Một Số Thủ Thuật Văn Phòng
1.Trộn thư và liên kết dữ liệu giữa Word và Excel 2007"
2.Chuyển đổi file Word và Excel sang file tự chạy
3Dùng WordArd tạo chữ lồng ảnh
Trộn thư và liên kết dữ liệu giữa Word và Excel 2007
Bạn có một bảng dữ liệu dạng một bảng lương hoặc sổ địa chỉ trong Excel nhưng lại không muốn in theo kiểu Excel mà muốn nhúng nó vào trong Word trong đó đặc biệt muốn in mỗi dòng (bản ghi) trên một trang dữ liệu đã được trình bày trong Word. Tính năng trộn thư (Mail Merger) trong Word sẽ cho phép bạn làm được điều đó một cách dễ dàng.
Vậy tại sao không làm tất cả trên Excel? Về lý thuyết thì hoàn toàn có thể làm được tất cả trên Excel, nhưng sở trường của Excel là tính toán và quản lý dữ liệu chứ không phải trình bày. Vì thế để vừa có được kết quả tính toán vừa lại trình bày đẹp thì người dùng phải sử dụng tính năng trộn thư (Mail Merge) của Word để có thể trình bày trong Word nhưng lại lấy dữ liệu từ file Excel.
Lấy ví dụ chúng ta có một bảng lương trong Excel và giờ muốn in thành các phiếu lương trong Word. Công việc được tiến hành như sau:
Phần 1. Lập bảng và nhập dữ liệu trong Excel rồi lưu lại và đặt cho nó một cái tên nào đó (Ví dụ Bang Luong T11-2007) rồi đóng Excel lại.
Mẫu Bảng Lương (Nên dùng Unicode)
Phần 2. Tạo mẫu và nhúng dữ liệu vào trong Word.
Bước 1. Tạo mẫu phiếu lương trong Word với đầy đủ thông tin cần in.
Mẫu Phiếu Lương
Bước 2. Chọn lệnh Mailings/Select Recipients/Use Existing List: lấy dữ liệu từ một nguồn có sẵn
Bước 3. Mở nơi chứa bảng dữ liệu, chọn tên bảng dữ liệu (Bang Luong T11-2007) rồi chọn Open. Sau đó máy sẽ yêu cầu chọn Sheet dữ liệu cần lấy trong file Excel mà người dùng vừa chọn. Mặc định máy sẽ chọn sheet đầu tiên.
Bước 4. Nhúng dữ liệu vào mẫu:
- Kích chuột vào vị trí cần liên kết dữ liệu (Họ và tên) rồi chọn Mailings/Insert Merge Field rồi chọn tên trường tương ứng với chỗ cần liên kết (Họ và tên)
- Thao tác lần lượt cho đến hết các trường
Bước 5. Kiểm tra kết quả bằng cách bấm chuột vào nút Preview Results
Bước 6. Kết thúc.
- Chọn lệnh Mailings/Finish & Merge/Print Documents. Lúc này người dùng có thể lựa chọn in tất cả các bản ghi hoặc chỉ in một số bản ghi theo số thứ tự được khai báo.
- Nếu không in ra luôn mà chỉ xuất thành từng phiếu lương để lưu lại thì chọn lệnh Mailings/Finish & Merge/Edit Individual Documents
Chú ý: Nguồn dữ liệu không nhất thiết phải lập trong Excel, có thể lập thành một bảng lưu trong một file Word. Tuy nhiên, nếu lưu ở dạng Doc thì file đó chỉ được phép lưu đúng 1 bảng dữ liệu đó.
Nguồn tin : Dân trí
Lên Trên
Khôi phục hình ảnh trong Microsoft Office bị lỗi <
Vì một lý do nào đó, các tài liệu dùng trong văn phòng như Word, Excel, Access và Powerpoint bỗng nhiên hư hỏng, không thể đọc và xem được nguyên vẹn như bình thường. Việc của bạn ngay trong lúc này là phải lấy được các hình ảnh đã được nhúng vào trong văn bản đã bị lỗi kia để làm tư liệu. Công cụ Flobo Image Recovery sẽ là một ứng viên sáng giá cho lúc nguy biến này.
Chương trình Flobo Image Recovery có khả năng hồi phục gần như nguyên gốc hình ảnh có trong các tài liệu văn bản bị lỗi như Word, Excel, Access, Powerpoint chỉ với vài thao tác nhấn chuột đơn giản.
Sau khi tiến hành thao tác cài đặt và kích hoạt chương trình, tại giao diện làm việc chính bạn hãy bấm vào menu File > Add File rồi chọn đến những tập tin tài liệu (*.doc, xls, ppt,…) bị hư hỏng mà bạn cần lấy lại các hình ảnh đã được nhúng vào bên trong. Sau khi được chọn, các tập tin này sẽ thể hiện thành một bảng danh sách tại giao diện làm việc chính của chương trình.
Trước khi thực hiện thao tác khôi phục ảnh, bạn hãy nhấn vào tùy chọn Set configuration recovery process, tại đây bấm vào thẻ Save rồi bấm vào tùy mục In some directory nếu muốn file ảnh sau khi phục hồi sẽ được lưu ở ngay thư mục tập tin file đã chọn; hoặc bấm vào tùy mục default directory để chọn một nơi khác trong máy để lưu ảnh đã được phục hồi vào.
Ngoài ra, bạn cũng nên bấm vào thẻ Delete rồi bấm bỏ tùy mục Delete the source file affter recovery để giữ nguyên file tải liệu văn bản sau khi đã được trích xuất hình ảnh để sau này có thể sử dụng đến. Cuối cùng bấm vào tùy chọn Save configuration để hoàn tất các bước thay đổi trong cửa sổ này.
Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên, để khôi phục lại hình ảnh đã được nhúng vào trong các văn bản đã bị lỗi, bạn hãy kích chuột vào file cần làm trong bảng danh sách rồi bấm vào tùy chọn Recover The Selected File để chương trình bắt đầu thực hiện quá trình khôi phục ảnh.
Để tải chương trình này, bạn truy nhập vào website:
http://www.brothersoft.com/file_disk_management/data_recovery/flobo_image__recovery_29331.html."
(Theo TNO)
Lên Trên
Chuyển đổi file Word và Excel sang file tự chạy
Nếu muốn các định dạng bên trong file văn bản hay bảng tính luôn giữ nguyên vẹn mà không ai có thể chỉnh sửa được, bạn hãy sử dụng "bộ đôi" DOCtoEXE và XLtoEXE để xử lý các file Word và Excel.
Bên cạnh việc tăng cường mức độ bảo mật cho file Word và Excel, hai chương trình này còn có khả năng chuyển đổi các định dạng tương ứng sang file tự chạy (*.exe).
1. DOCtoEXE
Chương trình có dung lượng 145KB, tương thích mọi Windows, tải miễn phí tại http://cpap.com.br/orlando/download/DOCtoEXE.exe hay http://tinyurl.com/yoepp3.
Trong giao diện chính của chương trình, bạn nhấn vào nút ba chấm và tìm chọn file Word cần chuyển đổi (chẳng hạn 1.doc).
Nhấn dấu chọn trước mục Require Password để tạo mật khẩu bảo vệ file, nhấn dấu chọn trước mục Read only nhằm ngăn ngừa việc chỉnh sửa nội dung văn bản này và chọn High (Slow) ở mục AutoCompression để file tự chạy sau khi được xuất xưởng sẽ được nén nhỏ lại. Cuối cùng, bạn nhấn vào nút Convert để chương trình bắt đầu chuyển đổi (nếu đánh dấu ở tùy mục Require Password thì ngay sau đó sẽ có yêu cầu bạn nhập mật khẩu bảo vệ file 2 lần liên tiếp). Xong, bấm OK.
File tự chạy tạo ra sẽ có tên trùng với file nguồn (tức 1.exe), còn file nguồn sau khi bị chuyển đổi sẽ có dạng "Backup of 1.doc".
2. XLtoEXE
Chương trình có dung lượng 145KB, tương thích mọi Windows, tải miễn phí tại http://cpap.com.br/orlando/download/XLtoEXE.exe hay http://tinyurl.com/yss73p.
Cách sử dụng XLtoEXE tương tự DOCtoEXE.
Lưu ý:
Khi sử dụng 2 chương trình trên chuyển đổi file Word và Excel sang file tự chạy (.exe) không đồng nghĩa với việc máy người nhận không cần cài trình đọc tài liệu của Microsoft nào để xem nội dung file, mà quan trọng là các định dạng, thiết lập, hiệu ứng, font chữ... trong văn bản/bảng tính sẽ được đóng gói luôn vào file tự chạy. Ngoài ra tính năng bảo mật của 2 chương trình cũng mạnh và an toàn hơn rất nhiều so với cách thiết lập mật khẩu có sẵn trong bộ MS Office.
Nguồn trích dẫn: echip.com.vn
Lên Trên
Dùng WordArt tạo chữ lồng ảnh
Trình ứng dụng WordArt đi kèm bộ giải pháp MS Office không chỉ mang đến cho người sử dụng những kiểu chữ uốn lượn sinh động với màu sắc bắt mắt mang tính nghệ thuật, mà còn cho phép lồng ảnh vào chữ hay tô nền của chữ như chức năng của các chương trình xử lý đồ họa Photoshop hay Corel...
Để thực hiện, đầu tiên hãy chuẩn bị 1 số hình ảnh cho phù hợp với đoạn văn bản mà bạn cần lồng vào. Sau đó các bạn hãy mở một ứng dụng trong bộ Office ra, như MS Word chẳng hạn và chèn Word Art bằng cách vào trình đơn Insert/Picture/Word Art.
Tiếp theo bạn gõ vào nội dung, ở đây lấy ví dụ là “Chúc bạn thành công!", rồi chọn kích thước và phông chữ tùy ý, xong chọn OK.
Ảnh: wordart
Bước kế tiếp, bạn nhấn phím chuột phải lên Word Art đó và chọn mục Format WordArt...
Tại hộp thoại WordArt định dạng này nhấp chọn thẻ Colors and Lines. Tại đây, bạn xuống phần Fill, trong hộp Color liền kề hãy chọn Fill Effect.
Sau đó, bạn hãy chọn thẻ Picture, vào nút Select Picture... để chọn hình ảnh cần lồng vào.
Khi chọn lựa hình xong, tại ô Picture các bạn sẽ thấy hình ảnh mình vừa chọn, bạn nhấn nút OK để hoàn tất.
Để cho dòng chữ nghệ thuật này thêm đẹp các bạn có thể dùng chức năng WordArt Shape trên thanh chỉnh sửa WordArt để thêm vào dạng 3D hay trang trí đường viền v.v...
Những mẫu chữ như vậy có thể được sử dụng cho những đề mục văn bản làm nổi bật tích chất đặc sắc của mỗi đoạn văn, bảng tính hay bản thuyết trình.
Lên Trên
Sẽ cập nhật thêm thông tin xin quay lại vài ngày sau
Hãy vào diễn đàn để trao đổi thêm-->click here