Sjablonen zijn agenda-pagina's die je wil gebruiken als pasvorm voor nieuw in te voeren agenda-pagina's. Ze worden net als de gewone agenda-dagen gecreëerd en daaropvolgend benoemd tot sjabloon.
Voordat je de sjablonen gaat invoeren, moet je even nadenken hoeveel sjablonen je nodig hebt..
Enkele scenario’s:
Het eenvoudigste scenario is om elke dag te werken met eenzelfde sjabloon. Dit is voornamelijk toepasbaar wanneer dagindelingen weinig afwijken.
Hou er rekening mee dat er woensdag slechts een halve dag wordt lesgegeven en we bij voorkeur voor woensdag dan een apart sjabloon aanmaken.
Een tweede scenario (en meest voorkomende) is het weekschema. Dit betekent dat we voor elke werkdag een sjabloon nodig hebben: een maandag-, dinsdag-, woensdag, donderdag- en vrijdag-sjabloon.
Wanneer U echter volgens een 2-wekelijkse cyclus werkt, dienen extra sjabloondagen gemaakt te worden. Wanneer bijvoorbeeld de even weken elke dinsdag gezwommen wordt, terwijl op de oneven dinsdagen naar de bib gegaan wordt, kan U respectievelijk een sjabloon ‘dinsdag – zwemmen’ en een sjabloon ‘ dinsdag – bibliotheek’ aanmaken.
Het spreekt voor zich dat naarmate het lesrooster complexer wordt, het aantal sjablonen toeneemt. Hou het aantal sjablonen echter zo laag mogelijk om duidelijkheid en overzicht te handhaven!
Werk vervolgens een basisstructuur voor elke sjabloon uit. Definieer op papier alle tijdsblokken met hun respectievelijke uren, activiteiten en groepen en controleer of alle basisgegevens in hun respectievelijke tabellen zijn ingevoerd.
Je kan in de wizard 'aan de slag ...' makkelijk een sjabloon voor elke weekdag aanmaken.
Om uit te proberen ga je naar een nieuwe agenda-dag, je kiest het nieuw aangemaakte sjabloon uit de keuzelijst, je voert een belangstellingspunt in en je dubbelklikt op dit sjabloon. Agenda kopieert alle tijdsblokken van het sjabloon naar de nieuwe agenda-pagina en verplaatst zich automatisch naar het tabblad Agenda, waarna je je Agenda verder kan afwerken.
Bedenk wel dat je slechts eenmaal per agenda-dag deze gegevens kan kopieren, daarna lukt het niet meer (is bewust zo geprogrammeerd om te voorkomen dat tijdsblokken meerder malen worden).
Tenslotte kan je voor elke dag van de week een sjabloon kiezen. Open het formulier Kalender Periodes (Instellingen - Agenda - Kalender). Klik op het actuele schooljaar. Onderaan het scherm kan je voor elke weekdag een sjabloon instellen. Als je dan afsluit zal Agenda voor alle komende weekdagen van dit schooljaar de door jou ingestelde sjablonen in je agenda reeds invoeren, zodat je sjablonen voor de rest van het schooljaar klaar zetten. Ook alle vakantiedagen worden mee aangegeven.