O baz� de date proiectat� corespunz�tor furnizeaz� acces la informații precise, actualizate. Deoarece o proiectare corect� este esențial� pentru atingerea scopurilor utiliz�rii unei baze de date, investiția �n timpul necesar �nv�ț�rii principiilor unei bune proiect�ri este esențial�. �n cele din urm�, veți reuși s� creați o baz� de date care s� v� �ndeplineasc� necesit�țile și care s� poat� fi modificat� cu ușurinț�. Acest curs furnizeaz� indicații pentru planificarea unei baze de date. Veți �nv�ța cum s� decideți de ce informații aveți nevoie, cum s� �mp�rțiți aceste informații �n tabele și coloane corespunz�toare și cum s� faceți ca aceste tabele s� interacționeze �ntre ele. Acest curs trebuie parcurs �nainte de a crea prima baz� de date.
Microsoft Office Access organizează informațiile �n tabele: liste de r�nduri și coloane ce amintesc de registrul unui contabil sau de o foaie de lucru din Microsoft Office Excel. �ntr-o bază de date simplă, se poate să aveți doar un singur tabel. Pentru cele mai multe baze de date va trebui să aveți mai multe. De exemplu, se poate să aveți un tabel care stochează informații despre produse, alt tabel care stochează informații despre comenzi și un altul cu informații referitoare la clienți.
Fiecare r�nd se mai numește �nregistrare și fiecare coloană, de asemenea, se mai numește c�mp. O �nregistrare este o modalitate semnificativă și consistentă de a combina anumite informații. Un c�mp este un element singular de informație - un tip de element care apare �n orice �nregistrare. De exemplu, �n tabelul produse, fiecare r�nd sau �nregistrare ar conține informații despre un produs. Fiecare coloană sau c�mp conține un anumit tip de informație despre acest produs, cum ar fi numele sau prețul.
Anumite principii ghidează procesul de proiectare al unei baze de date. Primul principiu este acela că informațiile dublură (numite și date redundante) au o influență negativă, deoarece consumă spațiu și sporesc probabilitatea producerii de erori și inconsistențe. Al doilea principiu �l reprezintă importanța corectitudinii și caracterului complet al informațiilor. Dacă baza de date conține informații incorecte, orice rapoarte care extrag informații din baza de date vor conține, de asemenea, informații incorecte. Drept urmare, orice decizie luată baz�ndu-vă pe aceste rapoarte va fi greșit informată.
O proiectare bună a unei baze de date este, după cum urmează, una care:
- �mparte informațiile �n tabele pe baza subiectelor, pentru a reduce datele redundante.
- Furnizează programului Access informațiile necesare pentru a asocia informațiile din tabele după necesități.
- Asistă și asigură acuratețea și integritatea informațiilor.
- Adaptează necesitățile de procesare a datelor și cele de raportare.
Procesul de proiectare constă �n următorii pași:
1. Determinarea scopului bazei de date
Acesta ajută la pregătirea pașilor rămași.
2. Găsirea și organizarea informațiilor necesare
Adunarea tuturor tipurilor de informații pe care le �nregistrați �n baza de date, cum ar fi numele produsului și numărul comenzii.
3. �mpărțirea informațiilor �n tabele
�mpărțirea elementelor de informații �n entități sau subiecte majore cum ar fi Produse sau Comenzi. Apoi, fiecare subiect devine un tabel.
4. Transformarea elementelor de informații �n coloane
Decideți ce informații să stocați �n fiecare tabel. Fiecare element devine un c�mp care este afișat sub formă de coloană �n tabel. De exemplu, un tabel Angajați poate include c�mpuri, cum ar fi Nume de familie și Data angajării.
5. Specificarea cheilor primare
Alegeți cheia primară pentru fiecare tabel. Cheia primară este o coloană care se utilizează pentru a identifica �n mod unic fiecare r�nd. Un exemplu poate fi ID produs sau ID comandă.
6. Configurarea relațiilor din tabel
Priviți fiecare tabel și decideți cum se asociază datele dintr-un tabel cu datele din alte tabele. Adăugați c�mpuri la tabele sau creați noi tabele pentru a clarifica relațiile, după necesități.
7. Rafinarea proiectării
Analizați proiectarea Pentru eliminarea erorilor. Creați tabele și adăugați c�teva �nregistrări de date eșantion. Vedeți dacă reușiți să obțineți rezultatele dorite din tabele. Efectuați ajustări ale proiectării, după necesitate
8. Aplicarea regulilor de normalizare
Aplicați regulile de normalizare a datelor pentru a vedea dacă tabelele sunt corect structurate. Efectuați ajustări pentru tabele, după necesitate
Este o idee bună să vă notați scopul bazei de date pe o h�rtie - scopul acesteia, cum doriți să o utilizați și cine o va utiliza. Pentru o bază de date mică pentru o afacere de familie, de exemplu, se poate nota ceva simplu, cum ar fi "Baza de date a clienților păstrează o listă a informațiilor despre clienți �n scopul producerii de liste de corespondență și de rapoarte." Dacă baza de date este mai complexă sau este utilizată de mai multe persoane, cum se �nt�mplă de obicei �ntr-o conjunctură corporativă, scopul se poate �ntinde pe mai multe paragrafe și trebuie să includă c�nd și de către cine va fi utilizată baza de date. Ideea principală este să se descrie riguros misiunea bazei de date, care să fie consultată �n cadrul procesului de proiectare. O astfel de instrucțiune vă ajută să vă concentrați asupra obiectivelor atunci c�nd luați decizii.
Pentru a găsi și organiza informațiile necesare, �ncepeți cu informațiile existente. De exemplu, se pot �nregistra comenzile de cumpărare �ntr-un registru sau se pot ține informații despre clienți �n formulare, �ntr-un dulap pentru dosare. Colectați aceste documente și treceți �n listă fiecare tip de informații afișate (de exemplu, fiecare casetă completată dintr-un formular). Dacă nu aveți formulare existente, imaginați-vă că trebuie să proiectați un formular pentru a �nregistra informații despre clienți. Ce informații ați dori să puneți �n formular? Ce casete de completat ați crea? Identificați și treceți �n listă toate aceste elemente. De exemplu, să presupunem că �n prezent țineți lista de clienți pe fișe indexate. Examin�nd aceste fișe veți descoperi că fiecare fișă conține numele, adresa, orașul, statul, codul poștal și numărul de telefon ale unui client. Fiecare dintre aceste elemente poate reprezenta o coloană din tabel. Pe măsură ce pregătiți lista, nu vă faceți griji dacă nu este perfectă din prima �ncercare. �n schimb, treceți �n listă fiecare element la care vă g�ndiți. Dacă va utiliza și altcineva baza de date, cereți-i părerea. Lista se poate �mbunătăți ulterior.
Apoi, luați �n considerare tipurile de rapoarte sau de liste poștale pe care doriți să le obțineți din baza de date. De exemplu, se poate crea un raport de v�nzări pentru un produs, care afișează v�nzările �n funcție de regiune sau un raport de rezumare a inventarului, care afișează nivelurile de inventar ale produselor. De asemenea, se pot genera scrisori formale, care li se vor trimite clienților pentru a �i anunța de evenimente sau de oferte speciale. Proiectați mintal raportul și imaginați-vă cum ar arăta. Ce informații ați dori să puneți �n raport? Treceți fiecare element �n listă. Faceți același lucru pentru scrisoarea formală și pentru orice alt raport pe care considerați că �l veți crea.
Proiectarea mentală a rapoartelor și a listelor poștale pe care doriți să le creați vă ajută la identificarea elementelor de care veți avea nevoie �n baza de date. De exemplu, să presupunem că le oferiți clienților oportunitatea de a se abona (sau a se dezabona) la actualizări periodice prin poștă electronică și că doriți să imprimați o listă a celor care s-au abonat. Pentru a �nregistra acele informații, adăugați o coloană �Abonat la mesaje de poștă electronică� la tabelul pentru clienți. Pentru fiecare client, se poate seta c�mpul la Da sau la Nu.
Necesitatea de a le trimite mesaje de poștă electronică clienților sugerează alt element de �nregistrat. După ce știți că un client dorește să primească mesaje de poștă electronică, va trebui să aflați adresa de poștă electronică la care să le trimiteți. Așadar, trebuie �nregistrată o adresă de poștă electronică pentru fiecare client.
Este logic să se construiască un prototip al fiecărui raport sau listare de ieșire și să se ia �n considerare elementele necesare pentru a produce raportul. De exemplu, c�nd examinați o scrisoare formală, se poate să vă vină �n minte alte idei. Pentru a include o formulă introductivă corespunzătoare � de exemplu, șirul "Dl.", "Dna." sau "Dra." cu care �ncepe o formulă de salut, va trebui creat un element pentru introducere. De asemenea, este mai bine să se �nceapă scrisorile cu �Dragă Dl. Georgescu�, dec�t cu �Dragă Dl. Florin Georgescu�. Așadar, de obicei este mai bine să se stocheze numele de familie separat de prenume.
Trebuie să se țină cont de faptul că informațiile trebuie despărțite �n cele mai mici părți utile. �n cazul unui nume, pentru ca numele de familie să fie ușor disponibil, se va despărți numele �n două părți � Nume și Prenume. Pentru a sorta un raport după numele de familie, de exemplu, este util să se stocheze separat numele de familie ale clienților. �n general, pentru a sorta, căuta, celula sau raporta �n funcție de un element informațional, trebuie pus acel element �ntr-un c�mp propriu.
G�ndiți-vă la �ntrebările la care doriți să răspundă baza de date. De exemplu, c�te v�nzări s-au finalizat pentru produsul principal? Unde locuiesc cei mai importanți clienți? Cine este furnizorul produsului care se vinde cel mai bine? Anticiparea acestor �ntrebări că ajută să vă dați seama de elementele suplimentare care trebuie �nregistrate.