendívil Escalante
Ed. ECAFSA
Año: 1997
22a. Reimpresión

ESTUDIO DEL EXAMEN DE INFORMACION FINANCIERA

ESTUDIO DEL EXAMEN DE INFORMACIÓN FINANCIERA
INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo, se estudiara el examen de información financiera, desde los procedimientos de auditoria, los papeles de trabajo, hojas de trabajo, etc.

Toda la actividad del auditor, desde la balanza de comprobación, que fue el origen del balance, hasta los informes y dictámenes que rinde como resultado de su trabajo, forman el, o los legajos que integran los papeles de trabajo relativos al ejercicio cuyo balance final se examina y dictamina.

Los papeles de trabajo son instrumentos de importancia vital en la profesión de auditoria. Estos son el anexo que conecta los registros del cliente con el informe de los auditores. El trabajo de un auditor gira en torno de la preparación sistemática de una serie de papeles de trabajo,, los auditores pueden preparar con ellos un informe sobre la posición financiera y las operaciones del cliente. Durante el curso de la comprobación de los estados financieros, los auditores analizan las cuentas de mayor, redactan asientos de ajuste para corregir errores de cantidad y errores en los principios contables.

El propósito de los auditores al proponer un asiento de ajuste es modificar los estados financieros a fin de que presenten razonablemente la posición financiera y los resultados de las operaciones de la compañía.

Por otro lado se hablara del archivo permanente, el cual es un dispositivo que ahorra tiempo, porque los cambios corrientes en estas cuentas solo tienen que agregarse a los papeles permanentes sin que figuren entre los papeles de trabajo actuales.

ESTUDIO DEL EXAMEN DE INFORMACIÓN FINANCIERA

OBJETIVO

Estudiar los elementos técnicos y profesionales que inciden en un examen de información financiera, que tiene como objetivo la revisión total o parcial de estados financieros, con un criterio y punto de vista independiente, con objeto de expresar una opinión respecto a ellos para efectos ante terceros.

METODOLOGÍA

La metodología a aplicar para un examen de información financiera es:
Etapa preliminar:
a) Planeación técnica y administrativa de la auditoria.
O Primer contacto con la entidad a auditar, entrevistas y observación;
O Estudio y evaluación de su organización;
O Estudio y evaluación de sus sistemas y procedimientos;
O Estudio y evaluación de flujogramas
O Estudio y evaluación de su sistema de control interno;
O Análisis factorial;
O Estudio y evaluación de la función de auditoria interna;
O Comunicaciones con el auditor predecesor;
O Obtención de información y documentación complementaria que permitirá al C.P., en su carácter de auditor externo de estados financieros, allegarse de elementos básicos e indispensables para presentar a su cliente una propuesta de prestación de servicios profesionales;
O Aceptación de la propuesta.
b) Elaboración de programas de auditoria
c) Presentación del primer informe de sugerencias al control interno y mejora a procesos de operación.

Etapa intermedia. Inicio de la auditoria
O Efectuar pruebas para confirmar la calidad del control interno;
O Efectuar examen de las transacciones(ingresos, costos, gastos)efectuados en lo que va del ejercicio;
O Adelantar el examen de cuentas de balance: Inspección física de mobiliario, planta y equipo; circularizaciones; inventarios físicos.
O Verificar se haya dado efecto, por parte de la autoridad auditada, a sugerencias presentadas por el auditor a su cliente para mejorar el control interno y la operación.

Etapa final. Conclusión de la Auditoria.
a) Examen final
O Examen de las transacciones no cubiertas en la etapa intermedia;
O Pruebas globales de transacciones;
O Examen de saldos finales de balance;
O Investigación de hechos posteriores al cierre del ejercicio y su impacto en la situación financiera y resultados de operación.

b) Cierre de la auditoria
O Declaraciones de la administración;
O Informe final de sugerencias;
O Cierre de libros de la entidad auditada;
O Elaboración del dictamen.

Los estados financieros básicos son aquellos que han sido preparados de acuerdo con bases específicas diferentes a los principios de contabilidad.
LOS CUATRO ESTADOS FINANCIEROS FUNDAMENTALES
las sociedades anónimas están obligadas a presentar en la asamblea anual de accionistas:
1. Un estado que muestre la situación financiera de la sociedad, es decir, Un balance general al cierre del ejercicio.
2. Un estado que muestre, debidamente explicados y clasificados, los resultados de la sociedad durante el ejercicio, conocido en Contabilidad como estado de Pérdidas y Ganancias o estado de Ingresos.
3. Un estado que muestre los Cambios en la Situación Financiera durante el ejercicio, que en la profesión se ha interpretado como el Estado de origen y Aplicación de fondos o de Cambios en el efectivo e inversiones temporales.
4. Un estado de cambios en las partidas que integran el patrimonio social durante el ejercicio.

Estos cuatro documentos están estrechamente ligados entre sí, por lo cual el practicar lo que genéricamente hemos llamado auditoria del balance, la verificación que se practique incluye la de los cuatro estados mencionados.
OBTENCIÓN DE EVIDENCIA SUFICIENTE Y COMPETENTE

La evidencia comprobatoria de esta Comisión, establece que “la evidencia comprobatoria es suficiente y competente cuando se refiere a hechos, circunstancias o criterios que realmente tiene relevancia cualitativa dentro de lo examinado y las pruebas de auditoria realizadas, ya sea por los resultados de una sola o por la concurrencia de varias, son válidas y apropiadas para que el auditor llegue a adquirir la certeza moral (grado de seguridad y confianza para emitir su opinión sobre los estados financieros) de que los hechos que está tratando de comprobar los criterios cuya corrección está juzgando, han quedado satisfactoriamente comprobados”.

Para obtener la evidencia comprobatoria, el auditor aplicará procedimientos de auditoria para concluir respecto a la razonabilidad de la información financiera. Las pruebas que aplicará el auditor pueden ser de dos tipos: de cumplimiento y sustantivas.

El estudio del examen de la información financiera se puede resumir en cinco puntos generales:
Concepto y Contenido
Principios de Contabilidad
Objetivo
Control Interno
Procedimientos

La opinión del Auditor sobre los estados financieros se expresa de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados aplicándolos de manera consistente.

La auditoria tiene como finalidad determinar la corrección de las cifras contables y verificar su correcto registro.

El estudio del Control Interno es el más importante ya que se examina en forma más detallada la estructura de la empresa.

Los procedimientos de auditoria se aplican atendiendo las características de cada cuenta.

OBTENCIÓN DE LA BALANZA DE COMPROBACIÓN

El área de contabilidad proporcionará al auditor un ejemplar de su balanza de comprobación, de cierre de ejercicio, cuidando que ésta reúna las dos siguientes característica:
1) Que sea definitiva
2) Que no se "neteen" los resultados de operación en la cuenta global de Resultado del ejercicio. Al auditor se le informarán los saldos finales de cada cuenta de resultados en virtud de que sobre ellos llevará a cabo su revisión.

Una vez en poder del auditor la balanza de comprobación, procederá a vaciar los datos en una Hoja de Trabajo que preverá las siguientes columnas, con sus respectivas secciones de Debe y haber.
O Saldos iniciales (los que arroja la balanza de comprobación)
O Asientos de ajuste
O Asientos de reclasificación
O Columna de referencia para anotar el número de ajuste o reclasificación
O Saldos ajustados y reclasificados
O Saldos finales de balance
O Columna de referencia para anotar el índice de referencia hacia papeles de trabajo
O Saldos finales de resultados

La auditoria financiera puede ser total o parcial. En el caso de ser total, o sea a los estados financieros en su conjunto, es por completo aplicable el control y seguimiento de la auditoria partiendo de la balanza de comprobación. En el caso de tratarse de una revisión parcial, es relativa la utilización y uso de tal balanza.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A APLICAR A LA INFORMACIÓN FINANCIERA
OBJETIVO.
Su objetivo es la conjugación de elementos técnicos cuya aplicación servirá de guía u orientación sistemática y ordenada para que el auditor pueda allegarse de elementos informativos que, al ser examinado, le proporcionarán bases para rendir su informe o emitir su opinión.

ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Dado el hecho de que muchas de las operaciones de las empresas son de características repetitivas y forman cantidades numerosas de operaciones individuales no es posible, generalmente, realizar un examen detallado de todas las partidas individuales que forman una partida global. Por esa razón, se recurre al procedimiento de examinar una muestra representativa de las partidas individuales, para derivar del resultado del examen de tal muestra, una opinión general sobre la partida global. A este procedimiento se le conoce con el nombre de pruebas selectivas.

OPORTUNIDAD EN LA APLICACIÓN DE LOS
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

La época en que los procedimientos de auditoria se van a aplicar se le llama oportunidad.

No es indispensable, y a veces no es conveniente, realizar los procedimientos de auditoria relativos a la auditoria financiera, a la fecha a que se refieren los estados financieros. Muchos procedimientos de auditoria son más útiles y se aplican mejor en una fecha anterior o posterior.

Las normas de auditoria generalmente aceptadas, indican que el auditor, mediante sus procedimientos de auditoria, deben obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para su opinión y asesorarse, para obtener evidencia que le permita reunir elementos de juicio suficientes sobre dichos aspectos.

En consecuencia, no obstante que ciertas cifras o declaraciones informativas contenidas en los estados financieros se encuentran respaldadas por informes, opiniones, valuaciones, declaraciones..., resultantes de trabajos efectuados por especialistas y sean responsabilidad primaria de la administración de la empresa, el auditor, al practicar un examen de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas, también debe cubrir como parte de su auditoria, la revisión de los trabajos realizados por un especialista, enfocando su atención hacia aquellos elementos objetivos susceptibles de comprobar y a la evaluación general de la razonabilidad de los resultados obtenidos en función a su conocimiento del negocio del cliente y de las conclusiones derivadas de la aplicación de sus propios procedimientos de auditoria, con el propósito de establecer los procedimientos de auditoria.

Conocer los eventos o transacciones que hayan requerido o requieran del trabajo de un especialista, dando consideración a:

* La importancia de la partida involucrada con relación a los estados financieros tomados en su conjunto.
* La naturaleza y complejidad del asunto, incluyendo el riesgo de error inherente.
* Cualquier evidencia de auditoria con que ya se cuente.

Evaluar si se trata de un evento o transacción que requiera de su registro contable o únicamente su revelación en los estados financieros.

* Valuación de cierto tipo de activos, tales como inmuebles, maquinaria y equipo, obras de arte, piedras preciosas,...
* Determinación de cantidades o condiciones físicas de activos, tales como reservas de mineral, materiales almacenados a granel, vida útil remanente de instalaciones o equipos,...
* Determinación de cifras mediante la aplicación de técnicas o métodos especializados, como pueden ser cálculos actuariales.
* Medición de grados de avance de obras o trabajos en proceso, para efectos de reconocer ingresos y costos.
* Interpretaciones técnicas de contratos, disposiciones legales o estatutarias, reglamentos, ...

Comprobar su adecuado registro contable.

Comprobar su adecuada revelación.

El auditor deberá cuidar los estados financieros contengan una adecuada revelación de estos hechos o transacciones, de tal suerte que la información mostrada pueda ser debidamente evaluada por los usuarios de los mismos.

Satisfacerse de la capacidad profesional e independencia del especialista.

Evaluar la razonabilidad de los resultados del trabajo del especialista.

Efectos de la evaluación del control interno sobre los procedimientos de auditoria.
A mayor calidad en el sistema de control interno instaurado en la entidad sujeta a auditoria, mayor será la confianza que va a depositar el auditor en él; provocándose con ello un menor número de pruebas de auditoria y en la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoria sobre dichas pruebas.

A menor grado de calidad en el sistema de control interno instaurado en la entidad sujeta a auditoria, menor será la confianza que va a depositar el auditor en él, provocándose con ello un mayor número de pruebas de auditoria y en una aplicación más amplia y estricta de las técnicas y procedimientos de auditoria sobre dichas pruebas.

Pese a la tecnología disponible para llevar a cabo tal evaluación, el proceso decisorio respecto a calificar la calidad del control interno está mucho en las manos y criterio del auditor que llevó a cabo tal evaluación. Por tal razón en está delicada y extremadamente importante calificación y decisión debe intervenir personal de alta y probada experiencia dentro de la firma. Y hacer del conocimiento de la administración de la entidad sujeta a auditoria tal decisión y los elementos que la soportan.

Corolario.- A mayor y mejor control interno, menos pruebas de auditoria y menos severidad en la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoria sobre esas pruebas = menos horas a invertir en la auditoria = menos costo de la auditoria. A menor y deficiente control interno, mayores pruebas de auditoria y más severidad en la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoria sobre esas pruebas = más horas a invertir en la auditoria = mayor costo de la auditoria

b) Procedimientos de auditoria.
Las referencias de los procedimientos están tomadas el Boletín 5010 de Normas y Procedimientos de Auditoria de la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria del Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

Procedimientos de Auditoria son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen mediante los cuales el contador público obtiene las bases para fundamentar su opinión.

Debido a que generalmente el auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para fundar su opinión en una sola prueba, es necesario examinar cada partida o conjunto de hechos mediante varias técnicas de aplicación simultánea o sucesiva. Por lo que en la práctica, la combinación de dos o más técnicas de auditoria da origen a los denominados Procedimientos de Auditoria.

La conjunción, en la práctica, de dos o más procedimientos de auditoria, deriva en Programa de Auditoria.

CLASIFICACION

Los procedimientos de auditoria se pueden clasificar en dos grandes grupos: los de aplicación general que son recomendables para cualquier tipo de auditoria y entidad en que se practique; y los de aplicación específica que tendrán que ser diseñados ex profeso para cada tipo de auditoria y, a su vez, adaptarlos en función de las características de la entidad sujeta a intervención.

Enseguida se detallan los números y nombres de boletines emitidos para la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria del Instituto Mexicano de Contadores Públicos para el caso de la auditoria de estados financieros.

Al tenor del párrafo precedente, los boletines de procedimientos de auditoria de aplicación general son ampliamente recomendables para otros tipos de auditorias, además de la referida de estados financiero; y los boletines de aplicación especifica, aún cuando estén diseñados para la auditoria multimencionada, son un buen modelo para que el practicante de la auditoria interna financiera se apoye en ellos para el diseño de sus propios procedimientos acorde a sus necesidades.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS DE APLICACIÓN GENERAL

5010 Procedimientos de auditoria de aplicación general
5020 Muestreo de auditoria
5030 Metodología para el estudio y evaluación del control interno
5040 Procedimientos de auditoria para el estudio y evaluación de la función de auditoria interna
5050 Utilización del trabajo de un especialista
5060 Partes relacionadas
5070 Comunicaciones entre el auditor sucesor y el auditor predecesor
5080 Efectos del procesamiento electrónico de datos en el examen del control interno.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS DE APLICACIÓN ESPECIFICA

5100 Efectivo e inversiones temporales
5110 Ingresos y cuentas por cobrar
5120 Inventarios y costo de ventas
5130 Pagos anticipados
5140 Procedimientos de Auditoria relacionados con estados financieros consolidados y combinados, y con la valuación de inversiones permanentes en acciones.
5150 Inmuebles, Maquinaria y equipo
5160 Intangibles
5170 Pasivos
5180 Estimaciones Contables
5190 Capital Contable
5200 Gastos
5210 Examen de remuneraciones al personal
5220 Contingencias no cuantificables y compromisos
5230 Hechos posteriores
5240 Procedimientos de auditoria aplicables a una revisión limitada sobre estados financieros intermedios
5250 Procedimientos de auditoria relativos a la opinión sobre el control interno contable.
5260 Comprobación del reconocimiento de los efectos de la inflación en los estados financieros.
5270 Utilización del trabajo de otros auditores

OTRAS DECLARACIONES DE LA COMISIÓN DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.

6010 Guía para el estudio y evaluación del control interno del ciclo de ingresos
6020 Guía para el estudio y evaluación del control interno del ciclo de compras
6030 Guía para el estudio y evaluación del control interno del ciclo de producción
6040 Guía para el estudio y evaluación del control interno del ciclo de nóminas
6050 Guía para el estudio y evaluación del control interno del ciclo de tesorería
6060 Muestreo estadístico en auditoria
6070 Consideraciones en la Auditoria de Negocios pequeños
6080 Carta para confirmar la prestación de servicios de Auditoria.

NATURALEZA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Los diferentes sistemas de organización, control, contabilidad y, en general, los detalles de operaciones de los negocios, hacen imposible establecer sistemas rígidos de pruebas para el examen de información financiera. Por e4sta razón el auditor deberá, aplicando su criterio profesional, decidir cuál técnica o procedimiento de auditoria o conjunto de ellos, serán aplicables en cada caso para obtener la certeza moral que fundamente una opinión objetiva y profesional.

EXTENSIÓN O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Dado el hecho de que muchas de las operaciones de las empresas son de características repetitivas y forman cantidades numerosas de operaciones individuales no es posible, generalmente, realizar un examen detallado de todas las partidas individuales que forman una partida global. Por esa razón, todas las partidas individuales que formen una partida global. Por esa razón, cuando se llenan los requisitos de multiplicidad de partidas y similitud entre ellas, se recurre al procedimiento de examinar una muestra representativa de las partidas individuales, para derivar del resultado del examen de tal muestra, una opinión general sobre la partida global. Este procedimiento, que no es exclusivo de la auditoria, sino que tiene aplicación en muchas otras disciplinas, en el campo de la auditoria se le conoce con el nombre de pruebas selectivas.
La relación de las partidas examinadas con el total de las partidas individuales que forman el universo, es lo que se conoce como extensión o alcance de los proce4dimientos de auditoria y su determinación es uno de los elementos más importantes en la planeación de la propia auditoria.

OPORTUNIDAD EN LA APLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

La época en que los procedimientos de auditoria se van a aplicar se le llama oportunidad.
No es indispensable, y a veces no es conveniente, realizar los procedimientos de auditoria relativos a la auditoria financiera, a la fecha a que se refieren los estados financieros. Muchos procedimientos de auditoria son más útiles y se aplican mejor en una fecha anterior o posterior.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.

CONCEPTO.
La aplicación de una técnica de auditoria a las evidencias comprobatorias se denomina procedimiento de auditoria.
Los procedimientos de auditoria son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros.
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos, define así los procedimientos de auditoria:
“Conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativos a los estados financieros examinados, y mediante las cuales el Contador Público obtiene las bases para fundamentar su opinión sobre los estados financieros sujetos a su examen.”
La combinación de dos o más técnicas de auditoria da origen a los denominados Procedimientos de auditoria. La conjugación, en la práctica de dos o más procedimientos de auditoria, deriva en Programas de auditoria. Y el conjunto de programas de auditoria da lugar al Plan de auditoria.

EXTENSIÓN O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS.

Se llama extensión o alcance a la amplitud que se da a los procedimientos, es decir la intensidad y profundidad con que se aplican prácticamente. El alcance lo determinan varios elementos pero el más importante es el grado de eficacia del control interno de la empresa.
Las entidades cuentan con recursos humano y recursos materiales que persiguen fines determinados.
Y de acuerdo con los objetivos o fines determinados que persiguen, estas tienen definido su “giro”. Por lo tanto basados en su giro u objetivo de su existencia, las entidades realizan operaciones económico-financieras
Las operaciones económico-financieras son registradas en la Contabilidad, para que a su vez, ésta, produzca información financiera que sirva a los interesados para la toma de decisiones.
Y es muy frecuente, de acuerdo con la actividad principal de la organización, que existan operaciones que se repiten constantemente.
Generalmente no es posible examinar todas y cada una de las partidas individuales que forman una partida global, sino que el auditor examina una muestra parcial de partidas individuales, a esto se le llama: método de pruebas selectivas.
El método de pruebas selectivas le sirve al auditor para: fundamentar su opinión general sobre la partida global.
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos menciona que:
“La relación que guarda el número de partidas individuales examinada con el número de partidas individuales que forman la partida total se denomina: extensión o alcance de los procedimientos de auditoria.
Y su determinación es uno de los elementos más importantes en la planeación de la auditoria.
Algunos elementos que debe tomar en cuenta el Auditor para determinar la extensión o alcance de los procedimientos de auditoria son:
A) El grado de eficacia del Control Interno.
B) El número de partidas que forman
C) El número de errores encontrados.
D) Etc.
No se pueden fijar reglas rígidas para determinar la extensión, sino que el criterio profesional del auditor juega un papel importante en la determinación de la extensión de los procedimientos de auditoria que le otorguen la suficiente certeza moral para fundamentar su opinión, objetiva y profesional.
OPORTUNIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA.

Es la época en que han de aplicarse los procedimientos al estudio de partidas especificas.
El trabajo de la auditoria puede desarrollarse antes del cierre del ejercicio o después del mismo.
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos dice:
“Muchos procedimientos de auditoria son más útiles y mejor aplicados si se realizan en épocas anteriores al cierre del ejercicio y otros deben ser utilizados en épocas posteriores a esa fecha. A la época en que los procedimientos de auditoria se van a aplicar se les llama su. OPORTUNIDAD.”

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA.

Es inconveniente clasificar los procedimientos ya que la experiencia y el criterio del auditor deciden las técnicas que integran el procedimiento en cada caso particular.
Los procedimientos se pueden clasificar en dos grandes grupos: los de aplicación general que son recomendables para cualquier tipo de auditoria y entidad en que se practique; y los de aplicación específica que tendrán que ser diseñados exprofeso para cada tipo de auditoria.
Los boletines de procedimientos de aplicación general son ampliamente recomendables para otros tipos de auditoria, además de la referida de estados financieros; y los boletines de aplicación específica, son un buen modelo para que el practicante se apoye en ellos para el diseño de sus propios procedimientos acordes a sus necesidades.

NATURALEZA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.

El auditor deberá, aplicando su criterio profesional, decidir cuál técnica o procedimiento de auditoria o conjunto de ellos, serán aplicables para cada caso particular y así tener la seguridad de un razonamiento justo y objetivo.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA RELACIONADOS CON ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS Y COMBINADOS, Y CON LA VALUACIÓN DE INVERSIONES PERMANENTES EN ACCIONES.

Generalidades.

En el boletín B-8 de la Comisión de Principios de Contabilidad, relativo a “Estados financieros consolidados y combinados, y valuación de inversiones permanentes en acciones”, se define a éstas últimas como aquéllas efectuadas en títulos representativos del capital social de otras empresas con la intención de mantenerlos por un plazo indefinido y que, además, generalmente se realizan para ejercer control o tener injerencia sobre otras empresas, aun cuando pudiera haber otras razones.

Por lo que se refiere a los estados financieros consolidados, en el citado boletín se indica lo siguiente:

“La información relativa a las relaciones de la compañía controladora y sus subsidiarias, con terceros, así como el efecto de estas relaciones en relaciones en la situación financiera y los resultados de operación

PROCEDIMIENTOS   QUE   SE   UTILIZAN   EN   DIFERENTES   CUENTAS.

Para la revisión de caja:

I. Arqueo: Principal procedimiento, consiste en efectuar un recuento físico.RECOMENDACIONESv Cuando existan varios fondos es conveniente establecer un control simultaneo de todos.v Solicitar la presencia de un funcionario que ratifique la actuación del Auditor.v Conocer el importe a arquear para comparar lo contado con los registros.v Al concluir el arqueo debe exigirse la firma de conformidad al responsable del fondo.v Si se determina alguna diferencia entre lo contado y el registro en libros, esta debe hacerse del conocimiento del funcionario y en conjunto proceder a su aclaración.

Para la revisión de bancos:

I. Confirmación bancaria: Enviar una carta al banco donde se maneja la cuenta bancaria, para solicitar el saldo que aparezca en la cuenta de cheques de la empresa.Para cumplir con esto, el I.M.C.P. y la Asociación de Banqueros de México, aprobaron en común una forma de solicitud de datos que es la que reconocen los bancos.Si el saldo entre los libros y el banco no coincide se aplica el procedimiento siguiente.

II. Conciliación de saldos: Determinar y analizar las partidas que establecen la diferencia entre el saldo en libros y el banco.Generalmente no coinciden por:v Depósitos y cheques en tránsito.v Cheques depositados no pagados, cargos por manejo, por cobranzas, comisiones, intereses, etc.v Movimientos erróneos.En los casos b) y c) procede la investigación y ajuste para establecer las partidas de conciliación correctas.

Para ambas cuentas:

I. Estudio y análisis de movimientos: Se debe aplicar simultáneamente a las cuentas de caja y bancos.Seleccionar un periodo cualquiera y revisar los movimientos registrados, para determinar si son normales y si se encuentran debidamente amparados.Las partidas que no parezcan corresponder a operaciones normales deben revisarse exhaustivamente.

II. Corte de ingreso y egreso: Se determinan claramente los últimos ingresos y los últimos pagos para concluir si el ejercicio examinado incluye las operaciones que le correspondan y no que se están registrando en periodos diferentes de los de su recepción o pago real.

PARA INVERSIONES EN VALORES.

I. Arqueo: Recuento físico de los títulos que amparan el saldo de inversiones relativo.

II. Confirmación: Si los valores están depositados, se debe escribir al depositario para que confirme la cantidad y características de los valores depositados.

III. Análisis de movimiento: Verificar las compras y ventas más importantes cuidando autorización y precio. De ser necesario indicar el motivo de la operación.

IV. Cálculo de rendimientos: Efectuar cálculos globales que tiendan a comprobar de manera aproximada la corrección de la totalidad de los productos obtenidos por este concepto.

V. Valuación: Verificar el valor de cotización de los títulos para juzgar si su presentación en los estados financieros es adecuada.

PARA DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR.

I. Confirmación de adeudo: Ø Circularización.Ø Enviar una carta para confirmar saldo deudor.

II. Cobros posteriores: Ø Verificar los pagos o las entregas parciales a las cuentas por cobrar realizados en días posteriores.

III. Arqueos de documentación: Ø Verificar la autenticidad del derecho a cobro a favor de la empresa.Ø Cuidar fecha de vencimiento, autenticidad de la firma del aceptante, etc.

IV. Análisis de saldos: Ø Estudiar los movimientos de las cuentas para determinar la corrección de las operaciones.

V. Conexión contra otras cuentas: Ø Aprovechar los efectos de la partida doble, esto es, que el saldo de una cuenta corresponde al saldo de otra cuenta.Ø Investigar ampliamente las diferencias.

VI. Estudio de la recuperabilidad: Ø Las cuentas por cobrar que presenten dudas respecto de su recuperabilidad deben ser castigadas por el importe que se considere incobrable.

PARA INVENTARIOS.

I. Inspección de la toma física de inventarios: Ø Recuento de los materiales a una fecha dada para determinar las cantidades reales de existencia.

II. Confirmación de material en poder de terceros: Ø Si se tiene mercancía en almacenes de depósito y/o en consignación, el auditor puede solicitar la ratificación de estas por escrito y puede también efectuar un recuento físico.

III. Estudio de la valuación: Ø Verificar precios de compra.Ø Examinar el sistema de costos.Ø Comparar contra precios de venta.Ø Estudiar el material que no tiene movimiento.

IV. Verificación de las operaciones aritméticas: Ø Ratificar los cálculos que determinan el importe total asignado a inventarios.

V. Revisión de las cifras actualizadas: Ø Verificar la correcta aplicación del boletín   B-10

PARA ACTIVO FIJO.

I. Inspección física y documental de altas: Ø Verificar que los activos adquiridos durante el ejercicio estén debidamente amparados con documentos.

II. Examen de bajas: Ø Verificar su autorización.Ø Si es por venta, verificar el ingreso de efectivo.Ø Revisar la corrección de la depreciación.

III. Depreciación: Ø Precisar el procedimiento y las bases, para juzgar su consistencia.

IV. Análisis de obras en proceso: Ø Cuidar que las partidas capitalizadas correspondan a conceptos normales, así como a las prácticas contables.

V. Revisión de las cifras actualizadas: Ø Verificar la correcta aplicación del boletín   B-10

PARA CARGOS DIFERIDOS.

I. Verificación documental: Ø Inspección de la documentación que ampara las erogaciones; obteniendo el detalle de todas las partidas.

II. Estudio del concepto y plazo de amortización: Ø Examinar la propiedad del concepto que se pretende diferir para establecer si existe la característica de beneficio futuro y si existe consistencia en su trato contable frente a erogaciones semejantes.

III. Amortización. Verificación de cálculos y consistencia: Ø Con las bases de amortización, efectuar un cálculo global sobre la parte amortizable en el ejercicio y ratificar el importe cargado, así como verificar su relación con el ejercicio anterior.

PARA CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR.

I. Solicitud de confirmación de adeudo: Ø Se pide al acreedor que conteste anotando el importe según sus propios registros.

II. Verificación de pagos posteriores: Ø Revisión de los desembolsos efectuados para liquidar pasivos.

III. Revisión de actas y contratos: Ø Revisar los acuerdos de la Asamblea de Accionistas y de juntas de Consejo así como contratos especiales.

IV. Conexión contra otras cuentas: Ø Relacionar el grupo de cuentas por pagar para determinar la corrección del pasivo relativo.

V. Análisis de movimientos: Ø Definir el plazo y las características del pasivo y su presentación.

VI. Certificación – Carta de gerencia: Ø Solicitud del Auditor de una declaración en el sentido de que los pasivos registrados constituyen todas las obligaciones de importancia y sin omisiones.

GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR.

I. Cálculos aritméticos: Ø Ratificar los cálculos de la empresa.

II. Verificación de pagos posteriores: Ø Se ratifica la razonabilidad del importe contra el documento original del acreedor.

III. Comparación con erogaciones anteriores: Ø Comparar el importe provisionado contra los pagos efectuados por ese mismo concepto en meses anteriores.

PARA PASIVO A LARGO PLAZO.

I. Solicitud de confirmación de adeudo: Ø Se pide al acreedor que conteste anotando el importe, intereses garantías, etc., según sus propios registros.Ø Debe aplicarse exhaustivamente hasta obtener respuesta.

II. Revisión de actas escrituras y contratos: Ø Verificar la autorización para la contratación en las actas de la Asamblea de Accionistas y de las Actas de Consejo.

III. Cálculos aritméticos (intereses y tablas de amortización): Ø Ratificar las tablas de amortización y se deben efectuar cálculos globales para determinar intereses devengados durante el ejercicio o pendientes de pago.

IV. Conexión contra otras cuentas: Ø Ratificar la corrección de los intereses cargados a los resultados, los intereses registrados en los cargos diferidos y los intereses devengados por pagar.Ø Para efectos fiscales amparar con documentación requisitada los intereses pagados.

V. Análisis de movimientos: Ø Análisis total de los movimientos reflejados durante el ejercicio.Ø Verificar:- Ingresos por nuevos prestamos correctamente aplicados.- Pagos efectuados amparados con sus respectivos documentos.

PARA CRÉDITOS DIFERIDOS.

I. Análisis de movimientos: Ø Revisar movimientos que aumenten los créditos, cuidando ingreso y la condición que los hace diferibles.Ø Determinar la porción que se debió aplicar a resultados en el ejercicio examinado y la parte que debe aplicarse a próximos ejercicios, y que es el saldo al cierre del ejercicio que se revisa.

II. Cálculos aritméticos: Ø Pruebas globales con el activo que los genera para determinar la corrección del total y de la parte no aplicada a resultados.Ø Verificar los procedimientos de la compañía para juzgar la corrección de los resultados que produce.

III. Cruce contra cuentas: Ø Verificar que la parte devengada sea la misma que se presenta en los resultados del ejercicio.

PARA CONTINGENCIAS.

I. Investigación conI. funcionarios y revisión de actas: Ø Conocer decisiones que hayan podido establecer contingencias y documentos que establezcan obligaciones futuras para fijar consecuencias.

II. Confirmación de abogados: Ø Dirigir cartas a abogados de la empresa para ver existencia de contingencias y grado de riesgo.

III. Revisión de operaciones subsecuentes: Ø Revisar desarrollo de las operaciones de la empresa después de la fecha del cierre.

IV. Declaración - Carta de gerencia: Ø Elemento de buena fe, “las operaciones registradas son todas y las únicas”, firmada por la dirección de la empresa.

PARA CAPITAL CONTABLE.

I. Análisis de movimientos e inspección de documentación comprobatoria: Ø Examinar saldos de los diferentes conceptos de capital al inicio del ejercicio y las partidas de incremento y/o disminución.Ø Verificar que tales movimientos estén debidamente soportados.

II. Estudio de la situación legal y estatutaria: Ø Extractarse las cláusulas de la Escritura y los artículos de la Ley que fijen las reglas para el movimiento de las cuentas de capital.

III. Estudio de su clasificación y restricciones: Ø Verificar si los incrementos han sido correctamente clasificados y las reducciones bien localizadas.

IV. Revisión de las cifras actualizadas: Ø Verificar que la corrección de la actualización efectuada por la empresa se haya aplicado correctamente.

PARA VENTAS

I. Análisis de variaciones: Ø Incrementos o reducciones, comparando cifras de un ejercicio contra las del antecedente.

II. Revisión de periodo específico: Ø Seleccionar un periodo y revisarlo, verificando que se hayan cumplido las rutinas contables y de control interno establecidas.

III. Corte de remisiones y facturas: Ø Determinar que las entregas de mercancías hayan quedado registradas en el ejercicio que corresponden.

IV. Cruce global contra cuentas por cobrar: Ø Efectuar una prueba para verificar que las ventas del ejercicio o de un periodo se corresponden con los cargos a clientes.

V. Prueba global de ventas: Revisar el dato de unidades vendidas.

PARA COSTO DE VENTAS

I. Conexión contra la revisión de inventarios: Ø Pruebas para ratificar que el costo asignado a las ventas es el de adquisición o producción que se muestra en las tarjetas de almacén.

II. Análisis de variaciones: Ø Examinar variaciones que presenten e investigarlas.

III. Revisión de periodo específico: Ø Revisar que los costos asignados a lo vendido correspondan con las tarjetas de almacén, revisar salidas de almacén, etc.

PARA GASTOS

I. Análisis de variaciones: Ø Comparar gastos incurridos mensualmente para examinar incrementos o reducciones notables.Ø Comparar contra cifras del ejercicio anterior.

II. Verificación documental: Ø Examinar selectivamente, comprobantes para determinar lo adecuado.

III. Conexión contra otras cuentas: Ø Aprovechar el trabajo realizado en las cuentas generadoras y cruzar que el importe aplicado a gastos, corresponda con el de dichas cuentas.

IV. Pruebas globales: Ø Se realizan por conceptos de carácter fijo (rentas) o dependientes (comisiones sobre ventas).

PARA IMPUESTO SOBRE LA RENTA

I. Estudio de las leyes vigentes: Ø Estudiar las bases que establece la L.I.S.R.

II. Cálculos: Ø Con base en la Ley, el auditor debe calcular independientemente el impuesto.

III. Verificación documental: Ø Verificar el pago de anticipos contra las declaraciones y recibos relativos.

PARA PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES EN LAS UTILIDADES

I. Estudio de la Resolución y modificaciones: Ø El auditor debe conocer el instrumento legal que rige su determinación así como las modificaciones que la Resolución hubiese sufrido.

II. Cálculos: Ø El auditor puede realizar los cálculos para determinar la P.T.U.Ø Puede optar por revisar directamente los cálculos de la empresa.

III. Verificación documental del pago: Ø Puede examinarse el pago de la participación correspondiente al ejercicio anterior, y la del ejercicio examinado se puede verificar en revisiones posteriores.

PARA CUENTAS DE ORDEN

El que resulte más adecuado de acuerdo al contenido de la cuenta, es decir, el estudio del grado de realización de la contingencia que implican.
Ejemplos:
Avales            (solicitudes de confirmación.)
Depreciación fiscal           (cálculos.)
Valores en depósito          (recuento físico y confirmación.)
Documentos descontados o al cobro           (confirmación.)

TÉCNICAS   DE   OBTENCIÓN   DE   INFORMACIÓN.

Las etapas de que se compone un método de investigación, son:

¨ Definición precisa del objeto del estudio.
¨ Formulación de un programa de actividades.
¨ Establecimiento de hipótesis de trabajo.
¨ Recopilación de datos.
¨ Registro de datos.
¨ Análisis de datos.
¨ Conclusiones.

El esclarecimiento del objeto de estudio se logra a través de diferentes técnicas de análisis, como:

¨ Investigación documental.
¨ Observación.
¨ El cuestionario.
¨ La entrevista.

Todas aplican sistemáticamente las siguientes preguntas claves:

¿Quién?         ¿De qué se trata?, ¿Cuáles son los sucesos?
¿Qué?            ¿Qué deberá ser investigado?
¿Cómo?         ¿Cómo se producen?
¿Por qué?      ¿Por qué existe o tiene lugar el hecho analizado?
¿Cuándo?      ¿En qué lugar?
¿Cuánto?      ¿En qué cantidad?

Toda técnica requiere de:

Fuentes: archivos privados.

Medios: documentos como formas, reportes, informes.

Y sus etapas son:

1. Recolección de información. El resultado de esta etapa puede ser decisivo para las condiciones del estudio.
2. Análisis de la investigación. Aplica un buen juicio.
3. Clasificación de la información. Lleva a cabo una clasificación técnica y sistemática, para llegar a conclusiones verdaderas; toda la información se complementa entre sí.

TÉCNICAS DE AUDITORIA
El Contador Público al desarrollar el trabajo de auditoria, pone en práctica y en forma individual o combinadas las técnicas de auditoria para después auxiliarse de los procedimientos de auditoria.

Las técnicas de auditoria las podemos clasificar en:

INTERNAS EXTERNAS
ESTUDIO GENERAL INSPECCIÓN
ANÁLISIS CONFIRMACIÓN
INVESTIGACIÓN DECLARACIONES
CALCULO CERTIFICACIONES
COMPROBACIÓN OBSERVACIÓN

El auditor debe determinar la extensión o alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria, entendiendo por procedimientos al conjunto de técnicas aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros examinados.

CONCEPTO.

Las técnicas de auditoria son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público utiliza para lograr la información y comprobación necesarias para poder emitir una opinión profesional.
Simplemente las técnicas son los métodos por los cuales el auditor examina las pruebas o evidencias.

TÉCNICAS
HERRAMIENTAS DE TRABAJO.

NATURALEZA   DE   LAS   TÉCNICAS   DE AUDITORÍA.

Las técnicas de auditoria las podemos clasificar de acuerdo con su naturaleza de aplicación a elementos INTERNOS y EXTERNOS.

Técnicas de auditoria aplicables a elementos internos.

a) Estudio General
b) Análisis
c) Investigación
d) Cálculo
e) Comprobación

Técnicas aplicables a elementos externos:

a) Inspección
b) Confirmación
c) Declaraciones
d) Observación
CLASIFICACIÓN DE LAS TÉCNICAS DE AUDITORÍA    (BOLETIN F-01)

El auditor utiliza una técnica en lugar de otra, según como desee cumplir su objetivo.

Estudio general apreciación y juicio de las características generales de la empresa, para concluir si se ha de profundizar en su estudio y la forma en que ha de hacerse.

El Contador debe estudiar en forma general a la empresa, determinando cuál es su giro, sus estados financieros viéndolos desde un panorama general y específico en aquellos renglones que requieran atención, etc. Estas apreciaciones las puede elaborar el propio auditor o bien sus ayudantes que estén plenamente capacitados.

Para el estudio general contamos con:

Ø Técnica Informal. El estudio general puede darse solamente leyendo los estados financieros, cuentas o documentos y, en estas condiciones estaríamos aplicando una

Ø Técnica Formal. Si el estudio se elabora aplicando estados comparativos o algunos otros recursos técnicos.

Análisis estudio de los componentes de un todo para concluir con base en aquellos respecto de este. Su propósito es desdoblar él todo en partes componentes significativas; generalmente se aplica a cuentas o a rubros genéricos de los estados financieros.

El análisis se puede realizar de:

Ø Análisis de saldo

Consiste en analizar el saldo de una cuenta, mediante eliminaciones de asientos y determinando las partidas que forman el saldo.

Ø Análisis de movimientos

Consiste en analizar cada cargo o abono que forme el movimiento deudor o acreedor de una cuenta.

Inspección   verificación física de las cosas materiales en que se tradujeron las operaciones.
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos define a esta técnica como:
“El examen físico de bienes materiales o documentos con el objeto de cerciorarse de la autenticidad de un activo o de una operación registrada en la contabilidad o presentada en los estados financieros.”

Confirmación   ratificación por parte de una persona ajena a la empresa, de la autenticidad de un saldo, hecho u operación. Exige al auditor entablar contacto con terceros para obtener su acuerdo sobre un saldo; técnica necesaria tanto para las cuentas por cobrar como por pagar.

Se lleva a cabo muy sencillo.

Se le envía a la persona (física o moral) a quien se le solicita la información, una hoja que se llama “confirmación”, se le pide que conteste por escrito al auditor si está o no de acuerdo con la misma.

Si al confirmante se le pide que conteste por escrito si está o no de acuerdo con el dato solicitado se dice que es una confirmación.

Ø POSITIVA. Esta confirmación se utiliza con las cuentas de activo.

Si al confirmante se le pide que conteste al auditor solamente en caso de no estar conforme con los datos de la entidad, se dice que es una confirmación.

Ø NEGATIVA. Esta confirmación, preferentemente se utiliza en las cuentas de activo.

Si al confirmante no se le proporcionan datos y se solicitan informes y movimientos se dice que es una confirmación

Ø En BLANCO. Esta confirmación preferentemente se utiliza en cuentas de pasivo.

Investigación recopilación de información mediante pláticas con los funcionarios y empleados de la empresa Esta técnica se utiliza para obtener informaciones que sirvan para complementar el trabajo.

Declaraciones y certificaciones Formalización de la técnica de investigación, cuando resulta conveniente que las afirmaciones recibidas deban quedar escritas (declaraciones) y en algunas ocasiones certificadas por una autoridad (certificaciones).Son documentos que firman al Contador Público las personas que han participado en las investigaciones realizadas por el auditor y que incluyen hechos relevantes. Estas declaraciones pueden ser limitadas en cuanto a su validez.

Observación forma de inspección menos formal, se aplica generalmente ha operaciones para verificar como se realizan en la práctica. A menudo se asocia con la auditoria del inventarío, tal observación exige conocer con anterioridad los métodos que el cliente emplee para levantar su inventario.

II. Exploración   se emplea para examinar un cuerpo considerable de pruebas, con el fin de localizar un concepto excepcional. Se utiliza en los asientos de diario al terminar el año fiscal en curso. El auditor escudriña para localizar cualquier posible transacción que se salga de lo habitual.

Rastreo exige al auditor seguir la trayectoria de un concepto a todo lo largo del sistema de contabilidad de la empresa cliente, el rastreo vincula a un determinado concepto inicial a fin de determinar la exactitud y precisión de los procesos de registro.

Cálculo   verificación de la corrección aritmética de cuentas u operaciones que se determinan fundamentalmente por cálculos.

Comprobación tiene por objeto la seguridad de que un determinado concepto está fundamentado por evidencias comprobatorias adecuadas, como son los documentos de compra y de acuse de recibo.

El auditor examinaría esos documentos para comprobar su autenticidad y validez.

Esta técnica sirve para determinar la legitimidad y para darle una adecuada interpretación contable.

Los documentos son:
Ø Facturas
Ø Recibos
Ø Escrituras
Ø Actas
Ø Contratos
Ø Etc.

De preferencia debemos solicitar que estos comprobantes sean los originales.

Y los requisitos a comprobar son:

a) Que estén a nombre de la entidad auditada.
b) Que corresponda al período examinado.
c) Que tenga el registro federal de causantes del vendedor.
d) Que tenga el registro de la Cámara correspondiente.
e) Que tenga el registro federal del Impuestos Sobre Ingresos Mercantiles.
f) Etc.

Para examinar una determinada partida, se tiene que aplicar las técnicas de auditoria que sean necesarias, es decir se tienen que poner en práctica en forma combinada, de tal manera que se obtenga la EVIDENCIA SUFICIENTE Y COMPETENTE.
El auditor experto sólo utiliza aquellas técnicas de auditoria que le sean necesarias para formarse una opinión sobre la veracidad de los datos presentados por su cliente.

TÉCNICAS DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO

Entre las técnicas que por lo común se utilizan para realizar o auxiliar en el análisis de problemas administrativos, se encuentras las siguientes:

Técnica Aplicación
Organigramas Representar la estructura de un organismo social, se clasifican: contenido ámbito de aplicación-presentación.
Cuadro de distribucióndel trabajo Estudiar la posibilidad de reestructurar la organización con el fin de lograr más fácilmente los objetivos.
Gráficas de flujo Representar el flujo de las operaciones, por ejemplo: operaciones-formas-hombres-productos, etc.
Gráficas de distribución Representar el bosquejo del área física de trabajo, puede ser para maquinaría-equipo-área trabajo.
Gráficas estadísticas Resumir las relaciones numéricas y cronológicas.
Gráficas deprogramación Planear y controlar un conjunto complejo de actividades-funciones y relaciones, por ejemplo: Gráfica de Gantt, PERT-CPM.
Árboles de decisiones Preparar una matriz de resultados con valores esperados. Implica la asignación de probabilidades a eventos en un futuro incierto.
Muestreo Inferencias acerca de las características de población con grados específicos de uniformidad, se usa en: investigación de mercados-muestreo de trabajo-control inventarios auditoria.
Números índice Medir con respecto a una base inicial las fluctuaciones en volumen de operaciones, errores, costos, ausencias, y otras variables, en un periodo determinado, con fines de control de operaciones-auditoria administrativa, comprobar validez y confiabilidad de la información.
Punto de equilibrio Proveer información que ayude al control de los costos y subraye la importancia del volumen de ventas.

CUADRO - RESUMEN

EXTENSIÓN O ALCANCE       PROCEDIMIENTOS
DE LOS PROCEDIMIENTOS           DE AUDITORIA
      DE AUDITORIA

      TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS
       DE AUDITORÍA

        OPORTUNIDAD
DE LOS PROCEDIMIENTOS              LAS TÉCNICAS
        DE AUDITORÍA               DE AUDITORÍA

Todo auditor en el ejercicio de su profesión utiliza las diferentes técnicas de auditoria; que son la más importante herramienta de trabajo, para recabar evidencia que pueda utilizar.

Ahora bien dentro de todas las técnicas empleadas a mi parecer se pueden considerar como las principales: el análisis, el cálculo, la inspección, la investigación, la observación y la confirmación.

Además resulta lógico el pensar que cada auditor empleará diferentes técnicas según las diversas circunstancias y objetivos, y algunos auditores emplearán diversas técnicas para circunstancias similares. Sin embargo cada auditor tiene que emplear tantas técnicas como necesite para asegurarse de haber formado una opinión justa, y veraz.

Ahora bien, de las técnicas se derivan los procedimientos que resultan ser la combinación de estas. Y sirven para que el auditor se auxilie de ellos en el trabajo de auditoria con el fin de poder llegar a emitir una opinión lo más apegada a la realidad.

Por supuesto hay que destacar que tanto las técnicas como los procedimientos no son solo la mejor herramienta con la que cuenta el auditor, sino que hay que saber como utilizarlos para sacarles el mayor provecho y beneficio.
AJUSTES Y RECLASIFICACIONES

En el caso de corrección de errores en que es necesario afectar, mediante ajustes retroactivos, los estados financieros de años anteriores, el auditor deberá observar que se hagan las revelaciones necesarias para ayudar a los lectores a su interpretación, principalmente a aquellos que pudieran haber tomado decisiones sobre los estados financieros que ahora se corrigen.

Estas revelaciones, hechas por la entidad, incluirán la justificación y explicación de las causas de los ajustes y de la conciliación de éstos con los saldos de las cuentas afectadas antes de su corrección. En estos casos, el auditor deberá, atendiendo a su importancia relativa, mencionar este hecho en un párrafo de énfasis en su dictamen para destacar el efecto de dichos ajustes retroactivos.

Cuando en el ejercicio examinado se de determinen ajustes a los resultados de ejercicios anteriores y la empresa formule los estados financieros modificando las partidas que se hubieran afectado, el auditor deberá, en su caso, expresar la salvedad correspondiente a su dictamen.

Cuando al auditor se le solicite emitir nuevamente un dictamen, éste deberá llevar la misma fecha que el originalmente emitido, a menos que se tenga conocimiento de hechos ocurridos después de la fecha que afecten en forma importante el contenido e información de los estados financieros en cuestión, en cuyo caso el auditor deberá referirse a su dictamen anterior y explicar los hechos posteriores que originaron los cambios, fechando el nuevo dictamen

Asimismo, si la entidad se rehusara a hacer las revelaciones solicitadas por el auditor, éste deberá notificar por escrito al consejo de administración sobre la negativa y tomar las medidas que considere pertinentes en las circunstancias, entre otras notificar a las personas que el auditor tenga conocimiento que está utilizando los estados financieros. En estos casos el auditor deberá considerar la conveniencia de asesorarse legalmente.
AJUSTES.- Asientos contables de corrección que afectan los resultados de operación.
RECLASIFICACIONES.- Asientos contables de corrección que no afectan los resultados de operación.
Durante el desarrollo de su trabajo, el auditor de estados financieros irá encontrando o detectando errores de omisión o de comisión cuya corrección se hace indispensable a efecto de que los estados o información financiera sujeta a su examen entre a un proceso de saneamiento o depuración con el propósito de que llegue a reflejar una correcta o adecuada posición financiera a una fecha dada, y los resultados de operación por un periodo determinado. Esas correcciones se llevan a cabo por medio de ajustes y reclasificaciones propuestos por el auditor.
Dependiendo de la importancia de esos ajustes y reclasificaciones, el área de contabilidad les irá dando efecto durante el transcurso de la auditoria. Otros, los más relevantes o importantes, requerirán de su discusión con los altos niveles de administración de la entidad auditada; discusión que con frecuencia se da ya durante la etapa final de la auditoria.

ASIENTOS DE AJUSTE POR DIARIO Y ASIENTOS DE RECLASIFICACION.
Los auditores pueden descubrir diversos tipos e errores en los estados financieros y en los registros del cliente.

Para corregir los errores importantes que se descubren en los estados financieros y los registros contable, los auditores redactan asientos de ajuste por diario y los recomiendan para su registro en los libros de contabilidad del cliente. Además los auditores hacen asientos de reclasificación para partidas que, aun cuando no están registradas incorrectamente en los libros de contabilidad, deben reclasificarse para su presentación razonable en los estados financieros del cliente.
Los asientos de ajuste que se proponen se identifican típicamente por medio de números, y a los asientos de reclasificación se les asignan letras. El componente crítico de cada tipo de asiento es la explicación; sin una explicación clara y completa, un asiento de ajuste o reclasificación casi no tiene valor.
Un asiento de reclasificación tiene por objeto traspasar o reclasificar un importe en los papeles de trabajo del auditor; no se entrega al cliente para su registro en los libros de contabilidad. El asiento típico de reclasificación es el que se corre para reclasificar las cuentas de los clientes con saldo acreedor a fin de que sirvan de compensación a los saldos deudores de cuentas por cobrar. Esta cuenta volverá a tener   sus saldos deudores normales en un plazo corto.
Los auditores no hacen personalmente los asientos en las cuentas de los clientes. Los auditores deben comprobar siempre que los asientos de ajuste y de reversión se registran en las cuentas, de otro modo los estados financieros que figuran en el informe de auditoria no concuerdan con los registros contables del cliente.
Otra dificultad práctica que algunas veces se encuentran cuando los auditores no empiezan el examen hasta algún tiempo después del fin del período que se va auditar es el de que la compañía cliente puede haber cerrado sus libros y empezado a registrar partidas de productos y gastos en sus cuentas del año siguiente. La única alternativa que les queda a los auditores en esta situación es hacer los ajustes de ingresos o gastos afectando directamente la cuenta de utilidades retenidas.
ANALISIS DE UNA CUENTA DE MAYOR
Este es otro tipo común de papel de trabajo de auditoria. El propósito es el de mostrar en un papel todos los cambios en una cuenta de activo, pasivo, capital, de producto, o de gasto durante el periodo que comprende la auditoria.
Para analizar una cuenta de mayor los auditores listan primero el saldo inicial, e indican la naturaleza de las partidas que comprende este saldo. Enseguida, los auditores listan e investigan la naturaleza de todos los cargos y abonos a la cuenta durante el periodo. Estos asientos, cuando se combinan con el saldo de la cuenta en la fecha de la auditoria. Si detecta cualesquiera errores se registra el asiento de ajuste de diario.
Entre los diversos errores que el análisis de una cuenta de mayor puede descubrir están los errores en las sumas de las partidas, el registro de cargos como crédito y viceversa, los pases de cantidades equivocadas, la mala clasificación de asientos y la omisión de los mismos

PAPELES DEL TRABAJO DEL AUDITOR

CEDULAS Y PAPELES DE TRABAJO
En el curso de su trabajo, el auditor necesitará examinar los libros y los documentos que amparan las operaciones registradas y deberá, además conservar constancia de la extensión en que practicó ese examen.
Al examinar el contenido de los libros de contabilidad, estos extractos serán, necesariamente, más elaborados, pues habrán de contener nombres, cifras, cálculos, descripción de comprobantes, referencia a autorizaciones y demás información que se juzgue de interés. Estos extractos, análisis, notas y demás constancias forman lo que en el lenguaje de auditoria, se conocen como cédulas y su conjunto, debidamente clasificado y ordenado forman los llamados papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo son para la profesión de auditoria tanto de herramienta, como la evidencia documental del trabajo del auditor.

La Comisión de Procedimientos de auditoria del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, al discutir las normas de auditoria generalmente aceptadas, señalan que el objetivo de los procedimientos de auditoria es de suministrar al auditor evidencia comprobatoria suficiente y competente, que le sirva como una base objetiva para emitir una opinión sobre los estados financieros que examine. Esta evidencia comprobatoria, la registra el auditor en los papeles de trabajo.

El libro de terminología del Contador dice:
Los papeles de trabajo son los estados, cédulas, relaciones, apuntes y demás papeles que el auditor haya preparado o utilizado en el curso de una auditoria y sobre las cuales basa su informe.
A través de estos documentos el auditor muestra la evidencia tangible de su habilidad como profesionista y exhibe su comprensión conceptual de los problemas, expone sus razonamientos y sus soluciones.

El término papeles de trabajo comprende la evidencia comprobatoria obtenida por el auditor y que incluye el trabajo de verificación que llevó a cabo, los métodos y procedimientos que siguió y las conclusiones a las que llegó.

El boletín No.2 de la Comisión de Procedimientos de auditoria del I.M.C.P. señala a los papeles de trabajo como “El conjunto de cédulas y documentos donde el auditor registra los datos e información obtenidos en el examen. Los resultados de la prueba realizada, y en caso necesario, la descripción de las mismas pruebas”.

Otro concepto es que “son la evidencia escrita de los procedimientos de auditoria desarrollados, sobre que se realizaron, con qué extensión y en qué oportunidad; son también la evidencia escrita de las observaciones encontradas y de las recomendaciones sugeridas; son de fundamento de las conclusiones a que se llegó para poder estar en posición de respaldar los hechos consignados en el acta y las conclusiones anotadas en el informe de auditoria”.

Un concepto más puede ser el que “los papeles de trabajo son un conjunto de documentos en los cuales el auditor durante su trabajo, asienta por escrito en forma clara y extensión adecuada, los medios de compilación y verificación que utilizó en su revisión, los hechos encontrados y la constancia de todas aquellas pruebas que respaldarán la calidad y alcance del trabajo realizado, y que servirán como evidencia de la opinión que emita”.

NECESIDAD E IMPORTANCIA

Desde el primer momento que el contador público entra en contacto con su futuro cliente empieza a trabajar y a delinear las características de la labor que va a ejecutar, las particularidades del negocio o empresa a la que va a proporcionar sus servicios profesionales y es indispensable que haga un acopio de todos los datos y elementos que le vayan siendo proporcionados o que vaya investigando a través de platicas preliminares previas a su contratación y de todo ello se requiere ir tomando nota para aprovecharlo en el momento que corresponda y el acopio de esa información preliminar, que se ve enormemente incrementada durante el desarrollo del trabajo, deberá quedar consignada en forma escrita basándose en apuntes, minutas o Papeles de Trabajo.
La necesidad de acumular los papeles de trabajo las diversas particularidades del negocio que se audita es a todas luces indiscutibles, no obstante que el auditor contara con una medida privilegiada, ya que pasado el tiempo, no sería factible que precisara las particularidades de una operación o de un hecho, o lo que es más común, que el auditor al requerir de los servicios de otras personas que lo auxilien en las diversas fases de trabajo, cuando este se concluya, la formulación de los estados financieros y de su correspondiente informe tendrá que hacerse en la presencia de quienes hubieran intervenido, cosa que desde luego no es imposible pero que si resulta tedios, por lo que se hace necesario el utilizar los papeles de trabajo para que cada uno de los empleados del auditor y el propio Contador vayan consignando en forma estricta lo que podrá resultar en cualquier momento y lo que facilitará la conclusión definitiva de la labor que se realice. Independientemente de la necesidad material para facilitar la formulación de los estados financieros y para hacer más sencillo el aspecto de relación del dictamen en muchas ocasiones los clientes insisten en que se les aclaren ciertos aspectos, o bien, otras veces se hará indispensable mostrar toda esa información para que el auditor pueda mostrar en forma fehaciente cual fue la naturaleza del trabajo que se efectuó y cuál fue el grado de utilidad del mismo, para ello pudiera cerciorarse la persona interesada, de que el auditor cumplió estrictamente con los preceptos técnicos relativos al asunto que le han sometido sin consideración. Este último aspecto es de tal importancia que en muchas ocasiones se requieren mostrar toda la serie de apuntes formulados por el auditor a los jueces que conocen de litigios seguidos por los clientes a los profesionales, cuando según su modo de interpretar las cosas, parece que el auditor no ha cumplido debidamente con su función.

Los papeles de trabajo, elemento final de las bases comunes para el ejercicio de cualquier tipo de Auditoria revisten, probablemente, uno de los elementos más importantes a considerar por el auditor, toda vez que estos documentos:
O Constituyen la prueba del trabajo realizado por el auditor
O Fundamentan la opinión o informe que emite el auditor
O Constituyen una fuente de aclaraciones o ampliaciones de información y son la única prueba que tiene el auditor con respecto a la solidez y calidad profesional de su trabajo.
O Constituyen el eslabón que une los registros, operaciones y administración de la entidad auditada con el dictamen o informe final del auditor.
O Proveen la evidencia de la naturaleza y extensión en la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoria y la prueba del cuidado y diligencia que ejercitó el auditor en la conducción de su examen;
O Consignan los conocimientos del auditor respecto del área auditada, así como su habilidad para analizar problemas e identificar situaciones relevantes.
O Reflejan hábitos de orden, limpieza, imaginación, visión e ingenio del auditor por pretender hacer bien, regular o mal su trabajo.
O Constituyen el medio más importante a través del cual se lleva a cabo el proceso de supervisión de la auditoria en sus diferentes niveles.
O Sirven para calificar l a calidad de planeación de la auditoria y el avance entre tiempos estimados y tiempos reales de ejecución atendiendo a la calidad de los resultados.
O Constituyen una magnifica fuente de información para presentar y soportar, recomendaciones o sugerencias al responsable de la entidad auditada.
O Constituyen una fuente básica de información para la conformación, preparación y soporte del dictamen o informes de auditoria.
O Sirven para coordinar y organizar todas las fases del trabajo de auditoria.
O Constituyen un registro histórico permanente de la información examinada y de las técnicas, procedimientos y alcances de auditoria aplicados.
O Constituyen una útil guía y fuente de información para la planeación de auditorias subsecuentes.

PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

La propiedad de los papeles de trabajo es absolutamente del Auditor que firma el dictamen aún que hayan sido sus auxiliares los que hayan intervenido en su formulación.

A continuación se señalara lo que aseveran y reglamentan algunas instituciones sobre la propiedad de los papeles de trabajo.
“Los papeles de trabajo del Auditor son indudablemente propiedad única profesional, pero con base en el deber ético de guardar el secreto profesional en caso de ser requerido el Contador Público por la Dirección de auditoria Fiscal Federal no podrá presentar sus papeles a dicha independencia ni a ninguna otra persona sin haber obtenido de su cliente dicha autorización” Boletín No. 2 de la Comisión de Procedimientos de auditoria del I.M.C.P.)
El folleto no. 6 del colegio de Contadores Públicos de México dice:
1. Los Papeles de Trabajo son propiedad del auditor.
2. Los Papeles de Trabajo son estrictamente confidenciales y el auditor no podrá mostrarlos a personas ajenas a su despacho.
3. Solamente podrá mostrar sus papeles de trabajo a terceras personas previa autorización de su cliente y siempre y cuando él o uno de sus representantes estén presentes para dar las explicaciones sobre el alcance de su labor y la documentación que le sirvió de base para hacer su auditoria; pero por ningún motivo deberá dejar sus papeles de trabajo en manos de personas extrañas a su despacho.
4. Los papeleas de trabajo constituyen la única prueba que tiene el contador público de la labor efectuada y son propiamente instrumentos de trabajo sin el cual en un momento determinado, no estaría el contador en posibilidad de responder a preguntas especificas de su cliente e inclusive de poder iniciar o continuar su auditoria, sobre todo en el caso de auditorias continuas”.

La D.A.F.F. en su instructivo 102 indica los procedimientos a seguir en la solicitud de entrega o exhibición de papeles de trabajo:
“ A fin de aclarar en forma definitiva los puntos relacionados con la entrega o exhibición de papeles de trabajo por parte del contador público que haya dictaminado de acuerdo al articulo 85 del C.F.F. sea considerado conveniente fijar los siguientes procedimientos:
1. Será optativo por parte del contador publico dejar sus papeles de trabajo en esta Dirección o bien exhibirlos y explicarlos.
2. La sección revisara de Dictámenes en el caso de contadores públicos domiciliados en el interior de la República procurará que se revise a la vez el mayor número de estados financieros que hayan sido dictaminados por cada contador público.
3. Con el fin de dar mayor rapidez a la revisión de dictámenes será necesario que la misma se realice teniendo en cuenta los puntos esenciales sobre los cuales base el dictamen. Al efecto, siguiendo esos lineamientos deberán solicitarse en principio la entrega o exhibición de4 los papeles de trabajo que aclaren dichos puntos.
4. No obstante lo indicado en el inciso anterior, cuando por la naturaleza o forma, en que se haya presentado el Dictamen respectivo, o cuando a juicio de esta dirección sea necesario, el Contador público deberá entregar o exhibir la totalidad de sus papeles de trabajo a fin de concluir lo necesario.
LA NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Debido a la importancia que guardan los papeles de trabajo para el auditor de estados financiero, ya que en ellos descansan las bases de su opinión, es conveniente señalar que tales documentos son propiedad absoluta de este profesional condicionando su uso únicamente a los propósitos de su revisión y soporte de los resultados obtenidos; por lo que la información en ellos contenida debe quedar salvaguardada en términos de secreto profesional y responsabilidad moral hacia la entidad que se la confió.
Existen casos de excepción a la aseveración referida; y estos son cuando se tienen que satisfacer la demanda de estos documentos por parte de alguna autoridad legalmente constituida.
Cualquiera que sea el destino final de los papeles de trabajo, éstos, invariablemente, deberán quedar debida y adecuadamente resguardados y archivados en lugar seguro y con acceso limitado a determinadas personas, claramente identificadas ya que la pérdida, alteración o mal uso de estos documentos puede acarrear un sin fin de problemas en algunos casos impredecibles.
Los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con relación a eso9s mismos balances y estados financieros.
Para llevar a cabo una auditoria satisfactoria debe darse a los auditores acceso irrestricto a toda la información acerca del negocio del cliente. Mucha de esa información es confidencial y es registrada por los auditores en sus papeles de trabajo, en consecuencia los papeles de trabajo son de naturaleza confidencial.
En virtud de que los papeles de trabajo son sumamente confidenciales, deben salvaguardarse en todo tiempo. La salvaguarda de los papeles de trabajo quiere decir que se conservan bajo llave todo el tiempo.
La política de estrecho control de los papeles de trabajo es también necesaria porque si los empleados buscaran ocultar un fraude o engañar a los auditores por alguna razón, podrían hacer alteraciones en los papeles.
Los papeles de trabajo en auditoria se preparan en los locales del cliente con base en los registros del cliente, y a costa del cliente, sin embargo estos papeles son de la propiedad exclusiva de los auditores.
El dictamen del Contador Público debe ser suficiente para los efectos de informar, por parte independiente, sobre la situación financiera de una empresa.

PROPOSITO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo de auditoria incluyen toda la evidencia reunida por los auditores y sirven para diversos propósitos importantes:
O Para organizar y coordinar todas las fases del trabajo de auditoria
O Para ayudar a los socios, gerentes y contadores jefes en la revisión del trabajo realizado por los miembros del personal de auditoria
O Para facilitar la preparación del informe de auditoria
O Para comprobar y explicar en detalle las opiniones y los hallazgos resumidos en el informe.

Los papeles de trabajo además suministran información para la preparación de las declaraciones del impuesto sobre la renta, y para el registro de documentos ante la SEC y otras dependencias gubernamentales, y también sirven como una guía útil en trabajos subsecuentes.

PRINCIPALES OBJETIVOS QUE DEBEN CUMPLIR

Facilitan la preparación del dictamen o informe del auditor. En la gran mayoría de los trabajos de auditoria llevados acabo, el producto terminado lo constituyen los estados financieros, dictaminados cuyos datos son extraídos del sistema de papeles de trabajo.
a) Contienen la evidencia de la extensión de los procedimientos de auditoria empleados y la prueba del cuidado y diligencia ejercidos. En consecuencia no sólo fundamentan y explican las aseveraciones contenidas en el dictamen o informen utilizada por los dirigentes de una firma de contadores públicos para cerciorarse de que el trabajo llevado acabo cumple con los más altos estándares de calidad profesional.
b) Constituyen la fuente básica de información para la preparación del informe largo y de cualesquiera otros informes sobre la situación financiera de la compañía o los resultados de sus operaciones.
c) Proporcionan información con respecto a posibles comentarios constructivos que se pudiesen presentar en beneficio del cliente. Cuando los papeles de trabajo han sido planeados y preparados con imaginación, visión e ingenio, frecuentemente proporcionan pistas con respecto a deficiencias de carácter financiero o administrativo o con respecto a mejoras potenciales en la eficiencia de operaciones.
d) Se utilizan para coordinar y organizar todas las fases del trabajo de auditoria. Por medio de una adecuada planeación y distribuyan de responsabilidades entre sus asistentes, el encargado responsable de una auditoria puede coordinar y organizar eficientemente los diferentes aspectos de su trabajo.
e) Constituyen un registro histórico permanente de la información contable examinada y de los procedimientos de auditoria utilizados. En la practica, no son remotos los casos en los que, varios años después de concluida una auditoria surgen dudas, consultas o requerimientos, de todo tipo de información. Los papeles de trabajo son, en estas circunstancias, indispensables.
f) Se utilizan como guía y fuente de información en auditorias subsecuentes. Lo anterior deriva de las siguientes consideraciones:
    1.Se utiliza para orientar el curso de exámenes sucesivos.
    2.Proporciona información que es de interés continuo o permanente.
    3.Revelan ciertas peculiaridades de la empresa sujetas a examen.
    4. Facilitan la preparación de los papeles de trabajo del presente
        ejercicio.
    5.Una revisión de los papeles de trabajo de años anteriores puede
       conducir a una oportuna revelación de una inconsistencia en la
       aplicación de dichas principios. Sin embargo el empleo de los papeles
       de trabajo de años anteriores deberá estar sujeto a ciertas reservas. La
       forma de los papeles de trabajo de años anteriores podrá utilizarse una
       vez determinada su conveniencia a la luz de las actuales circunstancias.

CONTENIDO
El contenido de los papeles de trabajo no se puede estandarizar. Los papeles deben diseñarse según las circunstancias, las necesidades de cada auditor en particular, de cada auditoria, y del asunto que se esté examinando. La mayoría de los papeles de trabajo son relativamente directos y objetivos.
SAS No. 1
En el párrafo 338.5 del pronunciamiento sobre normas de auditoria (SAS) No. 1 se pone de manifiesta los lineamientos respecto al contenido de los papeles de trabajo:
Aun cuando la cantidad, la clase o tipo y el contenido de los papeles de trabajo pueden variar de acuerdo a las circunstancias, por lo general deberán incluir o mostrar:
a) Datos suficientes que demuestren que los estados financieros u otra información sobre la cual el auditor esté opinando, estaban de acuerdo con los registros del cliente.
b) Que el trabajo se ha planeado, por ejemplo, usando programas de trabajo, y que el trabajo de los ayudantes ha sido supervisado y revisado, haciéndose indicaciones de que se ha observado la primera norma de trabajo.
c) Que el sistema de control interino del cliente se revisó y evaluó para determinar el alcance de las pruebas a las que se circunscribieron los procedimientos de auditoria, indicándose que se observó la segunda norma de trabajo.
d) Los procedimientos de auditoria que se siguieron y las pruebas que se realizaron para obtener evidencia, indicando que se observó la tercera norma de trabajo. Estos registros puede4n adoptar varias formas incluyendo memoranda listas de recordatorio, programas de trabajo y cédulas.
e) Como se resolvieron o se trataron y en caso de y haberlas, las excepciones y los asuntos anormales revelados al aplicar los procedimientos de auditoria.
f) Comentarios apropiados del auditor en los cuales se indiquen las conclusiones a las que se llegó con relación a aspectos importantes de la auditoria.
REQUISITOS MINIMOS DE CALIDAD EN LOS PAPELES DE TRABAJO
Rasgos Esenciales De Los Buenos Papeles De Trabajo
Lo Que distingue a los auditores con experiencia es su capacidad para producir papeles que contengan toda la información esencial, sin incluir material superfluo.

Un informe de auditoria puede incluir adecuadamente tanto hechos como opiniones, los papeles de trabajo también deben identificar claramente las declaraciones de hechos y las cuestiones de criterio. A medida que el examen progresa, los auditores deberán prever los problemas de redacción del informe, e incluir en los papeles de trabajo comentarios y explicaciones que posteriormente pasen a ser parte del mismo. Si estos papeles de trabajo no tienen relación con la auditoria no deberán conservarse.

El propósito final de los papeles deberá ser el criterio que indique que material se incluye y cual otro se omite por innecesario.

INFORMACION BASICA QUE DEBEN CONTENER

Antes de dar inicio a la preparación y formulación de los papeles de trabajo, el auditor deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:
O Determinar la necesidad de elaboración de tales papeles en función a los objetivos que se persiguen con la auditoria.
O Planear su diseño de acuerdo con la información a obtener y las pruebas a realizar. En esta etapa vale la pena recurrir a los papeles de trabajo de auditorias anteriores, en caso de que se tuvieren a la mano, a efecto de evaluar la utilidad de aquellos y adoptarlos o adoptarlos a la auditoria a practicar con el ánimo de eficientar el uso de estas herramientas.
O Determinar la eventualidad de que las pruebas de auditoria se lleven a cabo directamente en la información de la entidad auditada e indicar en el programa de auditoria, o en memorándum de auditoria (que hará las veces de papel de trabajo), la naturaleza y alcance del trabajo realizado.
O Evaluar la posibilidad de que la entidad auditada prepare la información a contener la cédula de auditoria (papel de trabajo), diseñada por el auditor, en aras del consiguiente ahorro de tiempo para el auditor.
O Identificar que documentación preparada en forma regular por la entidad auditada puede hacer las veces de papeles de trabajo, con las adaptaciones del caso.

O En caso de auditoria de estados financieros para efectos fiscal, considerar la revisión de este aspecto en el diseño de los papeles de trabajo a efecto de evitar duplicidad en la preparación de estos documentos.
O Tener una mente en el diseño de las cédulas la información que será transferida al archivo de referencia permanente.
O Determinar con una oportunidad la clave de identificación de los papeles de trabajo y las marcas de auditoria a ocupar, de manera que tales papeles se estructuran y crucen debidamente entre ellos y el programa de auditoria en turno y el programa de trabajo de la auditoria en su conjunto.

Se considera que los papeles de trabajo reúnen los requisitos mínimos de calidad cuando contienen la siguiente información:

a) El nombre de la compañía sujeta a examen, una descripción de la información presentada y la fecha de los estados financieros. En ocasiones, no es posible determinar la naturaleza de una cuenta por un simple titulo de la misma, en cuyo caso es conveniente incluir en el papel de trabajo correspondiente una breve descripción del manejo de dicha cuenta y de lo que el saldo de la misma representa.
b) La firma o inicial de la persona que lleva a cabo el trabajo correspondiente y las de quienes lleven a cabo el proceso de supervisión en sus diferentes niveles, así como las fechas correspondientes. La inclusión de firmas o iniciales no sólo constituye un medio para fijar responsabilidades, sino también facilita la supervisión.
c) La identificación completa de la fuente de información incluyendo el nombre y la jerarquía de los empleados entrevistados, así como la descripción de los registros y la documentación comprobatoria consultados. La importancia de este dato es, por varias razones, primordialmente: En primer término, la clara identificación de los empleados entrevistados(revelando el puesto que actualmente ocupan) y de la documentación y registros consultados, constituye una excelente guía de auditorias subsecuentes, puesto que el auditor podrá rápidamente orientar sus esfuerzos hacia el personal y la documentación indicados.
d) Un adecuado sistema de índices dentro del conjunto de papeles de trabajo. Los dos ejemplos más comunes, son los índices que relacionen a las cédulas o análisis que contienen los saldos de las cuentas con la balanza de comprobación, y los índices correspondientes a cifras que se relacionan entre sí en dos o más cédulas y análisis.
e) Los métodos de verificación empleados, que contendrán en detalle las notas y explicaciones acerca del trabajo de auditoria llevado a cabo, así como las razones que le asistieron al auditor para aplicar ciertos procedimientos de auditoria y para omitir otros. Para definir la naturaleza y alcance de los procedimientos aplicados en cada fase del examen, se puede utilizar programas formales de trabajo, o se pueden incluir comentarios y anotaciones en análisis, cédulas, memoranda, etc.
f) La extensión o alcance de los procedimientos de verificación. Cuando se lleven a cabo pruebas selectivas deberá mostrarse la extensión o alcance de las mismas.
g) Marcas o símbolos estandarizados que identifiquen determinados procedimientos de auditoria de carácter ordinario y recurrente, evitando así continuas explicaciones acerca de los mismos.
h) La conclusión o conclusiones a las que se hubiere llegado. Este es, quizá uno de los aspectos de importancia vital en los papeles de trabajo, y al igual que desgraciadamente no se le ha dado la atención que merece. Para ilustrar este aspecto que como se dijo, es de vital importancia, presentaremos a continuación ejemplos de conclusiones:

           Cédula sumaria de efectivo.
Conclusiones:
“El efectivo en caja y bancos es de una disponibilidad inmediata, no estando sujeto a restricción alguna, consideramos que los saldos arriba indicados reflejan razonablemente el efectivo en caja y bancos en poder de la compañía al 31 de diciembre de 2000 - Conclusiones.- que a la luz de los requerimientos mensuales promedio, el saldo en bancos es excesivo para las necesidades de la compañía, pudiéndose efectuar inversiones   temporales en valores de realización inmediata.

Cédula sumaria de cuentas por cobrar.
Conclusiones :
“A la luz del estudio llevado a cabo de los saldos por cobrar clasificados por antigüedad, de las discusiones con el jefe de crédito y cobranzas, así como el examen de confirmaciones, de cobros posteriores y correspondencia, consideramos que, después de haber incrementado en $200,000 la estimación para cuentas de cobro dudoso, dicha estimación es razonable para las necesidades de la compañía.”

Los papeles de trabajo, incluyen toda la evidencia reunida por los auditores para mostrar el trabajo que han hecho, los métodos y procedimientos que han seguido, y las conclusiones a que han llegado.
De esta manera se entiende por papeles de trabajo, el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe.
Esta documentación sirve, por una parte, de base para el dictamen o el informe que el auditor rinde como resultado de su trabajo; y por otro lado constituye la evidencia del examen realizado, así como la extensión y profundidad de sus investigaciones. Los papeles de trabajo son el mejor argumento de que puede disponer el contador público para su defensa, en el caso de que se pudiera tachar de negligencia o incompetencia profesional.
Toda la actividad del auditor, desde la balanza de comprobación, que fue el origen del balance, hasta los informes y dictámenes que rinde como resultado de su trabajo, forman el, o los legajos que integran los papeles de trabajo relativos al ejercicio cuyo balance final se examina y dictamina.

CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo se clasifican en dos grandes grupos:
O Archivo de referencia permanente
O Legajo de auditoria

La naturaleza de los diversos datos que deberán consignarse en los papeles de trabajo obliga a pensar en una clasificación de los mismos para que en cada uno de ellos en especial se hagan las anotaciones que correspondan a ese asunto, pues con ello se obtiene una facilidad para poder acumular únicamente los datos conectados en cada punto en pertiguear y así llegar a ciertas conclusiones. Así mismo se requiere que los papeles de trabajo que sean clasificados, para que en el momento que se haga indispensable consultarlos, bien sea antes, o después de haber concluido el trabajo, dicho proceso también este revestido de una sencillez.

La idea de que los papeles de trabajo queden agrupados en una forma clasificada que rápidamente puedan ser localizados no solo por la persona que los elaboró, sino por cualquier otra.

La clasificación de los papeles de trabajo deben obedecer un orden y colocación especifica fácil y accesible, pues la misma naturaleza de la auditoría tiende a una sistematización ordenada y uniforme.

No existe un criterio uniforme ni en los tratadistas, ni en auditores respecto a una clasificación concreta de los papeles de trabajo, pues dicho aspecto puede abordarse de distintas maneras y llegar a conclusiones diversas. Para muchos contadores públicos la materialidad requieren de que estos se formulen en hojas de papel especializadas para el tipo de datos específicos que se están acumulando y usar hojas en blanco, hojas rayadas, cuadriculadas, de columnas, copias de los ejemplares de la hoja de trabajo formulada por los empresarios de la empresa, copias de las relaciones de las cuentas que figuran en los estados financieros también elaborados por el personal de la negociación estimando que mediante este sistema cada asunto debe quedar contenido en un tipo de papel especial.
La mayor parte de los contadores públicos se pronuncia por la idea de que los papeles de trabajo tengan una uniformidad de carácter exterior, es decir, que sean iguales de tamaño, bien sean sencillos o doblados, aunque por otro lado tampoco hay uniformidad para escoger hojas sencillas de 7 o 8 columnas o dobles de 14 o 16 columnas, ni tampoco existe una igualdad de opinión respecto al tamaño preciso de las hojas, ni al color de las mismas.

Como se ha indicado con anterioridad, la naturaleza de los datos que deben pasarse a los papeles de trabajo es de diversa índole y como se requiere formular hojas o cédulas especiales para cada asunto diferente surge la necesidad de clasificar los referidos papeles desde el punto de vista de los datos que se incorporan a los mismos.

Una de las clasificaciones más importantes es la que se refiere a dividir en dos grupos principales los referidos papeles de trabajo y tomando en cuenta el hecho de que la información vaciada a los mismos sea duradera o permanente y el otro grupo esta constituido por cédulas que única y exclusivamente proporcionan datos de carácter más momentáneo o transitorio que está referidos precisamente al trabajo en particular que se efectúa en un momento dado.

Con el propósito de hacer más explicativo la clasificación mencionada se va a indicar a título de ejemplo las diversas cédulas que tendrán que formularse y que forman parte del grupo que ha quedado definido como archivo permanente o expediente continuo de Auditoría.

Datos relacionados con la historia de la compañía:
1. Escritura Constitutiva de la Compañía: Deberán acumularse los datos referentes a la forma en que quedo suscrito y exhibido el capital de la sociedad, indicando si quedo formado por acciones comunes o por estas y por otro grupo de acciones preferentes y de que valor nominal son cada una de estas.
2. Escrituras de modificaciones a la Constitutiva: Frecuentemente las compañías toman ciertos acuerdos que implica el cambio de alguna o algunas de las bases anotadas en la escritura de constitución de la sociedad y esas modificaciones pueden ser de gran importancia por lo que será procedente hacer un resumen similar al descrito en el párrafo anterior; generalmente se trata de acuerdos para aumentar o disminuir el capital para convertir las acciones preferentes en comunes para combinar el régimen de administración, para fijar nuevas bases para la distribución de utilidades y otras muy similares a las citadas, que también tienen enorme importancia para conocer cual ha sido la historia de la empresa desde la fecha de su constitución hasta el momento en que se le están revisando sus cuentas.
3. Actas de Asambleas Generales de accionistas
Los acuerdos tomados por este órgano social tienen gran importancia y trascendencia en la forma en que deben manejarse ciertas cuentas y en ot5ras ocasiones se establecen las bases para las remuneraciones a los administradores, a los comisarios, directores o a los gerentes: de las compañías y por ello es conveniente tomar nota de todos los puntos conectados con este asunto y formar una cédula que nos permitirá tener siempre presente las normas aprobadas por la Asamblea en relación con algunos de los puntos descritos u otro de naturaleza similar.
4.Actas del Consejo de Administración.
Según la naturaleza de las facultades que haya conseguido la Asamblea al Consejo de Administración, es muy probable que en el seno del consejo pudieran tomarse acuerdos similares. En otras ocasiones el consejo de administración es la autoridad que acuerda o decide respecto a la forma o términos en que debe procederse para la realización de los negocios y dichos acuerdos tienen gran significación para cerciorarse si han sido o no llevados acabo en la forma prescrita que bien pueden referirse exclusivamente a la política en general del manejo o a datos concretos para la celebración de dichos contratos.

Organización contable. Datos relacionados con los sistemas de registro de las operaciones:
1. Catálogo de cuentas e instructivo para el manejo de la administración
2. Libro y registros.
3. Formas y su uso.
4. Documentos contabilizados.
5. Instructivo relacionado con la forma que debe procesarse al manejo de las cuentas de los libros y de los documentos con los cuales se van a registrar las operaciones.
6. Procedimientos para la determinación de los costos de producción.
7. Instructivo para el manejo de las operaciones en tramitación de las mismas, con lo cual se desea lograr un control interno.

Control interno:
1. Organigrama de la compañía.
2. personal de la compañía, su puesto y modelo de sus formas e iniciales indicando quienes firman cheques, autorizaciones de compra, etc.
3. Memorándums de control interno.
4. Cuestionarios de control interno y progresa de trabajo.-Dentro de esta clasificación deberán formar parte del archivo permanente el cuestionario de control interno que formulara el auditor junto con las contestaciones que le hubieran dado a dichos cuestionarios, indicando los nombres de las pesonas que hayan sido interrogadas y las consideraciones especiales que sobre el particular haya hecho directamente el auditor o el personal que de este dependen.
5. Objetivos del control interno.

Características de la compañía:
1. Tipo de empresa.
2. Clase de productos
3. Forma de operación.

Situación fiscal:
1.La lista de los diversos impuestos que gravitan sobre la compañía, tales como especiales o impuesto sobre la renta, impuesto sobre ingresos mercantiles, impuestos prediales, etc. Así como las exenciones de que goza.
2. Análisis y reservas para impuesto sobre la renta y remanentes por años.
4. Conciliaciones entre la utilidad contable y la fiscal por años.
5. Correspondencia con autoridades fiscales.
6. Declaraciones e I.S.R.

Informes y cartas de observaciones:
1. Estados financieros.
2. Cartas.

Auditoría:
1. Programa de trabajo
2. Memorándum de peculiaridades respecto a la auditoría
3. Modelas de cartas que envían cada año en la auditoría.
4. Comparación de tiempos reales y estimados.

Lista de papelee en desuso:
Cuadros y manuales de organización, evolución histórica de los mismos.
Manuales de procedimientos y de operación, evolución histórica de los mismos.
Sistemas de operación en uso,
Copia o extracto de los principales contratos con los que está obligada la entidad; como por ejemplo: arrendamiento, compras, o suministro de materiales, ventas, préstamos, servicios a prestar o a recibir, asistencia técnica, comisión, concesión.
Análisis de los principales indicadores financieros, estadísticas de rubros importantes (ventas, compras, inventarios, volumen de personal, volúmenes de operación) así como de cambios en las cuentas del capital contable.
Evolución de las cuentas de activos capitalizables y su correspondiente depreciación y/o amortización.
Copias de informes de auditorias anteriores y de cartas sobre el control interno de la entidad, respuestas de la entidad a los informes o cartas de auditoria.
Programa general de trabajo de la auditoria y evolución del mismo.
Obligaciones fiscales y legales a que está sujeta la entidad.
Copia del sistema de información gerencial en uso de la entidad y evolución del mismo.
Los grupos anteriores no deben considerarse como limitativos, sino con el carácter de enunciativos, pues seguramente en algunas empresas habrá peculiaridades que requieran de la incorporación de otro ú otros grupos ó bien que impliquen una subdivisión respecto a los que acaban de citarse.

Con el propósito de localizar fácilmente y en cualquier momento de los diferentes papeles de trabajo que se hayan formulado para formar parte del archivo permanente se requiere hacer una clasificación de los mismos, anotando en forma fácil de ver él simulo que identifique cada uno de ellos y así mismo agregando un índice en el que se muestren listos los diferentes capítulos que constituyen el archivo permanente y el símbolo que les corresponda.
Como su nombre lo indica, en el archivo permanente deben conservarse las cédulas que no sólo interesan para la auditoria del balance que se practica, sino también para las que en lo sucesivo se hagan. Contiene información de interés continuo que se extiende más allá de cualquier periodo de auditoria en particular. En la parte introductoria de este archivo se incorporará una cédula que hará las veces de índice contenido que indicará las distintas secciones que lo integran mismas, que a su vez se irán conformando en secuencia cronológica conforma se va recopilando información; en función a ello resulta indispensable planear con oportunidad la información a contener previendo así el crecimiento de este archivo. Por conveniencia práctica, es aconsejable agrupar sus notas y documentos por asuntos, marcándolos con letras claves que los identifiquen.

La actualización del archivo de referencia permanente se irá efectuando conforme avance la auditoria y se determine nueva información a incorporar. Resulta indispensable que al cierre de la auditoria se haga una revisión a este archivo para cerciorarse que se ha integrado a él toda la información que, a juicio del auditor, se considere conveniente mantener.

Legajo de Auditoria.
Es el conjunto de papeles de trabajo que soportan al resultado de la auditoria en proceso o de una auditoria concluida. También en este caso, en la parte introductoria del legajo se incorporará una cédula que hará las veces de índice o contenido que indicará las distintas secciones que lo integran. La organización de este legajo deberá ser en orden al índice referido.

TIPOS DE PAPELES DE TRABAJO.
Planes De auditoria, programas de auditoria, cuestionarios, cuadros de flujo y hojas de agenda.- La hija de agenda es poco más que una hoja de notas en la que se registran para aclaración los puntos dudosos, los comentarios sobre partidas que no se han terminado, y las cuestiones que tratar con el cliente. La hoja de agenda contendrá las iniciales de las personas que los investigaron, y unas explicaciones completas en cuanto a su aclaración o sus referencias cruzadas adecuadas con otros papeles de trabajo que presentan su tratamiento final.
Hoja de trabajo - Balanza de prueba.- Es una cédula en la que se listan los saldos de todas las cuentas del mayor general por el año actual y el anterior, con columnas para los ajustes y reclasificaciones de los auditores y para las cantidades finales que figuran en los estados financieros.
TIPOS DE HOJAS DE TRABAJO

Los estados financieros. Los papeles de trabajo en el estado financiero contienen la exposición formal por escrito que el auditor hace de los estados financieros del cliente, en la forma a la cual el auditor adjuntara a su dictamen. Estas hojas de trabajo son los originales de las copias remitidas al cliente.

El dictamen. La hoja de trabajo del dictamen contiene la opinión profesional del auditor sobre los estados financieros, emitida por escrito. Esta hoja es un resumen de sus hallazgos de auditoría.

El programa de auditoría. La hoja de trabajo del programa de auditoría enumera los pasos o etapas que componen auditoría. Puede ser elaborada por el socio encargado de la auditoría antes de que el personal se presente en las oficinas del cliente, o bien el personal puede irla elaborando sobre la marcha conforme va elaborándose la auditoría.
Su propósito es guiar al auditor en su examen de cumulo de datos pe4riodicos de contabilidad, de una manera que garantice:
1- que todas las pruebas exigidas sean debidamente examinadas
2. - que no se duplique ningún esfuerzo de auditoria
3. - que el refuerzo de auditoría se lleve a termino dentro de las limitaciones de profundidad y tiempo que el auditor juzgue conveniente.
El programa de auditoría es de utilidad para organizar los esfuerzos del equipo de auditoría en las auditorias efectuadas el equipo existe la posibilidad de que el socio emita un dictamen inadecuado debido a una de dos posibles razones ya sea por falta de supervisión por los miembros del personal por trabajo inaceptable de auditoria por algunas de los miembros del equipo, que de por resultado una deficiente comunicación de la evidencia de auditoría al socio encargado.

La balanza de Comprobación.- El auditor toma los datos de contabilidad que constituyen los estados financieros del cliente y los asienta en una hoja de trabajo en forma de balanza de comprobación. Esta hoja de trabajo se convierte en columna vertebral de los papeles o cédulas de trabajo de la auditoria, ya que en forma sintética resume todos los hallazgos de auditoria de la siguiente manera: 1) todos los ajustes de auditoria aparecen en las columnas de ajuste de esta hoja de trabajo y 2) cada cuenta resumida en balanza de comprobación se pasa a las columnas de los estados financieros, pero sólo después de haber sido total y satisfactoriamente sometida a auditoria. Muchos auditores acostumbran asentar también en esta hoja de trabajo las cifras de comprobación correspondientes al periodo anterior.La comparación de ambos periodos brinda al auditor una perspectiva adicional desde la cual juzgar la razonabilidad de las balanzas a la sazón sujetas a auditoria.
Los ajustes de auditoria.- Unservicial complemento a la hoja de trabajo de la balanza de comprobación es una lista o relación de ajustes de auditoría, enumerados en hoja aparte. Esta hoja de pormenoriza y explica cada uno de los asientos consignados por el auditor en la balanza de comprobación.

Evaluación del control interno.- El auditor prepara además, en una hoja de trabajo, una evaluación del sistema de control interno de contabilidad de su cliente. Emplea esa evaluación para determinar la cantidad de prueba de auditoria a que necesitará someter los registros de contabilidad de dicho cliente.
Para efecto se utilizan formas de evaluación. La forma narrativa consiste describe el equipo y personal de contabilidad en funciones, así como los sistemas y procedimientos en uso.
La segunda forma de evaluación es el cuestionario sobre el control interno en contabilidad. Por lo general exige respuestas afirmativas o negativas a cierto numero de preguntas relacionadas con el control contable interno.

El control interno en la contabilidad también puede evaluarse en forma gráfica por medio de un diagrama de recorrido. Esta modalidad de evaluación traza en forma gráfica el recorrido que la información y los documentos siguen entre aparatos y personas.

Otras hojas de Trabajo.- Los papeles de trabajo de auditoria contienen hojas o cédulas de trabajo que describan el ambiente contable de la empresa cliente. Entre los ejemplos típicos de esas hojas de trabajo figuran sin tesis o selecciones de los procedimientos y principios de contabilidad observados en la compañía. Los datos obtenidos ala examinar las pruebas de contabilidad del cliente también se sintetizan en cédulas de trabajo sumarias.

El cliente proporciona a los auditores una hoja de balanza de prueba después de que todos los asientos normales de fin de año se han registrado. Antes de aceptar la balanza de prueba para sus papeles de trabajo los auditores deberán localizar las cantidades en el libro mayor general, como evidencia de que se han incluido todas las cuentas de mayor en la balanza de prueba preparada por el cliente.
Hojas de agrupamiento.- Son papeles de trabajo con encabezados de columnas similares a los de la hoja de balanza de prueba. Se disponen hojas de agrupamiento por separado (que también se llaman cédulas guía o cédulas de resumen) para combinar cunetas similares.
Todas las columnas de las hojas de agrupamiento se totalizan, después los totales de las columnas se recapitulan en una hoja de trabajo-balanza o en una hoja de trabajo para cuentas de resultados según sea conveniente. Estas dos hojas de trabajo también tienen encabezados columnares idénticos a los de la hoja de balanza de prueba. La hoja de trabajo que resume todas las hojas de agrupamiento para el activo, el pasivo y el capital contable de los propietarios, y la hoja de trabajo para las cuentas de resultados, que resume todas las hojas de agrupamiento para las cuentas de productos y gastos, constituyen los papeles de trabajo básicos que apoyan al balance general y al estado de rendimientos que figuran en el informe de auditoria.
Papeles de trabajo para cálculos.- Es otro tipo de papel de trabajo de apoyo. En enfoque de los auditores a la comprobación de ciertos tipos de cuentas y otras cifras consiste en hacer un cálculo independiente, y comparar sus resultados con las cantidades que muestran los registros del cliente.
Copias de las actas, y los registros y documentos.- Durante el curso de una auditoria los auditores pueden reunir mucho material puramente explicativo para justificar su informe.
Cartas de salvaguarda proporcionadas por los clientes.- Los auditores tienen la costumbre de recibir cartas de salvaguarda de los clientes respecto a cuentas y documentos por cobrar, inventarios y otras cuestiones. Generalmente estas toman la forma de cartas dirigidas a la firma de auditores, firmadas por funcionarios de la compañía cliente, y que contienen declaraciones en cuanto a la corrección y autenticidad de las cantidades y precios de inventario, lo completo y lo correcto de las obligaciones registradas en el balance general, y cualquier otra cuestión respecto a la cual los auditores consideran adecuado obtener esas salvaguardas.
Cartas de los abogados.- Las cartas de los asesores legales del cliente dirigidas a los auditores son un tipo de papel de trabajo cada vez más importante. Los funcionarios del cliente deberán solicitar de los asesores legales de la compañía que proporcionen a los auditores una descripción y
evaluación de los litigios pendientes o que amenacen, que impliquen a la compañía, y de las reclamaciones no definidas e indemnizaciones contra la compañía y de las reclamaciones no definidas e indemnizaciones contra la compañía que los funcionarios del cliente consideren que pueden aseverarse y que razonablemente pueden tener un resultado desfavorable para la compañía

LAS CEDULAS DE AUDITORIA

CEDULAS DE AUDITORIA
CONCEPTO DE CEDULA
Cédulas de auditoria. Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen.

Es una o varias hojas que constan cifras y conceptos sobre los que se aplicaron uno ovarios procedimientos de auditoría .

Clasificación de las cédulas.- Desde el punto de vista de grado de análisis con que las cédulas presentan sus datos, se clasifican en:
1.Hoja de auditoría o gran sumaria. Que constituye la base del control de los papeles de trabajo y en la que se destina una columna para cada cédula sumaria. Elaborándose sumaria por cada renglón de situación financiera y de resultados. Los saldos que aparecen por columna en esta cédula deben concordar con las cifras asentadas en los estados financieros.
2. Sumarias. Como su nombre lo indica en ella se resumen las cifras, los procedimientos, las conclusiones u objeciones correspondientes a un grupo de valores homogéneos que están sujetos a revisión y cuya columna de control deber concordar con la que aparece en la hoja de auditoría o gran sumaria. Su diseño por lo regular es uniforme contiene una columna para él numero que tiene la cuenta en la contabilidad, tres columnas para él numero y descripción de la cuenta; una columna para los saldos indicados en la contabilidad del cliente a la fecha de revisión y por ultimo tantas columnas como cuentas agrupen la sumaria para efectos de control.
3. De análisis o de detalle. En este tipo de cédulas es donde se desarrollan todos los procedimientos programados para la revisión de una cuenta su función consiste en respaldar las cédulas sumarias por lo que deben contener el mayor numero de datos útiles que sea posible, la cual nos ahorra tiempo en la supervisión y nos da una evidencia necesaria par afundar una opinión. Estas cédulas no tienen diseño uniforme pues se van elaborando a medida que se va avanzando en el trabajo y de acuerdo a las necesidades imperantes en cada coso en particular.

5. De subanalisis. Es la que contiene procedimientos adicionales hechos sobre una parte de las cifras o conceptos sobre los que se trabaja en la de análisis. Se debe tener en cuenta que cualquier error contenido en estas cédulas no se haya corregido, quedara comprendido o se pasara a las cédulas de análisis y de estos a las sumarias y a la gran sumaria y de estos al informe y el acta.
6. De ajuste y/o reclasificación. Estas cédulas se elaboran en un rayado semejante a un libro diario asentando todos los asientos de ajuste y reclasificación en forma progresiva y haciendo referencia expresa de las cuentas que las producen seguidos de una clara y concisa redacción para que el encargado de la contabilidad del cliente proceda a correr dichos asientos.
7. Observación. Estas cédulas se obtienen como resultado de las investigaciones llevadas a cabo tanto en el análisis de control interno como en el de las demás cuentas de la empresa y normalmente en una cédula determinada.
El auditor debe juzgar cada punto de estas cédulas para determinar si se incluyen en el informe final o solamente en la carta de sugerencias o si solo amerita una aclaración verbal.
En las cédulas únicamente deben asentarse: cifras, datos, hechos y conclusiones que consten efectivamente y no sospechas o simples consideraciones personales o subjetivas, cuando así sea debe indicarse claramente esa situación.
Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos: tradicionales y eventuales. Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de éstas se encuentran las siguientes: Cédulas Sumarias; resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación; y Cédulas Analíticas: detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.
El segundo tipo de cédula de auditoria –eventuales- no obedece a ningún patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del propio auditor citándose, a manera de ejemplo, las cédulas de observaciones, el programa de trabajo de la auditoria, cédula de asientos de ajuste, etc.

PREPARACIÓN DE CÉDULAS DE AUDITORIA

a) Cédulas sumarias y analíticas
Cédula de auditoria.- Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen.
Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:
O Tradicionales.- También denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocida, dentro de estas se encuentran las siguientes:
Þ Cédulas Sumarias.- Resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.
Þ Cédulas Analíticas.- Detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria. En ellas es donde se consigna el trabajo efectuado por el auditor.
O Eventuales.- No obedece a ningún patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del propio auditor citándose:
Þ Cédulas de observaciones
Þ Cédulas de asientos de ajuste
Þ Programa del trabajo de auditoria
Þ Cédulas de reclasificaciones
Þ Confirmaciones
Þ Cartas de salvaguarda,
Þ Cédulas de recomendaciones
Þ Control de tiempos de auditoria
Þ Asuntos pendientes

CEDULAS SUMARIAS Y DE ANALISIS
Se conocen como cédulas sumarias aquellas que reúnen toda la información relativa a determinada partida del balance, de manera que, partiendo de éste, puede llegarse hasta el último elemento que se incluye en la cuenta. Todas y cada una de las partidas del balance corresponden a una cédula sumaria, subdividida en tantas cédulas de análisis como fuere necesario según la naturaleza de cada partida.

INDICE DE LAS CEDULAS
La localización de las cédulas, dentro del conjunto que forman los papeles de trabajo, se facilita por medio de un sistema de índices que las relacione entre sí y las conecte con los estados finales.
Indización.- Es el hecho de asignar índices o claves de identificación que permiten localizar y conocer el lugar exacto donde se encuentra una cédula dentro del expediente o archivo de referencia permanente y el legajo de auditoria. Los índices son notas con lápiz rojo en la parte superior derecha de la cédula de auditoria. La indización (también llamada indexación por algunos auditores) o asignación de índices conlleva, enunciativamente, las siguientes ventajas para el auditor:
O Simplifica la localización, dentro de los papeles de trabajo, de una cuenta, rubro, área u operación sujeta a auditoria o en proceso de auditarse.
O Simplifica la localización de evidencias que soportan el dictamen o informe de auditoria.
O Simplifica la revisión del avance de la auditoria, ya que constituyen un medio de ordenación de los papeles de trabajo.
O Ayuda al control de la auditoria, ya que al asignarse un lugar y clave específica para cada cédula se elimina el riesgo relativo de una eventual duplicidad de trabajo.
O Facilita la secuencia entre auditorias, ya que por lo general trabajos similares se localizarán con el mismo índice.
O Facilita la elaboración del dictamen o informe.

Los índices de auditoria pueden ser de las siguientes clases:
O Alfabéticos
O Numéricos
O Alfanuméricos

Existen variantes de utilización de mayúsculas, minúsculas o combinación de ambas. En fin, la diversidad puede ser tan grande como imaginación tenga el auditor; sin embargo, aun cuando aparentemente sea sencilla la decisión de los índices a utilizar, ésta debe ser definitiva puesto que no resulta nada fácil ni práctico cambiar los índices una vez que éstos han sido ya definidos y consignados en los papeles de trabajo.
Las cédulas sumarias relativas a las cuentas de activo se marcan con letras simples, y las de pasivo, con letras dobles, siguiendo, en ambos casos, el orden alfabético. Por lo que se refiere a la cuanta de pérdidas y ganancias, las cédulas que respaldan la verificación de las partidas individuales, se remuneran progresivamente con una letra clave.
La hoja de trabajo que detalla las cuentas del libro mayor, será marcada, en el renglón que se refiere a cada una de las mismas, con el índice que le haya correspondido a la cédula de análisis o verificación de la cuenta relativa. La hoja de trabajo y las cédulas que detallan los asientos de ajuste que, en su caso formule el auditor deben archivarse en el grupo de papeles relativos al balance bajo un índice convencional y un número consecutivo. Preferiblemente las letras asignadas deben ser dos, y para evitar confusiones, se deben basar en abreviaturas. Tanto la hoja de trabajo como las cédulas de asientos de ajuste deben archivare en primer término en el expediente de los papeles de trabajo relativos al balance general.
REGLAS PARA SU FORMULACION

Antes de su formulación.- Debe estudiarse si es necesario hacerlas; hay ocasiones en que se puede desarrollar unos procedimientos por conceptos y cifras que ya constaten otros papeles de trabajo o añadiendo columnas a los ya existentes.

Se deben aprovechar estados, relaciones y documentación proporcionada por el cliente. Es necesario formular cuadros númericos, relaciones de gastos o de cuentas personales, para sobre ellos aplicar procedimientos de auditoria.
Y por último se debe planear su diseño, es decir el orden en que se deberá ir vaciando los datos, cifras, conceptos y marcas en el cuerpo de la cédula. Debe tomarse en cuenta el orden en que los mismos datos cifras que constaran en los papeles de trabajo deberán quedar pasados en el acta, para que al formular ésta, tales datos se tomen directamente de los papeles de trabajo y en el borrador del acta solo se anote la clave de la cédula de donde se debe tomar. También deben tomarse en cuenta la naturaleza de las operaciones o conceptos que se van a examinar, los procedimientos que se van a aplicar y el objeto que se persigue al desarrollar los procedimientos.

Al formularlas.- Anotar todos los datos en forma de columna, cuando un concepto o una clase de cifras es probable que vaya a aparecer varias veces en una cédula, solo se anota una vez, como cabeza de columna y las cifras que corresponden a este concepto, se van anotando en el cuerpo de la columna. El cumplimiento de esta regla se traduce en: Ahorro de tiempo al formularla; facilidad para integrar las cédulas sumarias y facilidad para la formulación de actas e informe.
El que formula las cédulas tiene a la mano todos los elementos relativos a las cifras, datos y conceptos que esta auditando y que le sirven para hacer sus observaciones y llegar a conclusiones. Se debe utilizar una redacción clara y precisa, Después de escrito un concepto el que hizo la cédula debe reflexionar que quiso decir y sobre todo si esta escrito lo que quiso sino lo debe tachar y volver a hacer la redacción.
Se debe anexar todas las tiras de las tabulaciones hechas y constar en los mismos papeles las demás operaciones aritméticas efectuadas a mano, las que nunca deberán hacerse en papeles sueltos.

Sobre su custodia y guarda.- Una vez formuladas nunca podrán ser destruidas y deben conservarse siempre bajo control directo del auditor.

MARCAS SÍMBOLOS Y TILDES DE AUDITORÍA
Durante el transcurso de la auditoría es necesario expresar el trabajo realizado y en los registros del cliente o en sus papeles de trabajo como constancia de que ya se revisó o con el fin de determinar el grado de adelanto de un determinado trabajo por medio del uso de marcas y símbolos; por ejemplo en el caso de que el auditor se quiera cerciorar de que las cantidades contadas por él durante la observación de un inventario físico se incluyeron en las listas finales del inventario, si se utilizó marcas en la ejecución del trabajo, le será fácil localizar las partidas confrontadas y las pendientes.

El uso de marcas y símbolos facilita en extremo el trabajo pues en algunas ocasiones se pueden expresar mediante notas a los papeles de trabajo procedidos de dichas marcas y símbolos.
Estas notas aclaratorias que se usan para explicar las situaciones que se sentaron en el cuerpo de la cédula ya sean ampliando la información mediante la aportación de nuevos datos o simplemente redactando de una manera más extensa lo anotado con anterioridad, cuando sea indispensable para su mejor comprensión, puede ser de dos clases:
a) Notas relativas al trabajo.
Notas relativas a recomendaciones para el control interno.
DEFICIENCIAS COMUNMENTE ENCONTRADAS.

Papeles de trabajo

` No dejar evidencia que el sistema de control interno existente fue revisada adecuadamente.

` Negligencia al indicar los procedimientos de auditoria que fueron seguidos.

` Omisión de los procedimientos para evaluar los activos fijos e inversiones.

` Carencia de confirmaciones necesatrias, referentes al pasivo y otros compromisos.

` No efectuar comparación entre el costo y el precio de venta y mercado respectivamente.

` Falta de datos de resultados finales en materia fiscal.

` No hacer referencia cruzada de los asientos de ajuste.

` El no incluir en los papeles de trabajo, aquellos que se refieren a operaciones efectuadas por la compañía, con posterioridad a la fecha de revisión.

` El que los datos obtenidos para la preparación del informe, sean incompletos.

Cédula de auditoría

` Falta indicar en algunas cédulas el ejercicio que se revisó,el nombre de la persona que las formulo y la fecha.

` Falta indicar el trabajo desarrollado, el alcance de la revisión conclusiones a que se llego y fundamento legal del rechazo.

` Cuando haya un hecho significativo que afecte varias hojas debe hacerse la explicación completa en la ultima de ellas pero en todas las demás deberá hacerse notar que en la ultima hoja se encuentran la explicación.

` Falta de cédulas resumen rechazados, debidamente cruzados.

` Falta de indices cruzados. Todas las cifras que sean correspondidas ya sean dentro de la misma cédula o en otra deben referirse usando lápiz rojo.

Dejan como papeles de trabajo hojas blancas.
REFERENCIAS A CUENTAS CORRELATIVAS (INDICES CRUZADOS)
Es necesario hacer referencia en ciertas cédulas a otras en las cuales aparece la misma información o cifras, relacionando así los dos aspectos de la operación. A estas referencias, hechas recíprocamente en dos o más cédulas, se llama índices cruzados.
La finalidad que se persigue con los índices cruzados, es la de lograr el mayor número posible de confirmaciones, siguiendo la pista de ciertas cifras dentro de los papeles de trabajo.
La revisión de los papeles de trabajo es tan importante que merece ser considerada como la clave de la auditoria y debe estar y ésta tan estrechamente relacionada con la revisión final de los estados financieros, que difícilmente pueden distinguirse estos dos pasos.
Se necesita un profesional con experiencia y sumamente conocedor para poder conjuntar todo lo relativo a la planeación de la auditoría, el trabajo realizado y lo registrado en los papeles de trabajo, y asegurarse así de que los procedimientos son los adecuados, que se han ejecutado con propiedad, que las conclusiones finales es objetivas y lógicas y que lo que exhiben los papeles de trabajo es base sólida para un dictamen perfectamente respaldado.
Un revisor debe juzgar si la auditoría está completa de acuerdo con el programa y a la luz del resultado de las pruebas realizadas, debe juzgar la calidad del trabajo de auditoria desarrollado, la naturaleza de los juicios y decisiones del cliente y la revisión que de ellos haya hecho el auditor y, finalmente, lo adecuado de lo s papeles de trabajo y del entendimiento que el auditor logra de las operaciones de la empresa, más aún, la naturaleza subjetiva de la mayoría de las auditorias, obliga a que cada parte de ellas sea revisada por otro profesional calificado para determinar si está completa y es lógica.

La revisión de papeles de trabajo es tan compleja, se exige tanto de ella y su importancia es tan crítica, que muchas firmas de Contadores Públicos están constantemente buscando formas de ayudar al revisor, proporcionándole listas de puntos, procedimientos uniformes y boletines de políticas, cuidando que esta labor que requiere un alto grado de juicio individual no se realice como mera rutina. La calidad de la revisión y en consecuencia la de la auditoria, depende en gran parte de la diligencia profesional y sentido de responsabilidad del revisor y no hay forma de sustituir esas cualidades ni compensar su ausencia. Aunque se puede guiar al revisor proporcionándole instrumentos que lo ayuden en su labor, como los mencionados antes, y un claro entendimiento de la lógica de la auditoría, no se le puede revelar de la responsabilidad de entender todo lo que necesita entender para estar en posibilidad de dar una opinión sobre los estados financieros.
La revisión no es en la práctica tan fácil y tranquila como parece en teoría. La naturaleza exacta de lo que representa la revisión por un gerente o socio o responsables de la auditoria ha tenido, en la historia, varias interpretaciones: hace muchos años representaba una crítica académica tanto de los atributos del personal que los había preparado como del contenido de los papeles. En años más recientes, algunos auditores ponen más énfasis en la protección que pueden tener con sus papeles de trabajo en caso de juicios, otros los ven como un instrumento para definir responsabilidades y otros, finalmente, los ven como un apoyo para sus juicios.

Cuales quiera que sean los propósitos de la revisión, su objetivo primordial debe ser el de asegurarse que la lógica de la auditoria es completa y está adecuadamente documentada. La lógica, basada en la ecuación de la auditoria, requiere que los papeles de trabajo muestren evidencia de que se entendieron, comprobaron y evaluaron los sistemas fundamentales, de que el resultado de la evaluación se tradujo explícitamente en un programa de procedimientos de auditoría corroborados, de que el resultado de éstos corroboró la evidencia de las cuentas o condujo a explorar las diferencias; y de que el resultado de todo el trabajo apoya cada uno de los datos que se revelan en los estados financieros

La lógica debe ser revisada por un contador(el auditor encargado) quien debe asegurarse de que directa o indirectamente los papeles de trabajo en realidad apoyan las conclusiones de la auditoria, y debe investigar y explicar no eliminar aquellos papeles de trabajo que no cumplan con este objetivo. El auditor que revisa puede delegar una parte de su trabajo, siempre y cuando sea un sector o segmento bien definido dentro de la lógica de la auditoria; por ejemplo: la evidencia de que los inventarios físicos fueron adecuadamente tomados es parte de la lógica de la auditoria y el revisor de los apele debe cerciorares de que estos contienen la evidencia de la existencia de los inventarios; pero puede pedirle a orto auditor competente que les revise en detalle para asegurarse de que están completos en cuanto a las pruebas de recuento, a las pruebas de costo, y alas cifras de resumen.

Las buenas auditorias no se realizan por casualidad. , Cada auditoria es una complicada combinación de actividades que requieren coordinación y programación meticulosas y ni él mas experimentado auditor obtendrá los mejores resultados si no organiza bien a su personal y administra bien su auditoria.

Los papeles de trabajo constituye él más importante medio a través del cual se lleva a cabo el proceso de supervisión en sus diferentes niveles; cabe mencionar que estos no solo contribuyen a reunir los elementos de juicio necesarios para poder expresar una opinión acerca de los estados financieros tomados en su conjunto; frecuentemente, si dichos papeles no han sido planeados con imahinacion, visión e ingenio, darán lugar a la observación de una serie de deficiencias de carácter financiero o administrativo que a su vez originen comentarios de carácter constructivo presentados en beneficio del cliente.

BIBLIOGRAFIA

HOLMES, ARTHUR W., “PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS”.Editorial UTEAMÉXICO, D. F. 1980
I. M. C. P., “NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA”Editado por el I. M. C. P.MÉXICO, D. F. 1997
I. M. C. P., “PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD”.Editado por el I. M. C. P.MÉXICO, D. F. 1997
MARTÍNEZ VILLEGAS, FABIÁN, “EL CONTADOR PÚBLICO Y LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA”
MENDIVIL ESCALANTE, VÍCTOR M., “ELEMENTOS DE AUDITORÍA”. Editorial ECAFSAMÉXICO, D. F. 1997Páginas 11 A LA 199
SANTILLANA, JUAN RAMÓN, “NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA”.Editorial ECASAMÉXICO, D. F. 1996
SANTILLANA, JUAN RAMÓN, “AUDITORIA I”.Editorial ECASAMÉXICO, D. F. 1996Páginas 108 a 119

· COMISION DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS
MEXICO, 1996

· AUDITORIA I
JUAN RAMON SANTILLANA GONZALEZ
EDITORIAL ECAFSA

· AUDITORIA IV
JUAN RAMON SANTILLANA GONZALEZ
EDITORIAL ECAFSA

Þ AUDITORÍA PRÁCTICA
LUIS RUIZ DE VELASCO
C.P. ALEJANDRO PRIETO
C.P. ANDRES VEGA
EDITORIAL BANCA Y COMERCIO

Þ CONOCE LAS AUDITORIAS
SANTILLANA GONZALEZ
ECAFSA

Þ PRINCIPIOS DE AUDITORIA
WALTER B. MEIGS

EL INFORME SOBRE EL EXAMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

“EL INFORME SOBRE EL EXAMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS”
(Objetivo, elementos, tipos, estructura.
Concepto
Una vez concluido el trabajo de auditoria se procede a la elaboración del dictamen, que es la opinión del Auditor sobre la corrección de las cifras plasmadas en los estados financieros.
El dictamen puede redactarse en forma libre, pero existe un modelo aceptable de dictamen, emitido por la Comisión de Normas y Procedimientos de auditoria del IMCP en su boletín H-02.
Objetivo
El objetivo del dictamen es proporcionar la opinión del C.P. acerca de la corrección de las cifras de los estados financieros a los diversos interesados en la información financiera de la empresa, para la adecuada toma de decisiones. Ya que de no contar con la opinión de un C.P., respecto a la información financiera de una empresa, puede causar errores en la toma de decisiones de inversionistas, directivos, accionistas, acreedores, etc.
Elementos
Los elementos del dictamen son:
Destinatario del informe
El informe debe estar dirigido a la empresa o a su cuerpo directivo, si la designación del auditor fue aprobada por los accionistas entonces deberá dirigirse a estos.
Fecha del informe de auditoria
Se sugiere que la fecha del informe de auditoria sea la fecha en que el auditor ha terminado de realizar los procedimientos más importantes, si la fecha del informe se pospusiera debe consignarse claramente en el informe, a menos que el auditor decida continuar investigando (pero no revisando).
Firma del informe de auditoria
Se acostumbra que el dictamen sea firmado por el despacho de auditores, ya que la responsabilidad recae sobre el despacho.
Alcance de auditoria
El auditor pone en juego su criterio profesional para determinar la naturaleza y amplitud de los elementos de evidencia para la revisión. Sin embargo todos los procedimientos aplicados deben ceñirse a las normas de auditoria.
Normas de auditoria generalmente aceptadas
Como ya se mencionó anteriormente hay que apegarse a las normas de auditoria del IMCP.
Párrafo del dictamen
La opinión es el juicio formado por el auditor como resultado de sus conocimientos y del trabajo realizado; las normas de auditoria reclaman la expresión de una opinión señalando la naturaleza de la revisión que practica y el grado de responsabilidad a su cargo.
El auditor debe hacer declaraciones inequívocas en lo que concierne a los estados financieros de su cliente, respecto a que cumplan con los principios contables generalmente aceptados y si son consistentes

Clasificación del dictamen
Existen diferentes clasificaciones de dictamen según el autor, la más común es:
Para usarse en auditorias posteriores
Dictamen limpio Para usarse en auditorias iniciales
Para usarse en ejercicios irregulares
Con salvedad de procedimientos pero sin salvedad de opinión
Atendiendo al trabajo realizado Con salvedad de principios pero sin salvedad de opinión
Dictamen limitado Con salvedad de consistencia pero sin salvedad de opinión
Con salvedad de opinión
Con abstención de opinión
Opinión parcial
Con opinión adversa

El dictamen limpio es aquel que se realiza sin limitaciones, dado que el examen efectuado avala la corrección de las cifras de los estados financieros. La diferencia entre la clasificación arriba mencionada radica en que el primero forma parte del expediente del expediente continuo de auditoria y será usado para la auditoria, el segundo es el que se formula por primera vez; en tanto que el tercero se refiere al que se elabora para efectos fiscales por motivo de una escisión o fusión entre empresas. El dictamen limitado se refiere al dictamen que contiene salvedades, una salvedad es una excepción parcial o total, que afecta la opinión del C.P. en cuanto a la corrección de las cifras.
La abstención de opinión consiste en mencionar en el dictamen que el C.P. no puede opinar acerca de los estados financieros debido a las fallas de control interno halladas durante la auditoria, las cuales no reflejan la situación financiera real de la empresa.
La opinión adversa consiste en expresar una opinión en contra dado que los resultados encontrados en la auditoria, prueban que los estados financieros no reflejan la realidad.
Los dictámenes con salvedades de principios, procedimientos y consistencia pero sin salvedad de opinión, se refieren al hecho de mencionar que no está correcta la aplicación de los principios contables, procedimientos de registro y la consistencia en los estados financieros pero no se niega la opinión.
Estructura
El dictamen se compone de dos principales párrafos: El párrafo de alcance y el párrafo de opinión.
El párrafo de alcance se refiere a los estados financieros que se examinaron y que sirven de base para hacer el dictamen, así como el alcance del trabajo realizado en atención a las normas y procedimientos de auditoria.
El párrafo de opinión contiene la opinión profesional del Auditor respecto de los estados financieros examinados.
El dictamen puede presentarse en un anexo a los estados financieros o bien al calce del balance.
Los documentos que se anexan al dictamen son los estados financieros examinados (balance general, estado de resultados, estado de cambios en la situación financiera).
Conclusiones
El dictamen es el resultado del trabajo de auditoria y la pieza clave de esté, ya que en él queda plasmada la opinión del auditor acerca de los estados financieros examinados. La opinión del auditor debe ser imparcial, ya que su opinión influye en las decisiones que tomen terceros en relación con la información financiera examinada.
En atención a esto, existen normas expedidas por el IMCP para regular el dictamen y darle una presentación uniforme; dichas normas se encuentran en el boletín H-03 del IMCP.
Bibliografía
Tellez Trejo, Rolando
"El dictamen en la Contaduría Pública"
ECASA
México, D.F.,1991
Brasseaux, Herman
"El informe de auditoria"
ECASA
México, D.F., 1983

Mendívil, Victor Manuel
"Elementos de auditoria"
ECAFSA
México, D.F., 1997

ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

ESTUDIO Y EVALUACION DELCONTROL INTERNO

INTRODUCCION

Una auditoria es un análisis de los estados financieros de una compañía, realizada por una firma de contadores públicos independientes. La auditoria consiste en una investigación minuciosa de los registros contables y otras pruebas que apoyan esos estados financieros. Por medio del estudio y la evaluación del sistema del control interno de la compañía, y por la inspección de documentos, la observación de los activos, las investigaciones que se hacen dentro y fuera de la compañía, y por otros procedimientos de auditoria, los auditores reunirán las pruebas necesarias para determinar si los estados financieros suministran un cuadro justo y razonablemente completo de la situación financiera de la compañía y de sus actividades durante el periodo que se audita.

El enfoque de nuestro estudio lo realizaremos en un de los aspectos más importantes (indiscutiblemente) en el ejercicio de cualquier tipo de auditoria, el estudio y evaluación del control interno, el cual tiene como propósito básico promover la operación eficiente de la organización.

SIGNIFICADO DE CONTROL INTERNO

El sistema de control interno consta de todas las medidas empleadas por una organización para:

1. Proteger los activos en contra del desperdicio, el fraude y el uso ineficiente.
2. Promover la exactitud y la confiabilidad en los registros contables
3. Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la compañía.
4. Evaluar la eficiencia de las operaciones.

En pocas palabras el control interno, comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar adherencia a las políticas prescritas por la administración.

Existen muchos tratados sobre el tema, y un ejemplo de éstos sería el caso de los pronunciamientos del Instituto Mexicano de Contadores Públicos contenidos en el libro de Normas y Procedimientos de Auditoria, que contiene los siguientes boletines:

E-02 y H-10 Boletín sobre el control interno.

E-02           Estudio y evaluación del control interno.

F-05           Metodología para el estudio y evaluación del control interno por                              ciclos y transacciones.

F-06           Efectos del Procesamiento electrónico de datos en el examen de control interno.

H-25           Dictamen sobre el control interno.

J-01            Guía para el estudio del control interno del ciclo de ingresos.

J-02            Guía para el estudio del control interno del ciclo de compras.

J-03            Guía para el estudio del control interno del ciclo de producción.

OBJETIVOS BASICOS Y GENERALES DEL CONTROL INTERNO

BASICOS:

1. Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia a las políticas prescritas o establecidas por la administración de la entidad. El contar con sólidas y bien estructuradas políticas –respetables y respetadas- permitirá una administración y operación ordenada, sana y con guías que normarán, orientarán y regularán la actuación.

2. Promover eficiencia en la operación. Las políticas y disposiciones instauradas por la administración serán la base, soporte y punto de partida para operar. Dichas políticas habrán de identificar metas y estándares de operación básicos para medir el desempeño y calificar la eficiencia, eficacia y economía.

3. Asegurar razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la información financiera, administrativa y operacional que se genera en la entidad. La información es básica e indispensable para conocer la gestión y el desempeño sucedido; el cómo se encuentra la entidad en la actualidad, y una base fundamental para tomar decisiones que garanticen su bienestar futuro. La información dirá que tan buenas y acertadas han sido las políticas establecidas y que tan eficiente ha sido la operación. Una entidad sin buena información hace endeble su existencia y subsistencia.

4. Protección de los activos de la entidad. Este objetivo se da con la observancia de los objetivos anteriores. Es indiscutible que debe haber políticas claras y especificas, y que se respeten, que involucren el buen cuidado y alta protección y administración de los activos, por ejemplo en los flujos de fondos, en las cuentas y documentos por cobrar, los inventarios, los inmuebles, la maquinaria y equipo, etc. Las políticas deben tender hacia una optima eficiencia en la operación con los activos, y los activos deben estar registrados en la contabilidad y que se informe qué se esta haciendo con ellos.

GENERALES:

a) Objetivos del sistema contable. Que cuente con métodos y registros que identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnan los criterios establecidos por la administración; que describan oportunamente todas las transacciones para su adecuada clasificación; que cuantifiquen el valor de las transacciones en unidades monetarias; registren las transacciones en el periodo correspondiente y que presenten y revelen dichas transacciones en los estados financieros.

b) Objetivos de autorización. Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo        con autorizaciones en cuanto a criterios establecidos por la administración, someterse aceptación con oportunidad y procesarse las transacciones autorizadas oportunamente.

c) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones. Las transacciones deben clasificarse en forma tal que permitan la preparación de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados y el criterio de la administración, además de que las transacciones deben quedar registradas en el mismo periodo contable.

d) Objetivos de salvaguarda física. El acceso a los activos sólo debe permitirse de acuerdo con políticas prescritas por la administración, cuidando el respeto a las debidas autorizaciones.

e) Objetivos de verificación y evaluación. Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia deben compararse a intervalos razonables, con los activos fijos existentes, y tomar medidas apropiadas y oportunas a las diferencias detectadas, asimismo, deben existir controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan en los estados financieros.

LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO Y LA CONFIANZA DEL AUDITOR

Limitaciones:
El control interno puede hacer mucho para proteger contra el fraude y asegurar la confiabilidad de los datos contables. Es importante sin embargo reconocer la existencia de limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno. Pueden cometerse errores en la ejecución de los procedimientos de control, como resultados de descuidos, incomprensión de las instrucciones o de otros factores humanos. La alta gerencia puede evadir el control interno, al igual que aquellos procedimientos de control que dependen de la separación de obligaciones, mediante la colusión entre los empleados.
La amplitud de los controles internos adoptados por un negocio está limitada por consideraciones de costo; mantener un sistema de control interno tan perfecto que haga que cualquier fraude sea imposible generalmente costaría mas de lo que justificaría la amenaza de pérdida de fraude. Especialmente en un negocio pequeño, frecuentemente es imposible separar por completo la custodia de los activos de la función del registro contable.

Confianza por parte del auditor en el control interno:
Al expresar una opinión en cuanto a lo razonable de los estados financieros, los auditores confían en la efectividad del control interno para evitar errores importantes en el proceso contable, y las pruebas sustantivas para verificar las cantidades en los estados financieros. En los casos en los que los controles internos contables son eficaces, los auditores necesitan descansar menos en las pruebas sustantivas, por el contrario donde los controles internos son débiles los auditores deben confiar mas en sus pruebas sustantivas. Por lo tanto el estudio y evaluación del control interno por parte de los auditores es un factor importante para determinar la naturaleza, el tiempo y el grado de las pruebas sustantivas necesarias para comprobar las partidas de los estados financieros.
Dado que un sistema adecuado de control interno es un factor importante en la auditoria que llevan a cabo los contadores públicos independientes, se plantea la cuestión relativa a la actitud que deberán asumir cuando encuentran que el control interno es seriamente deficiente. Aún cuando en teoría los auditores pueden expresar la falta de control interno haciendo una comprobación detallada de todos los asientos en las cuentas y de todas las transacciones, este enfoque quedaría generalmente más allá de lo práctico amenos que el negocio fuera muy pequeño. En un negocio grande la existencia de un control interno adecuado, al menos una parte considerable de los activos de la compañía reflejan razonablemente su posición financiera y los resultados de su operación.

INTRODUCCION A LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Para facilitar su estudio lo dividiremos de la siguiente forma:

Ø Organización
Ø Procedimiento
Ø Personal
Ø Supervisión

El control interno en el aspecto de la organización.                                                                                                                                                                                                                                                         La dirección, coordinación, división de valores y asignación de responsabilidades, si existen, puede reflejarse en gráficas que ilustran la departamentalización o especialización de labores de departamentos, jefes o empleados, por las funciones que realizan dentro del negocio. Ni la dirección, ni la coordinación, ni la división de labores, ni la asignación de responsabilidades, pueden concebirse sin un plan de estructura del negocio. Así pues, en todos los negocios o en casi todos los negocios, se encontraran departamentos o secciones de ventas, de compras, de almacén, de cobros, etc.

El control Interno y los procedimientos.
Como consecuencia de la especialización de labores, o departamentalización para el manejo de las operaciones, es necesario establecer reglas de procedimientos, tanto para que los diferentes departamentos, funcionarios o empleados, tengan una base o guía para sus trabajos, como para poder coordinar estos trabajos en forma lógica, útil y eficaz para los fines del negocio. Con ello se logra además, de impedir indebidas desviaciones de los métodos establecidos, el fácil entrenamiento de nuevos empleados, y la coordinación de labores entre los diferentes trabajos y responsabilidades de los departamentos, de los funcionarios o de los empleados.

El control interno y e personal.
De la estructuración de los departamentos, o sea de la base de la organización; de la necesidad de manejar uniforme y eficazmente las operaciones, se deriva la atención hacia los empleados mismos, que se agrupan en departamentos y que trabajan de acuerdo con determinados procedimientos.

No sería práctico lograr metas aceptables de eficiencia sin entrenamiento adecuado del personal, y a su vez no seria practico el entrenamiento si se pretendiera hacerlo sin tender a la especialización. El control interno pues, tiene que proveer facilidades para entrenar y cuidar de las actitudes y aptitudes, de los diferentes empleados, como consecuencia de lo cual el control interno también tiene que facilitar la regulación equitativa de las retribuciones.

El control interno y la supervisión.
No basta la organización, la codificación de procedimientos, la selección y preparación del personal. En un negocio en marcha deben mantenerse los procedimientos, impidiendo que degeneren por la tendencia natural de las personas a imprimir su trabajo sus propios modos de ser, aún de mediana importancia, necesariamente trabajan empleados especializados en ciertas rutinas, que no pueden juzgar del conjunto o sobre las metas que se persiguen con las labores a su cargo. La supervisión puede ser automática o puede ser efectuada por vigilancia directa de los funcionarios o por medio de un departamento de auditoria interna, dependiendo algunas veces de la naturaleza de las operaciones y en otros casos de su volumen.

METODOS DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Los métodos e evaluación o compulsa del control Interno se han llegado a clasificar en tres: el descriptivo, el de cuestionarios y el método gráfico; Aunque para Santillana, existe un curto método, denominado detección de funciones incompatibles.

Método Descriptivo.
Como su nombre lo indica, consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos. Esta descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen; nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad. Siempre deberá tenerse en cuenta la operación en la unidad administrativa precedente y su impacto o relación en la unidad siguiente. Ejemplo de una descripción de la forma en que se manejan las operaciones de caja en cierta empresa:

Las principales cuentas bancarias se llevan en cuatro bancos. El cajero prepara diariamente un estado de la posición de efectivo, que se somete para su revisión, al tesorero. Cada tres meses se hace una estimación dl efectivo de caja, que es necesario también para la información del tesorero.
Los registros de recibos y pagos de caja se llevan por el cajero.
Como anteriormente se indica, la principal fuente de ingresos de la compañía son las ventas de sus productos. Ocasionalmente se registran ingresos provenientes de propiedades e inversiones; intereses sobre inversiones y varios cobros de empleados por conceptos de llamadas telefónicas y otras diversas causas.
Los desembolsos de caja se describen bajo el capitulo de costos y gastos de operación. En el archivo permanente se incluye una lista de personas autorizadas por el consejo de administración para firmar cheques. Excepto en el caso de la cuenta bancaria confidencial que se concilia mensualmente por el jefe de departamento de rayas, un empleado del departamento de contabilidad recibe del departamento de correo, los estados bancarios, y ese empleado efectúa las conciliaciones cada mes.
Se llevan fondos fijos por cajeros en la planta, en la ofician y en la sucursal de … Los fondos se reembolsan mensualmente por medio de cheques a la orden de los respectivos cajeros. Los desembolsos se respaldan por comprobantes de caja chica, debidamente aprobados con anticipación al pago por los jefes del departamento. Los comprobantes de caja chica y los relativos a documentos se cancelan con un sello de pagado al reembolsarse los fondos.

Método Gráfico.
Es aquel que señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los supuestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para ejecución de las operaciones. Ejemplo de una gráfica de procedimientos de manejo de transacciones (pedidos de clientes).

Método de Cuestionarios.
Este método consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a como se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones. Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican a existencia de una adecuada medida de control; mientras que las respuestas negativas señalan un a falta o debilidad en el sistema establecido. Ejemplo de cuestionario aplicado a una empresa

Generalidades Respuesta (si,no) Verificación delAuditor Observaciones Prueba
1. ¿Se ha formulado en la empresa una gráfica de organización?2. ¿Las rutinas de contabilidad han sido consignadas en algún manual?3. ¿Tenemos copias de las gráficas de una organización y del manual de contabilidad en nuestro archivo permanente?4. ¿El cliente tiene un contralor ó auditor interno con su respectivo personal?5. Si se emplean auditores internos: ¿Rinde informes escritos sobre los resultados de sus actuaciones o son los auditores internos directamente responsables ante funcionarios independientes del contador general?6. ¿El departamento de contabilidad general está completamente separado del departamento de copras, del de manufactura y/o departamento de costos?7. ¿Todos los empleados que manejan efectivos o valores están afianzados?8. ¿A tales empleados se les requiere que tomen vacaciones regularmente?9. ¿El control que ejerce la oficina matriz sobre las sucursales es adecuado?10. ¿Los gastos y las operaciones se controlan por medio de presupuestos?
Nombre      Fecha      Comentario
Originalmente preparado por
Revisado en exámenes subsecuentes por:

Detección de Funciones Incompatibles.
Como su nombre lo indica, el auditor, con el uso de sencillos cuestionarios detectará funciones incompatibles del personal involucrado en la operación, administración, control y marcha de la entidad sujeta a la auditoria. El modelo de este tipo de cuestionarios se divide en cinco funciones o secciones claves contra las que se cruzan otras funciones, las cuales en caso de ser ejecutadas por la misma persona darán lugar a una incompatibilidad. Esto es, en la parte superior derecha, se menciona la función clave y ahí mismo se anotan los nombres de los ejecutantes; a continuación, sobre el lado izquierdo de la hoja están consignadas otras funciones donde se asentarán los nombres de los ejecutantes, si el nombre de alguna persona que realiza la función clave se repite en las otras funciones, se constituye así una función incompatible que será anotada a continuación en la columna de observaciones y, en consecuencia, será una falla de control interno.

PRUEBAS SELECTIVAS DE AUDITORIA

La prueba selectiva de auditoria es un método mediante el cual se obtienen conclusiones sobre las características de un conjunto numeroso de partidas (Universo) mediante el examen de un grupo parcial de ellas (Muestra).

Dentro del campo de las pruebas selectivas de auditoria existen dos grandes grupos que representan cada uno de ellos corrientes de aplicación que pueden llevarse a la practica atendiendo al propio criterio, conocimientos, juicio y discernimiento del auditor y de los resultados que espera su trabajo. Estos dos grupos son: Muestreo de Criterio y Estadístico.

Muestreo de Criterio.
Prueba selectiva a base de criterio. Mediante este muestreo dirigido (no estadístico), el auditor, basado en un criterio subjetivo determina el tamaño de la muestra, la selección de las partidas que lo integran y la evaluación de los resultados este criterio se fundamenta en su capacidad y experiencia profesionales. Es el muestreo mas utilizado en la auditoria por ser practico y sencillo de aplicar. Desventajas:

Ø En una muestra seleccionada el auditor no tiene medida del riesgo involucrado; por lo tanto, el muestreo de criterio no permite al auditor hacer una evaluación cuantitativa de los resultados.

Ø El auditor asume el riesgo de que conclusiones basadas sobre una muestra de criterio, una persona prudente hará reservas por el cierto grado de error que pudiere haber inherente en cualquier estimación que se le presente.

Ø Existe el riesgo de que la muestra no sea representativa de toda la población.

Pretendiendo llegar a una conclusión, el muestreo de criterio puede ser bueno siempre y cuando el auditor cuente con la debida capacidad profesional, conocimientos en el área o rubro sujeto a su revisión, y la mayor dosis de objetividad y sentido común en su aplicación. Para el muestreo de criterio se pueden emplear los siguientes tres métodos de selección de muestras:

1. Selección a juicio del Auditor. Este método de selección es aquel que se aplica a entero juicio del auditor. No lleva ningún patrón o norma de tipo ordenado o estadístico. Este método de selección de muestras es altamente recomendable cuando se trata de revisar situaciones concretas y definidas; como puede ser el caso de un fraude perfectamente identificado, bien sea por detección en otras pruebas o por aviso.
2. Selección por Intervalos. Esta variante de selección del muestreo de criterio es aplicable en aquellas poblaciones donde las partidas que la integran, están ordenadas en forma consecutiva; o sea, que llevan un orden por lo general,
     ascendente numérico e ininterrumpido.

3. Selección por Bloques Conglomerados. Consiste en seleccionar sobre la base de criterio, una parte de la población y esta parte revisarla al 100%.

4. Selección por Números Aleatorios. Este método de selección consiste en someter a una población dada al concurso de selección de las partidas que le han de representar por medio de números al azar en ocasiones tomados del número de serie de un billete de banco, de un boleto de transporte o de una tabla de números aleatorios previamente elaborada.

Muestreo Estadístico.
El muestreo estadístico es aquel en el que la determinación del tamaño de la muestra, la selección de las partidas que la integran y la evaluación de los resultados, se hace por métodos matemáticos basados en el cálculo de probabilidades. Para que el muestreo estadístico sea aplicable en auditoria y se obtengan resultados confiables, se requiere que se reúna lo siguiente:

Ø Masividad en los datos a examinar.
Ø Homogeneidad de las partidas a examinar.
Ø Que la selección de la muestra sea aleatoria.

Cualquiera que sea el plan de muestreo estadístico que se elija, su aplicación involucra tres consecuencias fundamentales:

Ø Diseño de la muestra.
Ø Selección de la muestra.
Ø Evaluación de la muestra.

Cabe destacar que el muestreo estadístico aplicado a la auditoria no es un subtítulo del criterio profesional. Entre otras cosas, las decisiones acerca de la materialidad, la evaluación del control interno y los aspectos cualitativos de los errores son materia del criterio del auditor. La función del muestreo estadístico, es proveer n medio para expresar los criterios de la seguridad estadística, deseados en términos de objetivos y para medir la suficiencia de las pruebas selectivas de auditoria sobre tales bases. Las ventajas del muestreo estadístico son:

Ø Su aplicación permite conocer anticipadamente el tamaño máximo de muestras necesarias.
Ø Las muestras seleccionadas reúnen mayores características de que sean representativas de la población.
Ø Es más generalizable el criterio de selección para todas las poblaciones sujetas a revisión.
Ø Proporciona un elemento matemático-estadistico de poder proyectar los errores sobre bases más confiables.

Son varios los planes del muestreo estadístico que puede aplicar el auditor en el desempeño de su trabajo; destacan dentro de ellos por su difusión y aplicación en la práctica los siguientes:

1. Muestreo estadísticos sobre importes acumulados. Esta modalidad de muestreo estadístico conlleva un superior margen de seguridad en su aplicación en virtud de que funcionalmente, considera todos los elementos de tipo práctico y estadístico que intervienen en la selección, ésta se efectúa sobre importes y no sobre número de documento.

2. Muestreo estadístico sobre importes acumulados por medio de un computador electrónico. Los elementos que intervienen, son exactamente los mismos que en el de muestreo estadístico sobre importes acumulados, con la variante en el presente caso, de que la selección deja de hacerse por un procedimiento manual y mecánico, ya que le confía a un computador electrónico, con la condicionante básica de que la población a muestrear está almacenada en archivos magnéticos. La principal ventaja de ésta variante se encuentra en la reducción de horas auditor para seleccionar.

3. Muestreo Estadístico numérico. Esta variante de los planes de muestreo estadístico puede considerarse como una combinación entre el método de selección por intervalos y el muestreo estadístico sobre importes acumulados. Su aplicación es muy recomendable cuando se presentan las siguientes situaciones: Cuando se revisa que los ingresos no están subvaluados o disminuidos en el registro final; en consecuencia, el sentido de la prueba parte de la documentación soporte. Cuando esta documentación soporte no está valuada o cuantificada en valores monetarios, haciendo imposible aplicar el muestreo estadístico sobre importes acumulados; caso concreto, remisiones a clientes no valuados. Este plan de muestreo consiste en determinar un intervalo sobre bases estadísticas contando para el efecto, con los mismos elementos manejados para el muestreo estadístico sobre importes acumulados.

4. Muestreo de Atributos. Esta modalidad del muestreo estadístico, tiene como objetivo fundamental determinar los atributos o características cualitativas de una muestra de auditoria, precisar si el área o rubro sujeto a auditoria está cumpliendo con los requisitos de control interno establecidos a verificar en las muestras seleccionadas, extendiendo el resultado de la revisión al total de la población de la que fueron extraídas las muestras.

5. Muestreo de Variable. Es uno de los planes más complejos del muestreo estadístico, inclusive, su aplicación va más allá de las que se pueden hacer hacia aspectos contables, de auditoria o administrativos. Su uso es ampliamente difundido en la estadística y ha alcanzado altos niveles de uso en países desarrollados, especialmente en U.S.A.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DEL CONTROL INTERNO

Siempre que sea posible, el estudio que el auditor hace del control interno, deberá basarse en evidencias distintas de las declaraciones de los supervisores o de los empleados. Por ésta razón los auditores llevan acabo pruebas de cumplimiento, para determinar si los controles internos descritos en sus papeles de trabajo realmente se usan y funcionan efectivamente. Ejemplo:

En su primer examen de una compañía fabricante de radios y televisores, el contralor informó a los auditores que los memorándums de abono por la mercancía devuelta por los minoristas se emitirán solamente cuando la mercancía devuelta había sido revisada por el personal del departamento de recibo de devoluciones, y un ejecutivo del departamento de ventas había aprobado por escrito la emisión del abono.
Los auditores querían comprobar si se seguía en realidad este procedimiento de control. Recogieron de los archivos varios memorándums de abono, varios de estos documentos carecían de firma autorizada. Una comparación en las fechas de los memorándums de abono con las fechas de los informes respectivos recibidos en relación con las mercancías devueltas mostraban que os abonos se habían emitido en algunos casos varias semanas antes de la devolución de las mercancías y que en otros casos, la mercancía por la que se había hecho el abono nunca había regresado a la compañía. Los comentarios con los diversos empleados que habían preparado los memorándums de abono indicaron no estar de acuerdo con los procedimientos autorizados.

El propósito básico de la prueba de cumplimiento es dar a los auditores la seguridad de que los procedimientos de control contable están en vigor, y que operan según están previstos. Estas pruebas son necesarias si los auditores han de confiar en el sistema del control interno del cliente para determinar la naturaleza y amplitud del trabajo de auditoria necesario para substanciar las partidas de los estados financieros. Las pruebas de acatamiento pueden subdividirse en:

1. Pruebas de transacciones. Estas pruebas proporcionan la seguridad de que la secuencia de los procedimientos realmente llevados a cabo en el sistema del cliente corresponden a la descrita en los papeles de trabajo del auditor.

2. Pruebas funcionales. Tienen como finalidad determinar la efectividad con que los principales controles contables han estado funcionando durante el periodo que se audita.

En algunos trabajos pueden los auditores encontrar que los controles internos en algunas áreas son tan débiles que no suministran ninguna base de seguridad, o que las pruebas de acatamiento requerirán mas esfuerzo que cualquier reducción en las pruebas sustantivas que pudieron resultar de la confianza en el control interno. Cuando no puede confiarse en el control interno no tienen objeto llevar a cabo las pruebas de acatamiento. Por esta razón, los auditores llevan a cabo una evaluación preliminar del control interno, después de revisar el sistema y describirlo en sus papeles de trabajo. Si esta evaluación preliminar indica que no será factible confiar en el control interno en ciertas partes del sistema. El auditor puede omitir la prueba de acatamiento en esas áreas y concentrarse en la comprobación de las partidas del estado financiero.

PREPARACION DE UNA CARTA A LA GERENCIA

Las deficiencias en el control interno descubiertas mediante el estudio y evaluación del sistema por el auditor deberán comunicarse al cliente junto con las recomendaciones del auditor para hacer las correcciones del caso. Tratarlas con el gerente es la forma más efectiva de que dispone el auditor para comunicar al cliente lo que haya encontrado, y para explorar la posible línea de conducta. El contenido de estas pláticas se resume formalmente y se transmite al cliente por escrito, en un informe que se llama carta a la gerencia. Aun cuando no se requieren estas cartas según las normas de auditoria generalmente aceptadas, es mejor para los intereses del cliente y del auditor tener documentación escrita de sus pláticas. Este informe sirve como documento de referencia para la gerencia, y también puede servir para minimizar la responsabilidad del auditor en el caso de que posteriormente se descubra un desfalco de importancia u otra pérdida que provenga de debilidades en el control interno.

Generalmente las cartas a   la administración se dirigen al comité de auditoria de la junta de directores, muchas firmas de auditores dan gran importancia suministrar a su cliente una carta a la gerencia completa y bien planeada. Estas firmas reconocen que un informe así puede ser una aportación valiosa y constructiva para la eficiencia de las operaciones del cliente. La calidad de las recomendaciones de los auditores refleja su experiencia profesional, su habilidad creativa, y la escrupulosidad de su investigación. No existe formato especifico para la preparación de cartas a la gerencia, ya que se trata de una comunicación que solamente se envía al cliente.

Generalmente la carta a la gerencia se prepara al terminar la evaluación por los auditores del control interno, y es conveniente presentar este informe bastante antes de la fecha del balance general. La cantidad de pruebas sustantivas necesarias para completar la auditoria puede reducirse si la gerencia logra aplicar mejoras significativas en el control interno antes de que termine el año.

C O N C L U S I O N

Podemos concluir en que el control interno de un negocio es el sistema de organización, los procedimientos que tiene implantados y el personal con que cuenta, estructurados en un todo para lograr los tres objetivos fundamentales de la obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna, la protección de los activos de la empresa y la promoción de eficiencia en la operación del negocio.

Debido a que se considera como una de las partes más importantes antes de comenzar con una auditoria, es indispensable conocer los métodos necesarios para un buen estudio y evaluación del control interno de la empresa a examinar, así mismo se cumple con el principio de que ningún Contador Público puede dictaminar sin antes haber evaluado internamente a la empresa.

B I B L I O G R A F I A

Ø Principios de Auditoria.
Walter B. Meigs.
Editorial Diana.

Ø Auditoria II.
Juan R. Santillana González.
     Editorial Ecafsa.

Ø Auditoria Práctica.
Luis Ruiz de Velazco.
Editorial Banca y Comercio S.A.

Ø Conoce las Auditorias.
Juan R. Santillana González.
Editorial Ecasa

ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE INGRESOS.

Estudio Y Evaluación Del Control Interno Del Ciclo De Ingresos
INTRODUCCION

La evaluación del control interno es la impresión que se fija en la mente del Auditor respecto de si el control interno es bueno o defectuoso, es decir, si permite la consecución plena de sus objetivos o no.

Las guías para el estudio y evaluación del control interno del ciclo de ingresos se encuentran contempladas en el boletín 6010 Guía para el estudio y evaluación del control interno del ciclo de ingresos de Normas y Procedimientos de auditoria del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, hemos acudido a dicha bibliografía para el estudio de este tema, y así podemos definir al ciclo de ingresos como aquel que se halla integrado por los sistemas para el control de las ventas de mercancías o servicios, la administración de la cartera y la recepción del efectivo y su depósito en cuentas bancarias.

Guía para el estudio y evaluación del control interno de ciclo de ingresos

El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo.

En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclos de ingresos.

Sin embargo debe tomarse en cuentas que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve acabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular :

Las Funciones típicas de un ciclo de ingresos podrían ser :

» Otorgamiento de crédito
» Toma de pedidos
» Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio
» Facturación
» Contabilización de comisiones
» Contabilización de garantías
» Cuentas por cobrar
» Cobranza
» Ingreso del efectivo
» Ajuste a facturas y/o notas de crédito
» Determinación del costo de ventas

Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes

» Ventas
» Costo de ventas
» Ingresos de caja
» Devoluciones y rebajas sobre ventas
» Descuentos por pronto pago
» Provisiones para cuentas de cobro dudoso
» Cancelación y recuperaciones de cuentas incobrables
» Gastos de comisiones
» Creación de pasivos por el impuesto a las ventas
» Provisiones para gastos de garantía

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podría ser :

» Pedidos de clientes
» Ordenes de ventas u embarque
» Conocimientos de embarque
» Facturas de venta
» Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas
» Avisos de remesas de clientes
» Formas para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes

Bases usuales de datos :

Están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones.   Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue :

a) Bases de referencia, representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones;
b) Bases dinámicas, representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente;

Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podrían ser las siguientes :

Bases de referencia
» Listas y/o archivos maestros de clientes y de crédito
» Catálogos de productos y listados o archivos de precios.

Bases dinámicas
» Archivos de órdenes de clientes pendiente de surtir
» Auxiliares de clientes
» Estadísticas de ventas
» Diario de ventas

Dentro del ciclos de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos :

» Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorería
» Embarques de productos que se enlazan con el ciclo del producción
» Concentraciones de actividades ( pólizas de registros contable ) que se enlazan con el ciclo de informe financiero

objetivo

Para efectos del ciclo de ingresos se han identificado 21 objetivos específicos de control interno, los cuales de acuerdo con los lineamientos establecidos en el boletín E - 02, relativo al control interno por objetivos, han sido clasificados en cuatro clases como sigue :

» Objetivos de autorización :
Los objetivos de autorización tratan de aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración y que estos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son :

1. Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración
2. el precio de las mercancías y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la administración
3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de venta y cuentas de clientes deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración
4. Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración

» Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones :
Estos pedidos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos son :

5. Solo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías o servicios que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración
6. Debe requerirse una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios
7. Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente
8. Todos y únicamente los embarque efectuados y los servicios prestados deben producir facturación
9. Las facturas deben prepararse correcta y oportunamente
10. Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, hasta su depósito
11. Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente
12. Los costos de las mercancías y servicios vendidos, así como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrándose e informarse correcta y oportunamente
13. La información del efectivo recibido debe clasificarse concentrarse e informarse correcta y oportunamente
14.   Los ajustes a los ingresos, costos de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente
15. Las factura, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas aprobadas de cada cliente
16. En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costos de mercancías y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes relativos
17. Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la gerencia
18. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de ingresos debe producirse correcta y oportunamente

» Objetivos de verificación y evaluación :
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos son :

19. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos de las cuentas por cobrar y las transacciones relativas

» Objetivos de salvaguarda física :
Estos objetivos tratan de aquellos controle al acceso a los archivos, registro, formas importante, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son :

20. El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorería
21. El acceso a los registros de empaque, facturación, cobranza y cuentas por cobrar, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la gerencia

identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento

Una vez identificados los objetivos específicos del control interno para ciclo de ingresos, es necesario identificar qué técnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe si dichas técnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos.

Lo anterior como se menciona en el Boletín F - 5   “ Metodología para el estudio y evaluación del control interno por ciclo de transacciones “, tiene como objetivo determinar la naturaleza, el alcance y oportunidad de las pruebas de auditoria que va a llevar acabo el auditor

µ Objetivos de autorización

Objetivo 1 Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración
En los criterios de selección de clientes que utilizan las empresas, estas deben especificar estándares para los clientes potenciales respecto a asuntos.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 1

· Pueden efectuarse embarques a clientes no autorizados, lo cual podría resultar en posibles cuentas incobrables
· Pueden efectuarse ventas a personas o empresas con las que existía conflicto de intereses sin el conocimiento de la gerencia

Objetivo 2 El precio y condiciones de las mercancías y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración
Las para fijar precios y condiciones de las mercancías y servicios ofrecidos por la empresa.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 2

· Pueden aceptarse pedidos de clientes a precios no autorizados y condiciones inaceptables para la gerencia
· Pueden aceptarse pedidos para productos y servicios con estándares de calidad que la empresa no pueda cumplir
· Pueden efectuarse entregas de mercancías L.A.B. destino sin haberse considerado los costos de entrega en los precios de venta

Objetivo 3 Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costos de ventas, gastos de venta y cuenta de clientes, deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 3

· Las cuentas por cobrar a clientes y las cuentas conexas pueden presentarse incorrectamente como consecuencias de ajustes o clasificaciones incorrectas
· Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la gerencia
· Pueden cancelarse debidamente cuentas de clientes que sí son cobrables
· Pueden manejarse con negligencia y registrarse incorrectamente la mercancía devuelta

Objetivo 4 Deben de establecerse y mantenerse procedimientos de procesos del ciclo de ingresos de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 4

· Pueden existir reorganizaciones y cambios en las asignaciones del personal o de los departamentos que originen se reduzca la segregación de funciones
· Pueden llevarse a la práctica procedimientos que nulifiquen las técnicas de control interno establecidas
· Pueden efectuarse modificaciones a los programas para nulificar controles, cambiar las políticas contables o reducir la salvaguarda física sobre activos Pueden efectuarse alteraciones en el flujo de la información para ocultar datos a las personas que han de recibirlos
· Pueden perderse datos cuando se lleva acabo conversiones a nuevos sistemas
· En algunos casos pueden no procesarse transacciones
· Las transacciones pueden procesarse incorrectamente por una persona a quien no corresponde dicho procesamiento

µ Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones

Objetivo 5 Solo deben aprobarse aquellos pedidos de cliente por mercancía o servicios que se ajusten a política adecuadas establecidas por la administración

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 5

Los objetivos de no cumplimiento son los mismos de no lograr los objetivos 1 y 2

Objetivo 6 Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios

Objetivo 7   Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente

Los objetivos 6 y 7 están íntimamente relacionados entre sí y por lo tanto, los riesgos, si no se logran los objetivos, son iguales para los mismos.

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 6 y 7

· Pueden embarcarse mercancías o prestarse servicios a quien no corresponde
· Pueden embarcarse mercancías o prestarse servicios equivocados o bien pueden embarcarse o prestarse una cantidad equivocada de mercancías o servicios
· Las mercancías pueden embarcarse muy pronto o muy tarde e igual podría pasar con los servicios prestados
· Pueden embarcarse mercancías o prestarse servicios a clientes que se han excedido en sus respectivos límites de crédito
· Pueden absorberse costos de embarque que debieron haber sido efectuados

Objetivo 8 Todos y únicamente los embarque efectuados y los servicios prestados deben producir facturación

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 8

· Pueden embarcarse mercancías o prestarse servicios que nunca se facturen
· Pueden registrarse ingresos por mercancías no embarcadas o servicios prestados

Objetivo 9 Las facturas deben prepararse correcta y oportunamente

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 9

· Riesgo básico que existe si no se logra este objetivo es que pudiera emitirse facturaciones incorrectas y/o extemporáneas

Objetivo 10 Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, hasta su depósito

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 10

· Extravío y malversación de fondos
· Pudiera existir no informarse de ventas de mercancías al contado e ingresos misceláneos

Objetivo 11 Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente

Objetivo 12 Los costos de las mercancías y servicios vendidos, así como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrándose e informarse correcta y oportunamente

Objetivo 13 La información del efectivo recibido debe clasificarse concentrarse e informarse correcta y oportunamente

Objetivo 14   Los ajustes a los ingresos, costos de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 11 a 14

· Los asientos en las cuentas del mayor general pueden ser incompletos o inexactos ocasionando diferencias entre estos y los auxiliares respectivos
· Se pueden registrase operaciones no autorizadas, duplicables, o erróneas
· Pueden presentarse problemas de atrazo para obtención de información contable y preparación de estos estados financieros
· Los informes que preparan pueden ser incorrectos en cuanto a la clasificación de las transacciones o a los periodos en que ocurren

Objetivo 15 Las factura, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas aprobadas de cada cliente

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 15

· Los movimientos pasados a las cuentas auxiliares pueden no concordar con los movimientos pasados al mayor general.
· Las operaciones con los clientes pudiera pasarse incorrectamente a sus auxiliares
· Pueden tomarse decisiones en base a información incompleta o inexacta que se encuentra en un auxiliar o registro de un cliente

Objetivo 16 En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costos de mercancías y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido
y ajustes relativos

Objetivo 17 Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la gerencia

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 16 y 17

· Los estados financieros podrían no ser preparados en forma oportuna
· Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a uno o más de los siguientes factores :
· Omisión en el registro de transacciones
· Omisión en el registro de un asiento
· Codificaciones incorrectas
· Asientos contables duplicados
· Cortes impropios
· Puede debilitarse o anularse el control presupuestal sobre las operaciones

Objetivo 18 La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de ingresos debe producirse correcta y oportunamente

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 18

· Usar datos erróneos en los cálculos de los impuesto
· Pagar multas y recargos
· Pagar impuestos en exceso

µ Objetivos de evaluación y verificación

Objetivo 19 Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos de las cuentas por cobrar y las transacciones relativas

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 19

· Los informes preparados para la gerencia pudieran presentar información errónea
· Las decisiones cruciales que pudiera tomar la gerencia podrían basarse en información errónea
· Algunos errores y omisiones en la salvaguarda física, autorización y procesamientos de transacciones pudieran pasar inadvertidas y no ser corregidos
· Aunque muestren con exactitud los hechos históricos, los saldos registrado en libros pueden no reflejar las evaluaciones reales de acuerdo con las condiciones existentes en una fecha de informe determinada

µ Objetivos de salvaguarda física

Objetivo 20 El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorería

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 20

· El riesgo básico que existe si no se logra este objetivo es el de que el efectivo podría sustraerse definitiva o temporalmente, o bien perderse o destruirse

Objetivo 21 El acceso a los registros de empaque, facturación, cobranza y cuentas por cobrar, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la gerencia

Ejemplos de riesgo si no se logra el objetivo 21

· Los registro pueden destruirse o perderse, lo cual pudiera resultar en :
· Imposibilidad para preparar estados financieros confiables
· Una incapacidad para realizar los valores de los activos
· Los registro pueden usarse en forma indebida por personal no autorizado en detrimento de la empresa o de sus clientes
· Los programas del computador pudieran alterarse por persona no autorizadas
· Las facultades de procesar, particularmente las de procesamiento con el computador, pudieran perderse, destruirse o alterarse por personas no autorizadas

Evaluación del control interno

Una vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno del ciclo de ingresos, deberá proceder a identificar las funciones que forman el ciclo, los objetivos de control interno aplicables a cada función y a prepararse la documentación de los procedimientos de proceso de cada función.

Una vez efectuado el trabajo anterior estará en posibilidades de determinar en su caso las técnicas de control interno que ésta usando la empresa en cada una de las funciones identificadas y si estas forman total, parcialmente o no logran los objetivos de control interno aplicables. La metodología sugerida por esta Comisión para el estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones se describe claramente en el Boletín F - 05 emitido para tal efecto.

La forma antes mencionada consta de las siguientes partes :

1. Identificación de la Compañía cuyo control interno se está revisando
2. Fecha de la auditoria
3. Identificación del ciclo de transacciones que se esta estudiando y evaluando
4. Identificación de la función que se está estudiando y evaluando
5. identificación de los objetivos de control interno aplicables a dicha función (solos los objetivos 1, 2 y 5 son aplicables a la función identificada )
6. Diagramación del procesamiento de las transacciones en la función identificada, en este caso se esta utilizando un diagrama de flujo de operaciones, sin embargo en la practica esta documentación también podría hacerse a través de memorada descriptivas o la utilización de cuestionarios ) .
7. identificación de las técnicas de control interno que utiliza la empresa para los objetivos 1, 2 y 5
8. Una especial de evaluación donde el auditor evaluará las técnicas de control interno identificables para los objetivos 1, 2 y 5 para determinar si las mismas logran total, parcialmente o si no logran el objetivo de control interno
9. Una columna para la sección de evaluación donde se indica el paso de auditoría donde, de acuerdo a la evaluación efectuada, el auditor, se va a realizar la prueba de cumplimiento o sustantiva de auditoria, según el caso que responda a dicha evaluación. Se puede establecer una clara relación entre la evaluación del control interno y la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de auditoria.

Existen otras formas de documentar el estudio y evaluación del control interno, tales como el método descriptivo y el de cuestionario, sin embargo estos no son tan objetivos.

FLUJO DE TRANSACCIONES

En este resumen se pretende mostrar las técnicas de control interno que podría utilizar una empresa para lograr estos objetivos específicos ya mencionados así como los riesgos que existen en caso de no lograr o lograr parcial los mismos, se trata de que estos sirva como guía para el auditor para identificar aquellas técnicas de control que realmente estén operando en la misma.

BIBLIOGRAFIA

Auditoria II
Juan Ramón Santillana González
De. ECAFSA
Pagina 42

Normas y Procedimientos de Auditoria
Instituto Mexicano de Contadores Públicos
Paginas 65 - 97

Auditoria, Principios y Procedimientos
Holmes Arthur

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
INTRODUCCION

         La forma de considerar los ingresos, las cuentas por cobrar y las cuentas relativas se expone es este capitulo en dos secciones: operaciones a corto plazo, características de la actividad de casi todos los negocios modernos, y las operaciones a largo plazo, que practican ciertas industrias.
Un caso típico de la primera clase de operaciones es una venta ordinaria en efectivo o a plazo: un cliente decide comprar, la empresa entrega mercancía y proporciona una factura y el cliente la acepta y hace le pago, todo dentro de un lapso corto. Son casos típicos de las transacciones de la segunda categoría, las ventas en abonos, por parte de la empresa, así como el pago que haga el cliente o ambas cosas pueden ocurrir en un periodo largo.
              Aun cuando algunas operaciones con ingresos a corto plazo pueden presentar problemas contables y de auditoria, son las transacciones que se extiende por varios periodos contables las que con mayor frecuencia implican interrogantes seria cerca de cuando debiera reconocer el ingreso y las correspondientes utilidades, y para darles respuesta se pueden necesitar algunas estimaciones complicadas y buen criterio.
I. Concepto
        Ingreso se define en pronunciamiento no. 4 del consejo de contabilidad, conceptos básicos y principios contables en que sustentan los estados financieros de las empresas en la forma siguiente:
       Un aumento bruto en los activos o una disminución bruta en los pasivos reconocidos y medidos de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, que resultan de los tipos de actividad de una empresa encaminada a obtener beneficios y que pueden cambiar el patrimonio... Los ingresos, de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados por el momento, se obtienen de tres grandes actividades generales:
A) Por la venta de productos,
B) Al proporcionar servicios y permitir a terceros que usen los recursos de la empresa, rentas, regalías, honorarios etc.
C) La disposición de otros recursos distintos de los productos mismos, por ejemplo: propiedades, plantas y equipo o en otras entidades.
                Los ingresos no incluyen la recepción de activos comprados, las cantidades obtenidas en prestamos, las inversiones hechas por los propietarios o los ajustes de años anteriores.
         Ingresos, es por lo tanto, el termino en general que se aplica a las percepciones que se originan en lo que se llaman transacciones de capital. Ingreso es un termino general y que abarca mas que otros que se usan profusamente, tales como ventas brutas ingresos brutos o ingresos de operaciones.
¨ Principios de contabilidad.
         A dos preguntas básicas debe darse respuesta al contabilizar los ingresos y las cuentas por cobrar.
     ¿Cuándo debería reconocerse el ingreso y las cuantas por cobrar relativas?
A) ¿Cuál seria el importe del ingreso a reconocer?
                      Todos los procedimientos de contabilidad que afectan ingresos y cuentas por cobrar, tienen que ver con una o con ambas preguntas. Mientras más largo sea el tiempo que toman una transacción en consumarse, mas complejidad puede llegar a implicar esa pregunta.
Operaciones a corto plazo
Cuando debe reconocerse el ingreso
               El momento que generalmente debiera reconocerse el ingreso en una empresa comercial o industrial, es cuando los activos se venden a los servicios se prestan.
Aplicación de la base de ventas
               Cuando se proporciona un servicio o se trasmite el titulo de propiedad a un cliente surge una reclamación legal o derecho contra él. Por lo general, el punto más conveniente para registrar una venta es cuando la mercancía deja los locales del vendedor, ya sea por mano del propio cliente o al entregarse a un fletero o porteador para ser embarcado al cliente.
Variantes de la base de ventas.
               Los ingresos que no revisten la forma de venta de artículos terminados, con frecuencia requieren variaciones en el procedimiento, pero por lo general siguen en esencia el principio de realización o sea la base de ventas.
· Servicios públicos.
· Obras bajo contratos.
· Rentas, intereses, regalías.
· Ventas en consignación.
· Ventas con derecho a devolución.
· Ingresos no realizados.
· Anticipos no recibidos.
· Concesiones y asignaciones.
· Colegiaturas y cuotas.
Corte de ingreso

               La mayoría de los casos de diferimiento del ingreso y del registro de la cuenta por cobrar en operaciones típicas de corto plazo, implica la transacción de un periodo contable a otro, sin embargo, se presentan algunas dudas al intentar cortar. A continuación se presentan dos ejemplos de tipo de problemas con que se puede uno enfrentar:
· Aceleración o demora intencionales de las ventas.
· Complejidad extraordinaria.

Ingresos reconocidos antes o después de la venta.
              Algunas veces se reconoce el ingreso al terminar la producción y no la venta, como en ciertos metales preciosos o productos agrícolas, por su posibilidad de comercialización inmediata a un precio de venta asegurado.

Ventas que reducen el costo
              Los productos de algunos tipos de ventas como los de desperdicios o de subproductos, y las ventas de su propia tienda o cafetería se consideran normalmente como una reducción al costo, mas que como un verdadero ingreso.

Ventas ínter departamentales o ínter compañías
               Unos de los propósitos primordiales al considerar como ventas las transferencias de productos dentro de una compañía, es mostrar los resultados de los departamentos o de las plantas como si fueran entidades separadas. Sin embargo, las ventas ínter departamentales no son ingresos para la empresa en conjunto, por lo que deben identificarse adecuadamente para facilitar sus eliminaciones de los resultados y eliminar de los inventarios la correspondiente utilidad no realizada.
       Las ventas entre compañías afiliadas por lo general se registran a precios corrientes de mercado para que cada compañía produzca sus estados financieros por separado.

Operaciones de ventas con arrendamiento
Una compañía puede construir un edificio o un equipo venderlo a una entidad no afiliada y después tomar el mismo bien en arrendamiento a largo plazo. Al principio
Al menos en algunas compañías. Se registraban la venta de ingreso.

Monto de los ingresos a reconocer
        En el principio de realización, el perfeccionamiento de la transacción, determinada tanto la época en la cual debe reconocer el ingreso, como la cantidad por la cual debe registrarse.
        La cantidad recibida o que se espera recibir en la mayor parte de las transacciones, es el precio de intercambio (venta).

Precio de factura.
        El precio de factura puede incluir el impuesto sobre las ventas, algún impuesto interior.

Reducción al precio de factura.
        Aun las ventas de contado están sujetas a rebajas en el precio cuando se trata de clientes no satisfechos. Una ventas se regresan para obtener un crédito o reembolso.
        Como otra alternativa, el ingreso se registra por el importe de los precios de factura y simultáneamente se registran un gasto dentro del mismo periodo para ajustes estimados o cuentas incobrables.
        Normalmente, las distintas deducciones a las ventas y a las cuentas por cobrar se presentan por separado, no solo porque su contabilización se facilita, sino también porque así proporciona información útil.
        1.- Cuentas dudosas.
        2.- Devoluciones sobre ventas y ajustes de precios.
        3.- Descuento sobre ventas.
        4.- Otras reducciones a los ingresos.

Ajustes a las estimaciones.
        Numerosas estimaciones intervienen en la cuantificación de los ingresos y de las cuentas por cobrar.

Operaciones a largo plazo
        La contaduría como profesión ha emitido un buen de pronunciamientos que afectan al reconocimiento del ingreso en operaciones a largo plazo.

Contratos a largo plazo
        En los contratos a largo plazo normalmente se establece un programa de pagos pueden fluctuar ampliamente desde el pago integro o anticipado, hasta no hacerse pago alguno sino hasta la terminación satisfactoria del contrato. Pero por lo general se lleva a cabo una serie de pago parciales.

Método de precio unitario
        Los costos deben aplicarse a las unidades ya terminadas, a las que estén en proceso y aun a las que no se han iniciado.

Método de porcentaje de terminación
        Un procedimiento común es reconocer como ingreso a la misma fracción del precio total del contrato que la que representa los costos incurridos a la fecha con relación al costo total estimado para completar el contrato.

Método de contrato terminado.
        Bajo el método contable de contrato terminado, no se reconoce ningún ingreso ni cuentas por cobrar hasta que el contrato este completa o virtualmente terminado.
       A menos que un contratista tenga numerosos contratos que van sucesivamente terminándose, el método de contrato terminado origina fluctuaciones tanto en los ingresos como en la utilidad neta.

Consejo de normas de contabilidad de costos.
        Las normas del consejo de normas de contabilidad de costos tienen la autoridad de la ley y aunque técnicamente solo se aplican a contratos con el gobierno, es de esperarse que ejerzan cierta influencia autorizada sobre toda la contabilidad de contratos.

Ingreso y cuentas por cobrar a largo plazo
        las cuentas por cobrar a largo plazo, a veces complican el reconocimiento del ingreso, pues surgen problemas, tanto de cobrabilidad, como del tiempo en que sé efectúan el ingreso, los factores que pueden afectar el reconocimiento del ingreso en operaciones a largo plazo incluyen.
· La dificultad para estimar las cuentas incobrables
· Requisitos contractuales de ejecución importante
· Tipo de interés efectivo que difieren sustancialmente de los que se especifica en los documentos o contratos por cobrar.

Dificultad para estimar cobrabilidad.
        las cuentas por cobrar son susceptibles de cobrarse dentro de un periodo largo tiempo y sin atención a las cláusulas de operación y a otras condiciones no hubiere una base razonable para estimar el grado de cobrabilidad.

Intervención del vendedor después de la venta.
         El ingreso no debe reconocerse antes de que se hayan ganado. Por consiguiente, el ingreso realizado por actividad que habrán de efectuarse después del momento de la venta, deben reconocerse sobre la base de ejecución, independientemente de que la cuenta por cobrar relativa sea a largo o corto plazo.

Reconocimiento del ingreso y tasa de interés efectiva.
       la profesión contable tuvo particular interés hace unos cuantos años por las operaciones en las cuales las partes contratantes negocian un precio que parece incluir dos factores:
· Un precio de intercambio del producto comprado y vendido
· Los intereses por el uso de dinero, que son inherentes al derecho diferir todo o parte del pago durante un periodo prolongado.
        La diferencia entre el valor actual y el importe nominal de una cuenta por cobrar es un descuento o una prima que debería ser amortizada a fin de que el interés de la cuenta por cobrar se reconozca a una tasa constante sobre el saldo, pendiente hasta que se cobre íntegramente.

Ingresos por arrendamiento.
        El ingreso por renta generalmente se reconoce cuando se realiza, es decir, por le transcurso del tiempo, y se registra en una cuenta por cobrar por renta no realizada o por renta acumulada, cuando la renta que se cobro no corresponde al ingreso realizado por esa renta. A este método de contabilizar los ingresos por arrendamiento se le llama “ el método de operación “.

· Método de operación
· Método de financiamiento.
1. Variantes de operación de arrendamiento.
2. Arrendamiento apalancado.
3. Elección del método.

¨ Sistemas de operación y control interno típico operación típica
        Hay siete pasos en la iniciación y ejecución de cualquier tipo de venta. Algunas veces estos pueden aparecer solos, relacionados entre sí y aun combinados unos con otros. Algunas veces alguno o varios mas de ellos pueden ser dilatados y complejos.

Recepción y aceptación de pedido de clientes.
        El pedido del cliente comprende tres o cuatro autorizaciones para que sea efectué una venta: El pedido en si es la autorización del cliente, la aceptación del pedido después de revisar sus condiciones es la autorización del departamento de ventas; la revisión para objetos de crédito es una autorización de la gerencia de finanzas para que se extienda crédito al cliente. En ocasiones es necesario que producción revise el pedido para autorizar algunos compromisos respecto a la calidad y entrega.

Preparación de la forma de pedido.
        Esta documentación resulta mejor si se elabora al iniciarse el proceso, de preferencia tanto pronto como se recibe el pedido y antes de que se complete el primer paso. Las formas de pedido deben sujetarse a controles efectivos. Uno de ellos es la numeración progresiva y preimpresa. Otros es el archivo de pedidos pendientes, como registro de pedidos aun no surtidos o un archivo abierto de copias de control de los pedidos del cual se irían retirando los que ya estén completamente procesados.

Confirmación de pedidos
        Un buen control de errores o malentendidos requiere que se confirme el pedido con el cliente, cuando esto sea posible. Esto es un chequeo de validaciones dentro de la clasificación de los controles. En muchas empresas el costo de cambiar o cancelar un pedido después de que ha sido procesado es tan importante que justifica con creces el costo del proceso de confirmación; en otros se requiere un control formal.

Preparación de las instrucciones de ejecución
        Por lo general, los pasos en la ejecución de un pedido son retirar de los almacenes, empacar, embarcar y facturar. Se debe hacer la requisición al almacén de artículos terminados, a la fabrica o a los proveedores por medio de una orden de compra

Ejecución física: retiro de los almacenes, embarque y empaque.
        El control dentro de los departamentos que ejecutan las operaciones es con mayor frecuencia operacional o de supervisión, pero puede haber un control contable semejante al que sé descubrió en el paso anterior: Un archivo dependiente de las instrucciones de ejecución, que van siendo canceladas por los avisos de realización.

Preparación de la factura y facturación al cliente
        El control para que pueda originarse una factura, se establece a través de la autorización para facturar, la cual a su vez se basa en documentos comprobatorios apropiados: El pedido del cliente y la orden de embarque.
        El registro para fines contables por lo general principia con este paso. En muchos sistemas modernos la factura se registra como parte de la operación que las origina; en otros deben ser pasadas a los registros.

Cobro de facturas
        Por lo general, se supone que el cobro de facturas se efectuara de acuerdo con sus condiciones y términos, pero se necesitan controles para identificar aquellas facturas que se atrasan, que contienen algún error o que están vencidas. Un paso conveniente dentro del proceso de cobranza es la preparación de un estado de cuentas de los clientes en forma periódica – un medio de chequeo de validación-; otro es el análisis por antigüedad del saldo de cuentas por cobrar y el departamento de crédito realice la prosecución de las cuentas vencidas.

Devoluciones
        El sistema debe brindar los medios para la autorización y ejecución de las devoluciones, bonificaciones y descuentos.
        La devolución se debe registrar en las cuentas tan pronto como sea posible, a fin de corregir los saldos de ingreso y de las cuentas por cobrar.

Responsabilidad
        La responsabilidad de la gerencia se ejerce mejor si se cuenta con una documentación adecuada de la ejecución de los controles básicos. Esta responsabilidad comprende el chequeo periódico sobre el funcionamiento de los controles.

Control disciplinario
        Por razones obvias, los controles disciplinarios, particularmente el acceso restringido y la separación de funciones (verificación interna) tienen un significado especial en el manejo de efectivos.

Otros ingresos y cuentas por cobrar
        Casi todas las compañías. Tienen fuentes de ingreso que son incidentales a sus operaciones principales. Una empresa que vende mercancías y servicios pueden recibir rentas, regalías, y hacer ventas a empleados.

Operaciones a largo plazo

Contratos a largo plazos
        Los mismos sietes pasos de iniciación y ejecución se siguen en los contratos a largo plazo como se siguen en operaciones típicas que producen ingresos a corto plazo.
        No obstante, en las primeras pueden estar grandemente espaciados y casi sin relación mutua.
        El control básico sobre la cantidad de ingresos a registrar con base a la ejecución del contrato es el costo estimado para completarlo. Cuando se hace la cotización inicial se estima los costos, se negocian los precio del contrato y la relación entre los elementos se establece fácilmente y el ingreso por lo general se registra en forma proporcional al costo que se va incurriendo.

Otras operaciones a largo plazo.
        Todos los pasos para procesar una transacción están también en las ventas en abonos, cuentas por cobrar a largo plazo, contratos de regalías, ventas al menudeo de terrenos, contratos de arrendamientos y otras operaciones a largo plazo y aun cuando los principios contables sean complicados y difíciles de entender los pasos básicos para registrarlas y completarlas no debiera así.
¨ Procedimientos de auditoria

Objetivos

        los objetivos de los procedimientos de auditoria aplicables a los ingresos y las cuentas por cobrar, son proporcionar material de evidencia que sea suficiente para dar al auditor seguridad razonable de que:
          Las cuentas de resultado ( las relativas de productos y gastos) incluyen las operaciones que intentan representar.
           Las cuentas por cobrar son autenticas y problemáticamente cobrables.
           Los juicios en que se basan las valuaciones, bonificaciones y los ingresos diferidos son racionales y adecuados.
            Las descripciones, aclaraciones y notas son adecuadas y no conducen a error.
            Todas las contingencias de que ocurran perdidas se identifican y se registran o se muestran.

El ciclo de auditoria.
        El segmento de ingresos y cuentas por cobrar, como todos los demás deben examinarse con base en el ciclo completo de la auditoria. Los sistemas de control contable se deben entender y evaluar con el contexto de los estados financieros tomados como un todo. Deben hacerse pruebas de funcionamiento y se debe validar los saldos de las cuentas a través de las pruebas de sustanciación como una evidencia corroborativa que proporcione base al auditor para comprende, evaluar y formarse una opinión acerca de los principios de contabilidad que se emplearon, razonabilidad de ingresos y las cuentas por cobrar y otras cuentas relativas, en la forma en que se presentan en los estados financieros.

Revisión de operaciones.
        Un factor critico en la revisión efectivo y eficiente de operaciones es la identificación adecuada de los tipos significativos de operaciones que en el segmento de ingresos probablemente requiere una mayor atención que en cualquier otro segmento.
        No es posible enumerar todos los diferentes tipos posibles de operación, en razón de las infinitas variaciones de las actividades económicas con que un auditor puede encontrarse, a la casi igualmente grande variedad de posible formas de procesar y controlar las operaciones.

Pruebas de funcionamiento.
        El auditor debe identificar las operaciones de control y como trabajan, y adaptar en consecuencia su programa de pruebas de funcionamiento. Análogamente, aunque cada paso del procesamiento necesita su control, su importancia para el auditor varia con influencia relativa que esos pagos tengan sobre los estados financieros y las pruebas de funcionamiento se debe diseñar considerando este concepto de importancia relativa.

Control de pedidos.
        El procedimiento para establecer el control sobre los pedidos de los clientes no es de importancia fundamental para el auditor. Esto se debe a que un pedido que sé extravié o que se pase por alto generalmente no tiene significación contable, por lo que este procedimiento no necesita probarse.

Control de instrucciones.
        Las instrucciones son por lo general importante porque son el primer paso que quedara origen a la factura. La prueba de funcionamientos del control sobre este paso, consiste en el examen de las facturas y esto por lo general se combina con otras pruebas de las mismas facturas que persiguen otros propósitos.
Control de facturas.
        en contraste con los pasos iniciales del proceso, el control sobre la terminación de las facturas y la facturación a los clientes es siempre esencial, puesto que controla la base de un asiento de contabilidad y de la documentación de las cuentas por cobrar. Siendo así, constituye el centro de la más grande actividad respecto a pruebas de funcionamiento. Enseguida se indican algunas pruebas de funcionamiento aplicables:
           Autorización y terminación completa: seleccionar por numero de facturas, examinar los pedidos del cliente que se les dieron origen y las ordenes de embarque. Seguirle la pista a los datos de la factura hasta esos documentos. Inspeccionar los archivos abiertos de pedidos con los reportes de embarque y obtener explicaciones respecto a las partidas demoradas y evaluarlas. Examinar evidencias de que se revisa el archivo con regularidad respecto a las partidas demoradas.

Control de cobranzas.
        Son importantes las consecuencias de controlar los pagos que hagan los clientes, se debe hacer una prueba de funcionamiento de ingresos en efectivo. Por ejemplo:
           seleccionar por numero de facturas pagadas ( o asientos de cobranzas si el sistema no identifica las facturas pagadas) seguirles la pista hasta los duplicados de los listados de los depósitos en el banco y hasta los auxiliares detallados de las cuentas por cobrar. Comparar los totales de la lista inicial, con él deposito en le banco y los asientos en las cuentas por cobrar, y seguirles la pista hasta el libro de caja y el mayor general.

procedimiento de validación.
        para los auditores, la auditoria de cuentas por cobrar, generalmente significa la confirmación a través de la comunicación directa con los deudores. Esto se debe a que la confirmación a través de una comunicación directa ha sido uno de los muy pocos procedimientos de auditoria generalmente aceptados que se han adquirido por mas de 30 años, durante los cuales ha sido tema de una bibliografía extensa tanto oficial como no oficial dentro de la profesión.

Conciliación de los análisis con el control
        Los saldos de las cuentas de control del mayor deben comparase con los totales de las cuantas por cobrar individuales, las discrepancias entre ambos deben investigarse, y el cliente debe correr los ajuste apropiados. Este es un procedimiento de rutina respecto a la responsabilidad contable, que el cliente debe llevar a cabo en forma regular. El auditor debe comprobar las relaciones de cuentas por cobrar que el cliente ha preparado, contra los auxiliares en su totalidad o, si el control interno es satisfactorio, basándose en pruebas. Las sumas de las relaciones debiera checarse en la extensión que se considerare apropiada.

Confirmación de saldos de cuentas por cobrar
        La confirmación de cuentas por cobrar ( incluyendo documentos, aceptaciones y otras cuentas por cobrar) por medio de la comunicación directa con los deudores, es un procedimiento de auditoria universalmente aceptados.
        la confirmación de cuentas por cobrar requiere una comunicación directa con los deudores ya sea durante el periodo bajo revisión o después del mismo.
1. Selección de cuentas para confirmar: con base en su revisión del control interno y la lógica de la auditoria descrita, el auditor debe decidir si debe confirmar todas o solo una parte de las cuentas, y la base para seleccionar las que confirmaran si decide hacerlo parcialmente. La selección debe excluir aquellas cuentas cuya respuesta a las solicitudes de confirmación no pueden razonablemente esperarse, como las de algunas dependencias gubernamentales, empresas en el extranjero y algunas compañías. Grandes, industriales o comerciales, que usan un sistema de comprobantes o computación que hacen imposible la confirmación.
Deben confirmarse con los acreditantes, las cuentas y los documentos por cobrar que se hayan descontado o pignorado, de tal manera que cualquier pasivo o contingencia sean del conocimiento del auditor.
              El proceso mecánico de seleccionar las cuentas que sé deben quedar bajo el control del auditor con el propósito de conservar la integridad del procedimiento de    validación.
2. Procedimiento de confirmación: después de haber seleccionado las cuentas que habrán de confirmarse, el auditor debe observar los siguientes procedimientos al procesar la solicitud: son aplicables a los métodos de confirmación positiva o negativa.
La finalidad de estos procedimientos no es tanto protegerse contra la comisión de posibles fraudes de parte del cliente si no mas bien para conservar la integridad del procedimiento de confirmación como una prueba valida de autenticidad.
3. Confirmación negativa: el método de confirmación negativa es una solicitud para que el deudor se comunique directamente con el auditor solo si se considera el saldo en alguna forma incorrecta. Este método se esta usando cada vez con mas frecuencia y, puesto que el auditor espera que el deudor responda solamente si desea notificar alguna diferencia, se presume que la no respuesta significa la aceptación del saldo por parte del deudor en ausencia de alguna otra razón para creer lo contrario.
4. Confirmación positiva: es una solicitud a la que le deudor da respuesta directamente al auditor manifestando si las cantidades u otros detalles que se muestran en el estado de cuentas o la carta que se envió para confirmar son correctos. Puede transmitirse la solicitud por medio de una carta o directamente en el estado de cuentas por medio de un sello de impreso en el mismo, o bien un agregado que se le adhiera. Para facilitar las respuestas, el auditor debe incluir un sobre porteado, dirigido a él. Si el auditor no llega a recibir confirmación positiva de un numero importante de cuentas, o de una cantidad en valores de significación respecto a las cuentas por cobrar, debe aplicar procedimiento de auditoria alternos.
La experiencia a demostrado que una forma de solicitud positiva que requiera el mínimo de esfuerzo de parte del destinatario produce mayor numero de respuestas. A continuacion se ilustra una forma de carta.

(fecha)

(nombre y dirección del deudor)

Estimado señores:

        De acuerdo con la solicitud de nuestros auditores (nombre y dirección de los auditores) suplicamos a ustedes confírmales el importe del adeudo que tiene con nosotros al (fecha), el cual, de acuerdo con nuestro registro asciende a (cantidad).
        Si la cantidad que se muestra concuerda con su registro, favor de indicarlo así firmando en el espacio previsto al alcance y devolver esta carta directamente a nuestros auditores utilizando el sobre adjunto. Su respuesta inmediata facilitara el examen de nuestras cuentas.
        Si la cantidad no esta de acuerdo con su registro, favor de notificarles directamente a nuestros auditores la cantidad que figura en ellos, proporcionando un informe detallado y completo de las discrepancias.
        Esta no es una gestión de cobro, favor de no enviar remesas a los auditores.
                                                                                                         a’atentamente,
                                                                               (nombre del Cliente)
La cantidad que aparece arriba es correcta al (fecha)
____________________                                               __________________________
Deudor del cliente                                                          (titulo o puesto)
Otros procedimientos en lugar de confirmación.

        con frecuencia no es posible obtener confirmación de las cuentas por cobrar a cargo del gobierno. En otros casos, además de los procedimientos que se sugieren en los párrafos subsecuentes bajo el encabezado “otros procedimientos de validación” el auditor puede desear comprobar documentalmente las transacciones por un periodo alrededor de la fecha de balance.

Otros procedimientos de validación.
        en algunas circunstancias, aun cuando los saldos de las cuentas se hayan confirmado, el auditor puede considerar aconsejable comparar, basándose en pruebas, la facturación, los documentos de embarques y otros datos con las operaciones registradas en las cuentas por cobrar por un lapso dado.
        El auditor debe, como regla examinar las notas de crédito expedidas durante un periodo después del cierre del ejercicio social, para determinar que las ventas anuales notificadas no se hayan inflado y que se han hecho la provisión apropiada para descuentos, devoluciones y bonificaciones.

Revisión analítica.

Cobrabilidad
        el punto inicial para revisar la cobrabilidad en un análisis por antigüedad de saldos, al que algunas veces se le llama balanza de antigüedades. El cliente debe prepararse periódicamente análisis de antigüedades de saldos como parte de su responsabilidad.
        A menudo los computadores están programados, o pueden estarlos, para producir un análisis de antigüedades de saldos como un subproducto de la conciliación del auxiliar de las cuentas con las cuentas del control.
        Al revisar un análisis de antigüedad de saldos, las características más obvias que se debe evaluar es el numero e importe de cuentas vencidas.
        El auditor debe examinar las operaciones de ingresos y las cuentas por cobrar con posterioridad a la fecha del balance, incluyendo ventas, ingresos en efectivo, descuentos, rebajas, devoluciones y cancelaciones. Esas operaciones --- o bien su ausencia o simplemente su aumento o disminuciones pocos usuales--- pueden relevar condiciones anormales que afecten la cobrabilidad a la fecha del balance.

Procedimientos de auditoria – su aplicación a tipos particulares de ingresos.
        En su mayor parte, los procedimientos de auditoria descritos con anterioridad son adaptables a la gran variedad de circunstancias que se encuentran en la practica. Un procedimiento de auditoria puede llegar a tener una significación mayor que otro, o cierto procedimiento se pueden usar con una mayor extensión pero visto como un todo, los elementos de la auditoria son similares. Algunas de las variantes más comunes que requieren énfasis respecto a procedimiento particulares, son las siguientes:
¨ Ventas de contado: las ventas de contado son características de artículos de relativamente pequeños valor unitario, que casi siempre se convierte fácilmente en efectivo por lo que es difícil ejercer sobre ellos un estricto control físico contable.
¨ Ventas en consignación: en la mayoría de los casos, es suficiente que se reciba confirmación del consignatario sobre las ventas hechas por cuantas del cliente y las existencias. Sin embargo, existen importantes excepciones que requieren procedimientos más rigurosos y específicos.
¨ Rentas, intereses y otros cobros fijos por el uso de propiedad: los ingresos provenientes de pagos fijos por lo general pueden validarse con bastante facilidad, calculando en forma global las cantidades devengadas y comparándolas con las efectivamente registradas como ingresos.
¨ Regalías, pagos por producción y otros ingresos variables: muchos tipos de ingresos se basan en una variable establecida tal como la producción olas ventas, por lo general el que compra 7un derecho sujeto a pagos variables por su uso debe informar de tiempo en tiempo la cantidad de la variable y del computo de pago que resulte para el vendedor.
¨ Ingresos provenientes de inversiones: ingresos provenientes de valores comerciales y de inversión.
¨ Obsequio de donativos recibidos: el manejo de donativos puede constituir un problema porque no están amparados por un contrato y en ellos se carece del factor entrega de artículos o servicios para proporcionar evidencias concomitantes de que se tiene un derecho al ingreso. Sin embargo, es posible establecer un control adecuado sobre las solicitudes que hagan los voluntarios en las circunstancias correctas, como se ha demostrado en los sistemas en uso en muchas de las campañas del united way. Las formas de solicitudes se preparan con anticipación y su expedición de los voluntarios, y su procesamiento y devoluciones queda bajo el control.
¨ Cuotas, colegiaturas y cobros por inscripción: facilidad las colegiaturas y otros ingresos semejantes, checando los recibos o credenciales expedidas, o los registros de inscripción. En ocasiones la validación se pueden hacer sobre base global: él numero de socios o de estudiantes multiplicado por las cuotas o las colegiaturas anuales.
¨ Ingresos por servicios, tales como hospitales y hoteles: el control y tratamiento de ingresos provenientes de servicios debe ser iguales a la de la venta de producto. Revisar ingresos provenientes de servicio es por lo regular lo mismo que auditar ventas de producto y a menudo existen datos estadísticos generados independientemente, que pueden usarse para corroborar el ingreso a través de revisiones analíticas: no. De cuartos aseados, no. De camas hechas, y comida servida.
¨ Ingresos diferidos o no realizado, cobros anticipados por servicios futuros: algunas veces los sistemas de contabilidad proporcionan relaciones detalladas de las partidas que forman los saldos de ingresos diferidos o de ingresos no realizados. Es menos frecuente encontrar un buen control de operaciones que fluyen a través de las cuentas de ingresos no realizados.
¨ Ingresos provenientes de cuentas por cobrar a largo plazo: las cuentas por cobrar recuperables en un periodo prolongado están sujetas a los mismos procedimientos de auditoria que las otras cuentas por cobrar pero la evolución de su cobrabilidad adquiere una importancia adicional. Además, las políticas y procedimientos que sigue al cliente para computar los intereses atribuidos, cuando este factor se haya presente debe revisarse y checarse.
¨ Ingresos de contratos a largo plazo: se obtiene la evidencia de auditoria respecto a los ingresos provenientes de contratos a largo plazo, a través de los diversos medios que usan la gerencia para investigar, cerciorarse y controlar el cumplimiento de las condiciones del contrato y la aplicación del ingreso a los distintos periodos sociales.

El contrato
          De los contratos que se escojan para probarse, deben examinarse su autorización, condiciones de pagos y modalidades especiales tales como cláusulas, penales, incentivos, cláusulas de exclusión, predeterminación de precios, limitaciones respectos a pagos, cláusulas relativas ala determinación y a las ordenes de cambio. Como los contratos son a menudos documentos técnicos y legales muy complejos, su examen puede ser difícil tardado.

Costos incurridos.
        son partes del segmento de producción y en consecuencia, los procedimientos de auditoria para evaluar sus controles y determinar las pruebas de sustancias.

Estimación de costos de terminación

        la estimación de costos para completar un contrato es el elemento mas critico para determinar el ingreso y las cuentas por cobrar no facturadas en un contrato de largo plazo, y también para evaluar la necesidad de crear una provisión para posibles perdidas. El auditor debe revisar los procedimientos seguidos por el cliente en la preparación de las estimaciones de costos de terminación, de preferencia con bastante anticipación a su examen, a fin de sugerir cambios que puedan facilitarlos.
        preparar estimaciones de costos para completar contratos es una de las tareas más difíciles para el auditor. Mientras mejor entienda este las operaciones y las condiciones del negocio de su cliente estará en mejores posibilidades de entender estas estimaciones.

Determinación del precio.
        La posibilidad de determinación de precios del contrato o de que se surjan posibilidades o renegociación, pueden tener un efecto importante en los estados financieros, y el auditor debe evaluar la necesidad de que el cliente haga concesiones o de que estas resultaran adecuadas. Sin embargo, como estimar los resultados de determinaciones de precios o de renegociaciones es algo altamente subjetivo, la evaluación del auditor es en consecuencia difícil.

Facturación y cobranza.
        El auditor debe checar, total o por pruebas, las facturaciones relativas a los contratos para asegurase de que están de acuerdo con las condiciones del mismo. La confirmación de las cuentas por cobrar facturadas pueden requerir los esfuerzos especiales que describieron con anterioridad con relación a las cuentas por cobrar a cargo de la dependencia del gobierno.

Cuentas por cobrar
        Al presentar las cuentas por cobrar en los estados se deben considerar la descripción, la clasificación y la segregación. Requerimiento mínimo es revelar en una forma adecuada e informativa, la naturaleza de las cuentas por cobrar y la base de las deducciones que se relacionan con ellas.

Descripción.
        Si el solo termino: cuentas por cobrar, aparece en el balance del activo circulante, se justifica que el lector presuponga que se juzga que la cantidad así descrita será cobrable de los deudores comerciales ( clientes ) de una compañía dentro del periodo que se acostumbre para que ese giro comercial o industria.
        Si las cuentas por cobrar incluyeran distas categoría y estas fueren importantes de forma individual, es apropiado, como regla, representarlas por separado: por ejemplo, documentos y aceptación, cuentas en abonos, cuentas pignoradas en colateral, cuentas vencidas y documentos descontados.

Clasificación y segregación.
        comúnmente los estados financieros debe distinguir entre activos circulantes y no circulantes, y entre pasivo a corto plazo y a largo plazo. Las cuentas por cobrar que proviene de
        operaciones comunes de negocios, que razonablemente se espera que se cobraran durante el ciclo normal de operaciones, se clasifican en el balance como activos circulantes, y normalmente después de caja y valores comerciales.

        los interese acumulados en los documentos por cobrar se pueden incluir junto con el valor nominal de los mismos, siempre que la indicación indique que así se ha hecho.

        los auditores deben estar alertas respectos a los contratos a largo plazo que establecen pagos progresivos o tiene cláusulas que permiten al deudor retener cierta cantidad hasta la terminación y aceptación definitiva del trabajo. También debería determinar si la cuenta por cantidades retenidas debe incluirse en el activo circulante.

         Las cuentas por cobrar a cargo de empleados que provengan del curso normal del negocio, algunas veces se presentan en el balance de forma separada, aunque hay diferentes opiniones respecto a la necesidad de tal segregación.
Cuentas por cobrar pignoradas, vendidas o descontadas.

         si las cuentas por cobrar se ignoran en garantía de préstamo, la cantidad pignorada debe indicarse al describir las cuentas por cobrar y también en la descripción del pasivo o por medio de una nota. Si ven cuentas por cobrar con garantía de comprar, la parte de los productos netos en poder del comprador debiera mostrarse como cuenta por cobrar por el vendedor. El saldo que se asocie con la garantía de la recompra, que pudiera llegar a convertirse en un pasivo, se debe mostrar en un balance o en una nota.

         el importe total de las cuentas por cobrar descontadas por lo general se presentan en una nota, aunque se pueden mostrar dentro de los activos en el balance de una contra cuenta de pasivo, o deduciéndolo del acumulado de cuentas por cobrar, dejando una cantidad neta que representa las cuentas por cobrar no descartadas.
Deducciones a las cuentas por cobrar.

         de esta manera, las cuentas por cobrar se pueden presentar en el balance ya sea por su valor bruto menos la deducción o por el neto, indicándose entre paréntesis el importe de la deducción.

          los cargos diferidos por financiamiento o por intereses sobre cuentas por cobrar en abonos a la fecha del balance, deben presentase como una deducción de las cuentas por cobrar, ya sea directamente de las cuentas en abonos o de las sumas de todas las cuentas por cobrar, como una parte de la deducción total (los bancos comerciales constituyen una excepción).

ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CICLO DE COMPRAS

ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CICLO DE COMPRAS

CONCEPTOS DE COMPRA

En toda empresa comercial o industrial en que la fuente de ingresos la constituyen las mercancías, es indispensable tener información sobre su movimiento y existencias. Para el registro o control contable del movimiento de mercancías deben estudiarse los siguientes aspectos:
Capacidad económica de la empresa ( recursos propios o ajenos).
1. Forma de operar o de llevar a cabo sus operaciones.
2. Monto real o probable de operaciones ( desde el punto de vista de una empresa ya en funciones o que se inicie).
3. Número, valor y variedad de los artículos que se manejen.
4. Información deseada o necesaria para los dirigentes de la empresa.

Según Tomás López las compras son: Información respecto a la inversión en mercancías para determinar las necesidades económicas de la empresa y en relación con la importancia del consumo o del mercado, así como estar en posibilidad de determinar el abastecimiento de artículos en la forma más económica. ( Reducción de costos ).
Cuenta transitoria de activo movimiento y saldo deudor, el cual representa en todo momento la inversión hecha en mercancías durante el tiempo transcurrido del ejercicio a precio factura del proveedor.
Las compras, en el sentido contable, son solo aquellos artículos del inventario de mercancías que compra la empresa para volver a venderlos a los clientes en el curso normal.
Para aquellas áreas de procuración donde la responsabilidad ha sido asignada al Departamento de Compras, la función básica es igual a cualquier área de procuración, proveer buenos productos o servicios a buen precio, a buen tiempo y en un buen lugar. El término “buen” es usado aquí como sinónimo de “la mejor posible”, en todos los aspectos que se considere sean en beneficio de los intereses de la organización.
El interés primordial es que la función básica de compras debe existir a diferentes niveles, en los niveles bajos, es la eficiencia con que el personal auxiliar cumpla con la parte que lees corresponde en los procedimientos operacionales, en el nivel intermedio, existe interés en la efectividad con que las actividades individuales cubren los aspectos más importantes tales como la selección de proveedores y la negociación de precios, y en los altos niveles, hay preocupación por el grado en que se puedan percibir las oportunidades de lograr mejores compras para las demás funciones gerenciales.
CICLO NORMAL DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

La función de compras puede ser vista como un ciclo que incluye una serie de pasos perfectamente definidos, como sigue:
1. Determinación de necesidades. En primer lugar habrá de determinarse la necesidad específica que requiere ser satisfecha a través de la acción de procuración, incluye la especificación, cantidades, requerimientos de entrega y otra información pertinente.
2. Autorización de la compra. Como segundo paso debe haber una autorización para proceder a la compra. Algo se necesita y hay que decidir cómo obtenerlo.
3. Efectuar la compra. El grupo de compras se ocupa ahora de localizar el proveedor que se crea puede proporcionar los artículos buscados sobre la base más ventajosa para la organización. La selección del proveedor debe decidirse en un acuerdo definitivo de compra.
4. Seguimiento. Hasta el límite que sea necesario debe haber una acción de seguimiento por parte del grupo de compras, de igual manera, asegurarse que la entrega de la mercancía que se requiere debe ser de tal forma que satisfaga las necesidades del requiriente.
5. Completar la entrega. La entrega se hace y en ese momento se debe determinar si se está cumpliendo con lo acordado o si se presenta algún cambio imprevisto susceptible de reclamo.
6. Liquidación. Finalmente, se liquida al proveedor sobre las bases acordadas y así, la transacción de compras queda concluida, obviamente, condicionada a las garantías ofrecidas por el proveedor.

CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

a) Compras de contado. Estas adquisiciones motivan una disminución en el efectivo de la empresa, que puede representar una salida del efectivo de la caja o del banco.
b) Compras a crédito. Este tipo de adquisiciones origina un incremento en el pasivo de la empresa por la deuda contraída con los proveedores.

TRANSPORTACIÓN DE LAS COMPRAS

Los servicios de transportación están representados por un importante grupo de servicios que deben ser procurados por la organización puede elegir entre allegarse de estos servicios a través de sus propios recursos, como por ejemplo, contando con un equipo propio de transportación, o bien, obtener el servicio de terceras personas. Estas terceras personas incluyen principalmente ferrocarriles, barcos, lanchas, camiones, agencias, aerolíneas o el servicio postal federal.
La procuración de transporte debe estar asociada con la procuración de la mercancía comprada, con los embarques de la organización a sus clientes o con cualquier otro tipo de transferencia interna de materiales. Su importancia general depende del rango de operaciones de la organización ya que normalmente representa una parte sustancial del costo de operación. Este es un tipo de procuración que tiene complejidades muy especiales pero que al igual que cualquier otro tipo de actividad operativa representa oportunidades para aspirar a un efectivo control.
La transportación en un sentido básico es el movimiento de diferentes materiales, en la forma más eficiente posible, desde un lugar de origen hacia una localidad deseada. Por materiales se debe entender materia prima, material en proceso, partes, productos terminados o cualquier otro elemento tangible. Eficiencia significa combinación de precio, condiciones en que se pacto el servicio, tiempo y características físicas que puedan servir a los intereses de la organización. Vale hacer hincapié que este último punto se está refiriendo a los servicios de transportación obtenidos de terceras personas, ya que la empresa proveedora del servicio debe ser continuamente revisada para `propia seguridad. Tanto los gerentes en turno como los auditores internos están interesados en que las actividades de transportación sean llevadas a cabo de tal manera que den al mejor servicio en bien de los intereses de la organización.
Las funciones del grupo de transportación comúnmente se designan en la organización como departamento de tráfico y se pude dividir en dos grupos generales. El primero de estos grupos tiene más que ver con el desarrollo de políticas de transportación y se encarga de los correspondientes estudios e investigaciones para llegar a una mejor decisión como son: el medio de transporte que se deba utilizar en cada situación, cuáles son las mejores rutas, qué se puede hacer para encontrar nuevos mecanismos que reduzcan el costo de transportación. Por otro lado, el segundo grupo de actividades se refiere a las operaciones que se desarrollan conforme a las políticas y decisiones establecidas, o sea, son las actividades operacionales que tienen que ver con las relaciones diarias, embarques, seguimientos, etc., incluyendo el mantenimiento de archivos y registros. El último tipo de actividades tiende a la descentralización física de sus oficinas hasta otro nivel más bajo de los componentes operacionales de la organización.
Ciclo operativo básico es generalmente similar al que se vio en el caso de las compras.
1. Determinación de la necesidad.
2. Determinar las medidas específicas para obtener el servicio de transportación.
3. Notificar el servicio de transportación que va a ser usado,
4. Determinar cualquier seguimiento que sea necesario,
5. Liquidación financiera, y
6. Manejo de reclamaciones.

Estas etapas operativas y los objetivos particulares asociados con cada una de ellas, se constituyen en la base para localizar la estructura de control y los problemas de mayor relevancia relativos al mismo control.

DETERMINAR LA NECESIDAD DE LOS SERVICIOS DE TRANSPORTACIÓN.

Al igual que las compras, el punto de partida de problemas de transportación es identificar la necesidad. La primera cuestión es identificar si hay algún otro enfoque operativo que pueda modificar o eliminar la necesidad de transportación presentada, ¿ se puede por ejemplo, efectuar la entrega a una localidad más cercana? ¿ O se puede establecer un punto estratégico de almacenamiento para eliminar un gran número de embarques pequeños? Además, se presenta la cuestión de sí la necesidad ha sido correctamente definida y si la urgencia planteada es realista. En muchas de estas situaciones el representante de los servicios de transportación puede proporcionar un buen consejo ya que es necesario que él conozca la naturaleza exacta de la necesidad para así ayudar a satisfacerla de la manera más económica posible. Desde un punto de vista de control, existe interés en todo lo relacionado y que pueda introducir a llegar a una adecuada determinación. En tanto que la determinación de la necesidad es responsabilidad básica de otro personal de operación, el personal de transportación debe tener interés profesional en absorber una parte de esa responsabilidad.

DETERMINAR LAS MEDIDAS ESPECÍFICAS DE TRANSPORTACIÓN

El alma de la función de transportación está constituida por el estudio e investigadores en caminados a la determinación de las medidas específicas de transportación que satisfarán las necesidades previamente definidas. En este momento se requieren los servicios de expertos profesionales en el ramo de transportación. Las características típicas que son aplicables a la prestación de este servicio incluyen, entre otras, las siguientes:
1. Ahorros a lograr con el uso de una cuota correcta acorde al tipo de mercancía.
2. Decremento, por volumen, en costos de embarque en vagones y camiones.
3. Posibilidades de embarques múltiples con otros remitentes.
4. Escalas en tránsito o privilegios por viajes directos que se pueden obtener por un pequeño costo adicional.
5. Cédulas de entrega
6. Riesgos de daño o robo.
7. Servicios extras por cuotas adicionales.
8. Preferencia del cliente por algún tipo específico de embarque.
9. Reciprocidad.
10. Disponibilidad de equipo especial.
11. Costos relativos a diversos medios de transportación relacionados con las necesidades actuales de operación.

El departamento de transportación tomará en cuenta las anteriores consideraciones con objeto de llegar a una conclusión final, la cual se espera sea mejor, además que hasta donde sea necesario, deberá mantenerse una discusión continua con clientes, proveedores y otro personal de la organización. Para embarques repetitivos las mismas decisiones pueden ser aplicables, hasta que ya algún indicativo de que los elementos base para la evaluación han cambiado.
En todas las situaciones la importancia de está etapa, desde un punto de vista de control, es que la decisión tomada debe reflejar un alto grado de eficiencia y un buen juicio; además de la evidencia que la soporta han sido reconocida y adecuadamente evaluada.

EJECUCIÓN DE LOS ARREGLOS DE TRANSPORTACIÓN

La determinación de los arreglos de transportación debe ser simultáneamente notificada a todas las partes interesadas; en ciertos casos, la notificación debe ser manejada por separado. Las partes a ser notificadas pueden ser proveedores, clientes o el propio personal de la organización. En el caso de compras, la ruta seleccionada normalmente debe estar incluida en la orden de compra. En el caso de embarques hacia afuera, se deberá preparar la guía de embarque, o bien vigilar que los haga otro personal de la organización. En el objetivo de control es claro, notificar oportunamente las decisiones tomadas. En el caso de embarques repetitivos, se deberá implementar una rutina operativa que congela instrucciones estandarizadas.

SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN DE LOS ARREGLOS DE TRANSPORTACIÓN

El alcance en el esfuerzo depende de la urgencia y necesidad de los materiales que van a ser transportados. En algunos casos se requiere monitorear la carga inicial del material o mercancía y vigilar el embarque hasta su lugar de destino. En otros casos el seguimiento se puede hacer cundo se presentan problemas de que el material no llegue oportunamente a su ligar de destino, o que definitivamente no llegue. El objetivo de control es que el esfuerzo de seguimiento deba ser el adecuado a las circunstancias.
LIQUIDACIÓN AL CONCLUIRSE LA TRANSPORTACIÓN
Dependiendo de cada caso, el costo de transportación puede ser pagado por el proveedor o por el cliente. En función a lo acordado, el costo será absorbido por uno de ellos, sin olvidar que el problema de la validez de la liquidación debe quedar condicionada o sujeta a cualquier reclamación que sea procedente presentar. En otras situaciones la base de la compra o la venta puede estipular que el costo de la transportación deba ser cubierto por la organización interesada y que en el ultimo de los casos deberá rembolsar ya sea al proveedor o al cliente ese costo que pago a cuenta. En tanto que estos costos sean cubiertos por medio del departamento de cuentas por pagar, o mediante notas de crédito expedidas a favor de clientes, la revisión y aprobación de estos cargos notablemente debe ser hecha por el departamento de tráfico. Una razón de está práctica es que el departamento de cuentas por pagar carece de la información completa relativa a la orden de compra; pero la razón más importante es que la revisión y aprobación de los costos por concepto de fletes debe ser hecha por un experto. Y en virtud de que en estas transacciones siempre hay mucho dinero en juego deberá adoptarse todas las medidas necesarias para garantizarle a la organización su correcto manejo.
Adicionalmente, es práctica normal para el departamento de transportación hacer una revisión general de las facturas antes de su pago, cubriendo los aspectos aritméticos y las bases más obvias de la facturación; de igual manera, proceder posteriormente a auditar las tarifas de fletes así como las bases más importantes del servicio. Esta segunda revisión en muchos casos es delgada a otro grupo especializado de trabajo.
MANEJO DE RECLAMACIONES

Las reclamaciones contra transportistas pueden ser de dos tipos: aquéllas que emanan de guías incorrectas, y aquéllas por daños a las mercancías mientras son transportadas. En ambos casos, es una práctica usual de manejar estas reclamaciones por el departamento de transportación. Los aspectos relativos de control son que el grupo de operación que originalmente identifica la reclamación la registre de inmediato y la transmita al departamento de transportación. Tales grupos de operación pueden ser departamentos de recepción, departamentos de inspección y actividades de cuentas por cobrar.
El departamento de transportación debe establecer controles adecuados sobre los archivos de estas reclamaciones y el subsiguiente seguimiento de las mismas. La clave en estos casos es que se deben mantener registros de reclamaciones a los que se dará adecuada atención y seguimiento. Desde un punto de vista de control interno, es deseable que las reclamaciones sean controladas integrándolas a la contabilidad.
CUENTAS COMPLEMENTARIAS

Rebajas sobre compras. Si bien es cierto que este renglón representa una disminución al costo de adquisición de las mercancías, no significa necesariamente un mayor margen de utilidad, pues como ya es sabida la rebaja tiene su origen en una mejor consideración en el precio, en la diferencia de calidad de los artículos o en el defecto o en el daño de los mismos. Algunas de estas circunstancias pueden constituir para el comprador un estancamiento en la venta o en la salida de los artículos, lo cual repercute tanto en la circulación o rotación del capital en el giro como en el monto de existencias. Por consiguiente una sobre inversión en la empresa se refleja directamente por el porcentaje que representan las utilidades con el capital con el capital de trabajo, es decir disminuye el grado de productividad de la empresa reduciendo en consecuencia, su valor comercial.
En ocasiones estas rebajas sirven de conocimientos respecto a la deficiencia o falta de seriedad de los proveedores, pues cuando los defectos originan las rebajas, son frecuentes en un proveedor, debe buscarse la solución al problema.
Rebajas sobre compras. Cuenta complementaria que se disminuye de la cuenta de compras, de movimiento y saldo acreedor y que presenta en todo momento la cantidad en que hay que disminuir el valor total de la mercancía adquirida. ( compras más gastos sobre compras )
Devoluciones sobre compras. Estas tienen su origen también en mercancías que se hayan recibido defectuosas o dañadas o de diferente calidad de la solicitada; así como falta de mercado para los artículos, lo cual puede ocasionar al comprador:
1. Falta de existencia del artículo solicitado, que se refleja en la falta de ventas, y en consecuencia en utilidades dejadas de ganar y en caso extremo, en la pérdida de la clientela.
2. Origina gastos innecesarios o muertos a la empresa, puesto que la revisión, empaque y devolución de la mercancía tiene un costo que reduce sus márgenes de utilidad.

Devoluciones sobre compras. Mismas características de la cuenta anterior. Según se puede observar, cada una de las cuentas anteriores proporciona aisladamente la información de cada uno de los cuatro aspectos que puedan incurrir en la compra de mercancías; sin embargo, estas cunetas deben tomarse en conjunto sumando o restando sus saldos, según sea el caso, para obtener el valor neto total de la inversión hecha en mercancías durante el transcurso del ejercicio.
RÉGIMEN FISCAL

La ley del importe sobre la renta en su artículo número 22 segundo párrafo nos dice:
ADQUISICIÓN DE LAS MATERIAS PRIMAS

Las adquisiciones de las mercancías, así como de materias primas, productos semiterminados que utilicen para prestar servicios, para fabricar bienes o para enajenarlos, disminuidas con las devoluciones, descuentos y bonificaciones sobre las mismas efectuadas inclusive en ejercicios posteriores.
No serán deducibles conforme a está fracción los activos fijos terrenos, las acciones, partes sociales, obligaciones y otros valores mobiliarios, así como los títulos valor que representen la propiedad de bienes, excepto certificados de depósito de bienes o mercancías; la moneda extranjera, así como las piezas de oro o de plata que hubieran tenido el carácter de moneda nacional o extranjera y las piezas denominadas onzas troy
Gastos de compra. Representan el precio de costo pagado por el traslado de la mercancía adquirida, incluyendo fletes, acarreos, maniobras de carga y descarga, impuestos derechos aduanales etcétera.
Estudiadas como activo representan un incremento en el precio de costo de las mercancías existentes en el almacén por lo que tendrán que cargar.
Consideradas como cuenta de resultados, los gastos representan un costo mismo que origina una disminución en el capital, razón por la que se deberá cargar.
De conformidad con el principio de valor histórico original, el precio de costo de una adquisición ( compra), se determina sumando al precio de factura los costos y gastos incurridos en la adquisición. Según la NIC 2, “Valuación y presentación de los inventarios es la suma de los costos históricos”, señala que el costo histórico de los inventarios es la suma de los costos en compra, costos de conversión y otros en los que se haya incurrido para que los inventarios sean puestos en su ubicación y condición actuales, y que los costos de compra comprenden el precio de compra incluyendo a los derechos de importación y otros impuestos de compras, costos de transporte, manejo y cualquier otros atribuibles directamente a los costos de adquisición deduciendo los descuentos mercantiles, rebajas y subsidios
“En la teoría, el costo de los bienes vendidos y el costo del inventario final deben incluir todos los cargos en los que s4e haya incurrido para transportar la mercancía hasta la ubicación y condición actuales. Estrictamente interpretada, la teoría contable requiere la aplicación de los costos de ordenamiento, recepción, inspección y almacenaje. En la práctica, muchos de estos costos no pueden identificarse ni seguirse. Por lo tanto, se tratan como gastos de periodo. El costo de aplicarlos excede el beneficio de una exactitud al beneficio de una exactitud incremental proveniente de su inclusión dentro de los costos inventariables”.
Sin embargo, el valuar el inventario, la mayoría de las empresas no toman en consideración los costos incidentales relacionados con la adquisición de la mercancía. Valúan los inventarios exclusivamente sobre la base de sus precios de factura y consideran los costos incidentales de compra de los artículos como gastos de período en que surgieron”.
Ahora bien, si al momento de adquirir mercancías, se conoce el importe de los gastos sobre compra originados por la adquisición y dadas las características de la empresa y sus necesidades de información, y ya sea la política o por falta de conocimiento, se determine incluir los gastos sobre compra dentro del costo unitario de adquisición, entonces deberá efectuar un prorrateo de tales gastos, ya sea entre el número de unidades adquiridas, su costo o alguna otra base de prorrateo y, con tal importe, registrar un cargo a la cuenta compras o almacén, según sea el tipo de procedimiento empleado para el registro de sus operaciones de mercancías.
MÉTODOS
Método del precio neto. Desde el punto de vista teórico, el precio neto es el precio o costo real del inventario, dicho de otra forma, la empresa adquiere el activo (mercancías), compra el activo físico por este monto llamado así “ precio de contado”, por lo que cualquier cantidad adicional que llegue a pagarse definitivamente se relaciona con la forma en que se financia la compra de mercancías. Si el precio bruto se paga al final, la cantidad adicional representa la multa por un pago fuera del plazo de descuento; o sea un cargo financiero y no un incremento en el precio de costo activo.
Es conveniente señalar que si la política establecida por la empresa es aprovechar todos los descuentos, éstos normalmente serán pagados dentro de la fecha de descuento establecida o pactada al momento de realizar la operación de compra con el proveedor. Ya que los descuentos que nos son aprovechados serán pocos, la contabilización por el método neto resulta sencilla.
Una de las desventajas de este método consiste en que los inventarios contabilizados en los registros auxiliares, mantendrán una diferencia contra los precios consignados en las facturas, amen de que si se trata, por ejemplo, de la compra de varios artículos con distintos precios, entonces se tendría que determinar para cada uno de ellos su precio neto, y así registrarlo en el auxiliar.

Debido a que casi todas las empresas las funciones relacionadas con la nómina son distintas de las funciones de compra, esta Comisión ha considerado demostrar separadamente dichas funciones de guías (6020 y 6040), para facilitar la revisión del control interno del ciclo de egresos.
El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que requieren llevar a cabo para:
· La adquisición de bienes, mercancías y servicios.
· El pago de las adquisiciones anteriores.
· Clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pagó.

El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:
· Inventarios
· Activos fijos
· Servicios externos
· Suministros o abastecimientos

En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y resultados. En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos.
Las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes etc., del ciclo de compras que se describen más adelante, son aquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan sólo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular.
FUNCIONES TÍPICAS
Las funciones típicas de compras podrían ser:
· Selección de proveedores
· Preparación de solicitudes de compra
· Función específica de compras
· Recepción de mercancías y suministros
· Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos
· Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados
· Desembolso de efectivo

ASIENTOS CONTABLES COMUNES
Dentro del ciclo de compras podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:
· Compras
· Desembolso de efectivo
· Pagos anticipados
· Acumulaciones de pasivos
· Ajustes de compras

FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de compras podrían ser:
· Requisiciones de compra
· Ordenes de compra y contratos
· Documentos de recepción de mercancías
· Facturas de proveedores
· Notas de cargo y de crédito
· Solicitudes de cheques
· Recibos de servicios
· Póliza cheque

BASES USUALES DE DATOS

Las bases usuales de datos, están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:
a) Bases de referencias. Representación por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.

B) Bases dinámicas. Re presentadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente.
Las bases usuales de datos para compras podrían ser las siguientes:
· Archivos de proveedores conteniendo nombre, dirección, productos que ofrece precios, etc.
· Archivos de cuentas por pagar que contenga las cuentas pendientes de pago (auxiliares) e historial de pagos efectuados.
· Los pedidos a proveedores pendientes a surtir.

ENLACE CON OTROS CICLOS

Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:
· Desembolso de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.
· Recepción de bienes, mercancías y servicios que se enlazan con el ciclo de producción.
· Resumen de actividad (pólizas de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

PRINCIPIOS GENERALES

Los mismos principios contables se aplican a todo el segmento de costos o gastos, aunque se les puede dar énfasis diferente según los problemas. Esta exposición constituye así el prefacio para todos los cuatro capítulos sobre costos y gastos, pero en cada uno se mencionarán principios adicionales. Dos convencionalismos contables importantes que tienen relevancia en los cuatro capítulos son: el convencionalismo de “compaginar costos con ingresos” y el de “reconocer pérdidas”.
COMPAGINACIÓN DE INGRESOS Y COSTOS
La determinación de los resultados en la contabilidad de hoy en día, es esencialmente un proceso de relacionar ingresos y costos por periodos contables. Normalmente, los ingresos se asignan primero al periodo utilizando los principios descritos en el capítulo 9 y a continuación se relacionan los costos ya sean dichos ingresos o con el periodo. Por ejemplo, el costo de los artículos vendidos se relaciona directamente con los productos o mercancías incluidos en las ventas del periodo, en contrate, los gastos de administración generalmente se asignan a un periodo y se deducen del ingreso cualquiera que haya sido asignado al mismo periodo.
COSTO
El costo es un precio o el sacrificio de un valor algo de calor de lo que se prescinde que hace generalmente para obtener alguna otra cosa de valor. En la literatura contable se tratan varios tipos de costos, siendo los más importantes el precio efectivamente pagado por un activo (costo de adquisición o costo histórico), el precio que debería pagarse actualmente para adquirir un activo que ya se tiene (costo de reposición o costo de reproducción) y el margen que deja de realizarse respecto de las alternativas que se descartan al decir un curso de acción, destino o uso de un equipo (costo de oportunidad o costo económico).
Los costos que se usan actualmente en contabilidad son predominantemente los costos históricos de adquisición. Un activo se registra, inicialmente, por el precio que se paga por adquirirlo y generalmente sólo se reconoce un ingreso cuando ese activo se vende, consecuentemente, los cambios en el valor de un activo entre la compra y la venta raramente se reconocen excepto para reducir o eliminar costos de activos que se presume se han usado o perdido. Ocasionalmente se usa el costo de reposición: por ejemplo, para aplicar la regla de “costo mercado, el menor”. E costo de oportunidad es un concepto económico y no se usa en la actualidad en la práctica contable.
La definición más autorizada del costo de adquisición se encuentra en la opinión núm. 16 del APB, párrafo 67 (AICPA prof. Sts., Vol. Párrafo 1091.67): “...la cantidad de efectivo que se desembolsa o el valor razonable de otros activos que se distribuyen...(o) el valor actual de la cantidad a pagar”, definición que concuerda con las definiciones comunes del costo. También, los contadores usan con frecuencia “costos” para indicar la base utilizada para expresar los activos en balance, extendiendo así su significado para cubrir valores de activos o servicios que se han recibido en donación.
COSTOS, GASTOS Y ACTIVOS
Los costos ya “devengados”. Es decir, los gastos son costos que se relacionan al ingreso presente para medir el resultado neto por el periodo actual. En contrate, muchos activos - pero no todos - son costos “no devengados”, que se relacionan con un ingreso futuro y que se mantienen como activos, se “difieren”, hasta el periodo en el cual se reconozca el ingreso relativo, es entonces cuando “expiran” o se devengan estos costos convirtiéndose en gastos de ese periodo. Dichos activos son costos que se supone beneficiarán a periodos futuros, los gastos son costos de activos o servicios consumidos o devengados que ya no producirán beneficio futuro tangible o determinable específicamente, ya que no tienen valor subsecuente.
Aun cuando existe una distinción técnica entre “costo” y “gasto”, los dos términos se usan con cierta liberalidad y aún en forma intercambiable: por ejemplo, algunos pueden referirse a “costo de mantenimiento”, este intercambio raramente cusa confusión, pero es conveniente mantener un uso firme uniforme en un contexto dado.
GASTOS, ACTIVOS Y PASIVOS
En principio, la mayoría de los gastos surgen en la forma descrita: los costos no devengados (activos) terminan y llegan a convertirse en gastos del periodo en que se expiren. Las compañías compran activos, no gastos, de tal suerte que la secuencia teórica de las etapas de un costo típico de una empresa es: a) la empresa compra un activo (costo no devengado) pagando por él en efectivo o incurriendo en un pasivo que más tarde se cubre pagándolo con dinero, b) el costo se convierte en gasto del periodo en el que se reconoce el ingreso o se devenga por otras razones.
Sin embargo, prácticamente no vale la pena hacer el intento de considerar primero como activos todos los gastos, el tiempo transcurrido desde su adquisición hasta que se gasta, varía desde un momento, para algunos costos, hasta varios años para otros. Normalmente, los costos incurridos y que explican dentro del mismo periodo contable se reconoce como gastos al incurrirse, a menos que por alguna razón resulte más conveniente o con un significado mayor reconocerlos como activo. Solamente aquellos costos que no se devenguen en el periodo en que se incurren tienen que registrarse como activos a fin de “compaginarlos” correctamente con el ingreso.
Los que siguen son ejemplos de partidas que, aunque algunas veces pueden registrarse primero como activos, usualmente se registran directamente como gastos, ya sea cuando pagan en efectivo o al constituirse el pasivo correspondiente.
Costos del personal, que incluyen no sólo salarios y sueldos, sino también un gran número de costos relacionados - impuestos, pensiones, seguros, vacaciones y pagos por enfermedades, gratificaciones y algunas veces beneficios para educación, capacitación y servicio médico.
Respiración y mantenimiento de planta y equipo, las que deben conservarse en un nivel de operación eficiente y repararse cuándo se descompongan.
Impuestos, incluyendo tanto impuesto sobre la renta como otros impuestos establecidos por diversas autoridades: federales, estatales, locales y extranjeras.
RECONOCIMIENTO DE PÉRDIDAS

Un antiguo dogma de contabilidad es que el principio básico de “compaginar costos e ingresos” se supera cuando es necesario, por el otro principio de “reconocer pérdidas” usando en estos términos, esto significa que “la extinción” de los valores se reconocen cuando ocurre, aun cuando pueda deberse a accidentes o hechos fuera de control de empresa.
De cuando en el pasado, se han presentado problemas y confusión acerca de la cuantificación y determinación de las pérdidas que debieron reconocerse y los críticos han denunciado a algunas compañías por anticipar o reconocer pérdidas en exceso, en un año malo, para liberar a los años subsecuentes de gastos originados por la amortización de activo. Como resultado de la Opinión Núm. 30 del APB (AICPA Prof. Sts., Vol. 3, sección 2012 y el pronunciamiento Núm.5 del FASB (sección 4311), el principio ahora aparece claramente establecido en el sentido de que es adecuado reconocer pasivos y pérdidas de valor en los activos que resulten de acontecimientos ocurridos hasta la fecha del balance siempre que pueda estimarse razonablemente su importe, pero no es apropiado reconocer pérdidas que ocurrirán con motivo de acontecimientos futuros aun cuando pudieran estar relacionados. En principio se presenta con mayor detalle con relación a tipos específicos de pérdidas anticipadas en los capítulos 11 y 12.
Una excepción - aunque limitada - a esta regla tan importante de reconocer las perdidas cuando se conocen, es la práctica en la contabilidad de servicios públicos - donde el proceso de determinar tarifas se reconoce como un factor de control (véase “empresas de servicios públicos” en el capitulo 13 y “compañías reguladas” en el capítulo 19)- de diferir y amortizar algunos tipos de pérdidas (y aun utilidades) con la aprobación de las comisiones reguladoras.
REGISTRO DE LOS COSTOS

Los principios de contabilidad para los costos incurridos y devengados y para los activos relacionados, giran alrededor de dos cuestiones básicas. Esencialmente son las mismas dos cuestiones que se expusieron en el capitulo 9 para los ingresos y las cuentas por cobrar relativas, cada una puede aplicarse separadamente a los dos lados más importantes de un segmento típico de costo y gasto:
¿Cuándo registrarse un costo incurrido - generalmente una obligación por pagar - y cuándo debe registrarse un pasivo un costo devengado?
¿Por cuándo debería registrarse un pasivo, un costo o un gasto?
CUÁNDO RECONOCER UN PASIVO, UN ACTIVO O UN GASTO

Se incurre en un costo en el momento en que se desembolsa el efectivo o cuando se origina una obligación legal para pagar; devenga o expira y surge un gasto en el momento en que los activos se venden, se consumen o se pierden sin que produzca otro activo identificable. Generalmente un costo se incurre o se devenga en momentos diferentes, pero ambos hechos se consideran como si fueran uno solo si suceden en el mismo período contable. Los costos incurridos generalmente se registran por medio de la aplicación consistente de procedimientos uniformes y prácticos, más que por una estricta interpretación legalista de su forma. El tiempo o momento en que se devenga un costo dictan: 1) la necesidad de “compaginar” costos con ingresos y, 2)el requerimiento dominante de que se reconozcan las pérdidas.
CUÁNDO REGISTRAR LOS COSTOS INCURRIDOS

El hecho de incurrir en un costo y en el pasivo correspondiente, normalmente no se registra sino hasta después de que nace la obligación legal, simplemente porque toma tiempo procesar el registro de una operación. Generalmente el momento más conveniente para iniciar el registro de un costo es cuando los bienes o servicios reciben, independientemente de que sea técnicamente antes o después de que se transfiera el título de propiedad, de hecho este registro se hace generalmente unos cuantos días después de la recepción - los artículos recibidos deben ser inspeccionados, la recepción debe quedar documentada y aparejarse con la factura del vendedor, los documentos deben aprobarse y procesarse, etc. - si las reglas se siguen uniformemente, ese lapso no ocasiona problema alguno excepto cerca del fin del período contable, cuando la fijación del tiempo preciso puede ser crítica, pues es importante hacer un corte de operaciones correcto y uniforme y debe establecerse una rutina periódica para localizar y registrar pasivos y costos no registrados que ya existieran al fin del periodo.
CUANDO REGISTRAR LOS COSTOS DEVENGADOS

La época en que se devenga un costo se determina ya sea por la relación, que se supone que tiene con ingreso reconocido o, en ausencia de tal relación, por la que tenga con el período de su consumo [Pronunciamiento Núm. 4 del APB (AICPA Normas profesionales, Vol. 3, párrafos 1026, 19 al .25):
Algunos costos, por ejemplo, los costos de artículos vendidos y las comisiones sobre ventas, se asocian directamente con el ingreso proveniente de las ventas y se reconocen como gastos del período en el cual los artículos se venden.
Algunos costos, tales como la depreciación y los seguros, se presupone que se relacionan indirectamente al ingreso del período y se asignan a este por medio de fórmulas o por algún otro medio “racional o sistemático” (los costos relacionados con el período por estos medios se reconocen ya sea como gastos del período o como costos de los artículos producidos durante dicho período).
Se da por descontento que todos los otros costos son costos del período en el cual se incurren, ya sea porque se relacionan a ese período o porque no hay presunción razonable de que se relacionen a algún otro período futuro.
Los costos de los dos primeros grupos se registran con frecuencia como activo porque se asocian con propiedades tangibles y se supone, al incurrirlos, que se relacionan a ingresos futuros específicos o a períodos futuros determinables. Pueden cargarse a gastos antes de la fecha de su expiración, cuando ya no provean beneficio futuro.
ACUMULACIONES Y PAGOS ANTICIPADOS

Debe registrarse un activo o un pasivo cuando se reconoce un gasto en un período distinto a aquel en que se efectúa. Resulta un gasto anticipado si se paga (o se reconoce un pasivo) antes de que se devengue; a la inversa, el reconocer que no se ha pagado, resulta en una acumulación de pasivo. Por ejemplo, si el impuesto sobre la propiedad se paga en septiembre (como sucede en muchas jurisdicciones), los estados mensuales de enero a agosto deben incluir este gasto, y un pasivo que se va incrementando por el impuesto acumulado. Los estados de septiembre a diciembre, después de que el impuesto se ha pagado, deben incluir también un gasto por este impuesto, pero el pasivo debe sustituirse por un activo por el impuesto pagado por adelantado, que va decreciendo al devengarse.
La necesidad de determinar el resultado neto con frecuencia da lugar al reconocimiento de gastos y pasivos antes de que exista la obligación legal a pagarlo; por ejemplo. El costo de reparar automóviles o equipos eléctricos vendidos bajo garantía, se relaciona claramente al ingreso por ventas de estos productos, pero puede que se incurra hasta que transcurran uno o más períodos contables subsecuentes; un gasto o un pasivo estimado en consecuencia, puede acumularse para determinar correctamente el resultado que corresponde el período de venta, aun cuando no exista obligación legal sino hasta después de algunas de las unidades vendidas que se hayan descompuesto. El concepto contable del pasivo es así mucho más amplio que muchas de las definiciones legales de una obligación

CICLO DE COMPRAS CONT…

DISTINCIÓN ENTRE PAGOS ANTICIPADOS Y OTROS ACTIVOS

Fundamentalmente hay poca diferencia entre pagos anticipados y activos tales como los inventarios, la planta y el equipo, la planta y el equipo y los tangibles: todos constituyen costos que no se han devengado y de los que se espera un beneficio futuro. Con frecuencia se supone que los pagos anticipados son menos rápidamente realizables que el inventario o el equipo, pero esto no ocurre siempre así: puede ser más fácil convertir en efectivo los derechos contractuales al cancelar una póliza de seguro, que si se tratara de una propiedad tangible construida a la orden y para un solo propósito.
La distinción entre pagos anticipados y cargos diferidos se basa en la diferencia entre circulante y no circulante, modificada por la costumbre y por la importancia (los seguros pagados por anticipado, por ejemplo, y muchos tipos de depósitos no expiran en períodos mayores de un año).   Los gastos pagados poR adelantado, normalmente, no son importantes en los estados financieros y algunas veces se incluyen en ellos otras partidas no circulantes de poca importancia, simplemente por conveniencia. Si los costos diferidos son de importancia y expiran en el curso de varios años, se clasifican como cargos diferidos no circulantes. (Los casos más comunes suelen ser los gastos de preoperación diferidos).
DETERMINACIÓN DEL COSTO O GASTO INCURRIDO

El costo de la adquisición es “...la cantidad de efectivo desembolsado o el valor real de otros activos dados en pago...(o) el valor de las cantidades que habrán de pagarse” para adquirir un activo o un servicio (Véase “costo” anteriormente). En la mayoría de los casos se conoce ese importe al momento de efectuar la operación. Las compras de los bienes y servicios se facturan a precios específicos y en condiciones dadas y se pueden cotejar las facturas contra los pedidos u otros documentos comprobatorios. Los salarios sueldos, impuestos, rentas, regalías, intereses y costos similares se acumulan de acuerdo con los contratos, estatutos u otras especificaciones y pueden acumularse en los términos de tales documentos. Cuando se cubre una reclamación por un seguro o una garantía, se específica la cantidad y se llega a un acuerdo sobre ella.
Los problemas respecto al importe con que deben registrarse pueden surgir si el precio de factura no es igual al costo en que se incurrió, por descuentos o gastos adicionales como fletes o seguros sobre bienes comprados, o si por alguna razón se desconoce el precio y debe estimarse (como en el caso de siniestros por pagar por las compañías de seguros de daños); ambos tipos de problemas se comentan en lugar apropiado más adelante en ese capítulo. Las dudas más serias respecto a cuánto hay que registrar surgen si varios activos se adquieren en “paquete” o si no es posible determinar de inmediato el “valor razonable de otros activos dados en pago” que se presentan cuando se adquieren negocios; esto se aborda en detalle en el capítulo 17 al tratar sobre combinaciones de negocios.
IMPORTE DEL GASTO DEVENGADO

Contabilizar los costos que se devenguen en coto plazo es relativamente sencillo, puesto que el gato se registra cuando se incurre en el pasivo, o en el período corto y específico de tiempo; definir cuándo se devenga en los casos en que se interviene un plazo muy amplio, presenta alguno de los problemas más complicados y difíciles dentro de la contabilidad. La expiración del costo relacionado con estimaciones de costos futuros se cubre en este capítulo; las que se relacionan con los inventarios, activo fijo e impuestos sobre renta se cubren en capítulos subsecuentes.
PRINCIPIOS APLICABLES A PARTIDAS ESPECÍFICAS

Los principios de contabilidad hasta aquí descritos, son aplicables en lo general a un segmento amplio de costos. El resto de esta sección sobre principios de contabilidad describe los que afectan a las partidas más importantes de un segmento típico de compras.
COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

Las compras de activos y servicios que se pagan en efectivo cuando se adquieren, causan pocos problemas contables: el importe del efectivo pagado fija el costo y la naturaleza del desembolso generalmente su clasificación como activo o como gasto.
Las compras hechas en cuenta abierta a los proveedores, también causan pocos problemas: el costo debe registrarse siempre neto sin descuentos mercantiles que son esencialmente recursos de negociación de precios y no deben registrarse en las cuentas. En principio los costos deben también registrarse netos de descuentos por pronto pago, estimando los que intente tomar; sin embargo, son generalmente de poca importancia y registrarlos sobre bases estimadas es problemático. A este respecto se usan dos prácticas comunes que son aplicables en general si se usan en forma consistente: 1) registrar los costos y las cuentas por pagar sin deducir los descuentos por pronto pago y registrar los descuentos que se tomen como un ingreso misceláneo, o 2) registrar el costo y la cuenta por pagar a su valor neto considerando los descuentos estimados y registrar los descuentos no tomados como un gasto misceláneo, la segunda es preferible.
Las facturas comúnmente muestran costos pormenorizados, con cargos globales por impuestos, fletes, seguros y otras partidas; en principio, estos cargos son parte del costo de adquisición de los bienes o servicio recibidos y deben prorratearse entre las partidas individuales dentro de la factura, pero tal distribución es generalmente complicada en la práctica y con frecuencia el costo adicional se registra separadamente, pudiendo registrare como gastos dentro del período de adquisición. Un procedimiento aceptable en la compra de materiales es aumentar al costo de todas las partidas un porcentaje fijo para costos “indirectos de compra” y conciliar periódicamente los cargos indirectos estimados contra los reales.

DOCUMENTOS POR PAGAR Y OTRAS EVIDENCIAS FORMALES DE ENDEUDAMIENTO

Se usa una gran variedad de documentación o evidencia formal al contraer deudas por las compras de bienes o servicios o por actos relacionados con ellas:
Algunas veces se expiden documentos por pagar a corto plazo a los proveedores o terceros, para financiar inventarios o cuentas por cobrar.
Con frecuencia se usan las letras de cambio para financiar compras locales por períodos cortos y pueden emitirse sobre facturas individuales o estados de cuentas mensuales. Las letras tienen fechas de vencimiento establecidas, pueden descontrolarlas el proveedor que las recibe y se presentan para pago por medio de bancos. De ordinario no presentan gravamen sobre los bienes adquiridos.
Las cartas de crédito comerciales se usan excesivamente para financiar importaciones. La carta de crédito es una garantía dada por el banco que extiende crédito a un comprador, en cumplimiento de las condiciones estipuladas, serán cubiertos cuando se presenten al cobro. Los giros que expide el vendedor contra una carta de crédito pueden ser a la vista o a plazo; los giros a la vista requieren que el pago a su presentación; los giros a plazo son, por costumbre, descontados por el vendedor de la mercancía en su propio banco, el cual envía los giros para la aceptación y pago a la fecha de su vencimiento al banco que expidió la carta de crédito. El banco del comprador paga los giros a la vista y acepta los giros a plazo sobre la base de los documentos de embarque que demuestran la recepción de la mercancía.
Las compras de bienes y servicios amparadas con documentación formal de endeudamiento siguen los mismos principios generales que las compras en cuenta abierta: se registran al costo - el precio de factura o la cantidad que se debe -.El costo excluye los intereses incluidos en los instrumentos que los contienen o en los documentos descontados.
Muchas de las operaciones documentadas con giros y letras de cambio pueden apartarse, en su registro de la práctica usual de registrar las compras y las cuentas por pagar cuando se reciben los bienes o servicios y es necesario regístralas en “mercancías en tránsito” y “giros o documentos por pagar”, para su control y para asegurar el registro oportuno de los costos y de los pasivos en que se haya incurrido.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE CONTROL INTERNO DEL CICLO DE COMPRAS.
Para efectos de este ciclo se han identificado 18 objetivos específicos de control interno, los cuales de acuerdo con los lineamentos establecidos en el boletín 3050 relativo al estudio y evaluación del control interno, han sido clasificados en cuatro clases como sigue:
· De autorización
· De procesamiento y clasificación de transacciones
· De verificación y evaluación
· De salvaguarda física

a) Objetivos de autorización

Los objetivos de autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, estos objetivos para este ciclo son:

B) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos para el ciclo de compras son:
C) Objetivos de verificación y evaluación
Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de compras son:
D) Objetivos de salvaguarda física

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son:

OBJETIVOS DE AUTORIZACIÓN

OBJETIVO 1:

    Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración. En los criterios de selección de los proveedores que utilizan las empresas, éstos deben especificar estándares para los proveedores potenciales, respecto a asuntos tales como.

· Capacidad actual y potencial así como disponibilidad para proporcionar calidad y cantidad de las mercancías o servicios requeridos, entrega oportuna de éstas y servicio.
· Precios competitivos, descuento por volumen y condiciones de crédito.
· Restricciones legales.
· Las políticas que tenga la empresa acerca de las transacciones que se celebra con compañías afiliadas, conflictos de intereses, etc.

Ejemplos de las técnicas para lograr el objetivo 1.

· Políticas por escrito para la selección de proveedores.
· Bases de datos, como listas de proveedores aprobados o archivo maestro de datos.
· Procedimientos específicos para añadir cambiar o eliminar información de las bases de datos.
· Técnicas para probar la confiabilidad de las bases de datos como las siguientes.

    A) Especificar que los cambios en archivos sean aprobados por escrito o por personal autorizado.

    B) Uso de formas estándar prenumeradas para documentar los cambios a las bases de datos de los proveedores, controles físicos sobre el acceso a dichas formas y conciliación de las formas usadas con los cambios realmente efectuados.

    C) Revisión y aprobación por personal autorizado de los informes de cambios a las bases de datos.

    D) Verificación periódica por una persona independiente del proceso que los proveedores registrados en las bases de datos sean autorizados y se apeguen a las políticas de selección aprobadas por la administración.

    E) Pruebas periódicas de los archivos por parte de auditoria interna.

    F) En un medio P.E.D

· La revisión periódica de los cambios a las bases de datos se hicieron correctamente.
· Conciliación de las cifras de control con los registros del computador
· Limitación del acceso a la información contenida en las bases de datos
· Uso de dígitos de verificación sobre los números de los proveedores para el mantenimiento de los archivos
· Comparación de validez de datos importantes.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 1.

· Pueden efectuarse compras a proveedores no autorizados y asimismo puede pagarse a proveedor que no suministre mercancías o servicios.
· Pueden producirse problemas en la producción debido a embarques recibidos con demora, baja calidad de las mercancías o servicios a precios más altos de los autorizados.
· Pueden efectuarse compras a personas o empresas con las que exista conflicto de intereses sí el conocimiento de la administración.
· Pueden realizarse compras a proveedores cuyas prácticas de comercialización no sean éticas.

OBJETIVO 2:

    El precio y condiciones de los bienes, mercancías y servicios que han de proporcionar los proveedores deben de autorizarse de acuerdo con las políticas adecuados establecidas por la administración.

    Las políticas establecidas por la administración para fijar precios y condiciones de las mercancías y servicios que ofrecen los proveedores pueden especificar lo siguiente.

· Tipos de mercancía y servicios que han de comprarse, establecido, en su caso estándares de calidad de los mismos.
· Métodos a utilizar para establecer que se comprarán.
· Precios que han de pagarse.
· Condiciones aceptables

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 2:

· Políticas por escrito donde se expongan claramente los criterios a este respecto, como pueden ser:

    A) Solo ordenar materiales que aparezcan en las requisiciones previamente aprobados por el jefe de compras.
    B) Las cantidades de materiales que se ordenen no deben de ocasionar inventarios que excedan los niveles establecidos.
    C) Ordenar únicamente materiales que estén especificados en el plan de compras de materiales.
    D) Las compras que excedan de ciertos importes deben ser aprobadas por funcionarios de alta jerarquía.
    E) Solicitar varias cotizaciones de tal forma que la oferta sea aceptada, siempre y cuando el proveedor pueda satisfacer las condiciones y estándares de calidad especificados por la empresa.
    F) Especificaciones de calidad e ingeniería que debe tener la mercancía ordenada.

· Bases de datos como activo maestro de precios y condiciones de proveedores aprobado y archivo de existencia en almacenes con puntos de reorden, plan maestro de materias a comprar, etc.
· Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar o eliminar datos de las bases de datos como los siguientes ejemplos:
    a) Comparaciones periódicas de las listas de precios de proveedores con el archivo maestro de precios.
    b) Revisión periódica de la información contenida en archivos maestros de precios por personal autorizado de compras y de producción.
· Especificaciones de ingeniería y control de calidad.
· Políticas escritas establecidas a la revisión y aprobación de los contratos con los proveedores para suministro a largo plazo antes de que éstos sean formalizados.
· Comparación periódica de los precios que aparecen las órdenes de compra con las listas de precios autorizados por parte del personal independientemente de la función de compras.
· Comparación periódica de los precios pagados a un proveedor con los precios de mercado o con los precios pagados a otros proveedores por mercancía y servicios semejantes.
· Preparación y análisis de informes sobre variaciones en los precios de compra, así como informes relativos a excesos o falta de existencias en almacenes.
· Establecimiento de un departamento de compras centralizado que controle la emisión de todas las órdenes de compra a los proveedores, por mercancías o servicios.

Ejemplos de riesgos de no lograr el objetivo 2.

· Pueden ordenarse mercancías y servicios que no se necesiten.
· Pueden pagarse precios no autorizados por mercancías o servicios
· Puede comprarse mercancía con demasiada anticipación o muy tarde.
· Pueden comprarse mercancías que no cumplan con los estándares de calidad que requiere la empresa
· Pueden efectuarse compras a personas o empresas con las que exista conflicto de intereses o precios inaceptables por la administración.

OBJETIVO 3.

Las distribuciones de cuestas y los ajustes de desembolsos de efectivo y cuentas de los proveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la administración.

Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 3.
· Exposiciones claras de los criterios y políticas de la empresa relativas a la devolución de mercancías, pagos parciales, liquidación de partidas en disputa, descuentos por pronto pago.
· Uso y aprobación de formas prenumeradas estándar para llevar a cabo los ajustes
· Investigación de ajustes que excedan una cantidad predeterminada.
· Informes regulares y análisis periódicos de las tendencias en las cantidades y tipos de ajustes.
· Autorización específica de ajustes, cuando estos no coinciden con las políticas establecidas.
· En un ambiente P.E.D
    A) Conciliación de las cifras manuales del control de los ajustes aprobados con los totales según informes de ajustes preparados por el computador.
    B) Uso de contraseñas en las terminales, para limitar el acceso a los archivos de la computadora.
    C) Comprobación de validez de los campos importantes y verificación de límites en cuanto a importes y numero de ajustes preparados.
    D) Rutinas del computados para generar bonificaciones por volumen y calcular o comprobar descuentos por pronto pago.
· Revisión, por funcionario autorizado, de que se hayan tomado los descuentos relativos al preparar los cheques.
· Aprobación de los cargos a las cuentas de proveedores que no sean por pagos, por un ejecutivo independientemente al manejo y control de dichas cuentas.

Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 3.

· Las cuentas por pagar a proveedores y las cuentas conexas pueden presentarse incorrectamente, como consecuencia de ajustes o reclasificaciones incorrectas.
· Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la administración
· Pueden emitirse notas de cargo o crédito no justificadas con el objeto de aumentar o disminuir las cantidades adecuadas a uno a más proveedores.
· Pueden efectuarse pagos duplicados.
· Pueden distraerse efectivo recibido de los proveedores.

OBJETIVO 4.

    Todos los pagos por bienes mercancías y servicios recibidos deben de efectuarse de acuerdo a las políticas adecuadas por la administración.

    Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 4:
- Conciliación del total de los cheques firmados (por lote, por día o por semana), con los totales autorizados.
- Uso de firmas mancomunadas.
- Segregación de las funciones de preparación y firma de cheques.
- Política para evitar la firma de cheques en banco o al portador.
- En el caso de uso de facsímil, conciliación de los cheques estimados durante un período con los totales que arroje el contador de dicho facsímil.
- Designación del personal autorizado para firmar, por parte del Consejo de Administración.
- Política que establezca que únicamente se autorizan cheques para pagos previamente aprobados y revisados por el funcionario autorizado.
- Utilización de cuentas bancarias de uso específico (Nóminas, proveedores, et.)
- En el caso de uso de facsímil, acceso restringido al mismo.
- Un ambiente de P.E.D., preparación simultánea de cheques por el computador, con base de solicitudes de cheques; o bien con base en la fecha planeada de pago.

    Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo 4:
- Pueden efectuarse desembolsos de efectivo por cantidades equivocadas o en forma fraudulenta.
- Pueden hacerse pagos duplicados.
- Pueden alterarse los cheques en forma fraudulenta.
- Pueden efectuarse desembolsos por bienes, mercancías o servicios no recibidos o bien antes de recibirlos.
- Pueden efectuarse desembolsos de efectivo sin el conocimiento de la administración

OBJETIVO 5:

    Deben de establecerse y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo de compras de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la gerencia.
    Ejemplos de técnicas para lograr el objetivo 5:
- Claras exposiciones de los procedimientos a través de:
· Manual de políticas y procesamiento.
· Requisitos de supervisión, y
· Documentación de sistemas y programas.

- Verificación periódica de las aprobaciones que se requieren para transferir responsabilidades, cambios en formas, cambios en los sistemas de archivo, etc.
- Estándares aprobados por el desarrollo de sistemas manuales o de P.E.D., incluyendo estándares de programaci

LES DESEO A MIS ALUMNOS, A MIS COMPAÑEROS Y A TODOS LOS QUE DE ALGUNA MANERA MIS APUNTES LES HAN AYUDADO UNA MUY FELIZ NAVIDAD Y UN EXCELENTE año 2010

G I L .... H A Z A S

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