1.Bảo vệ đôi mắt của bạn
- Chúng ta đã quá quen thuộc với màn hình soạn thảo mặc định dạng nền trắng chữ đen trong MS Word. Tuy nhiên, chính màn hình trắng sáng này rất dễ làm mắt chúng ta mau chóng mệt mỏi và đau khi làm việc lâu với nó.
- Điều này về lâu dài sẽ có những tác động rất xấu đến mắt và sức khỏe của bạn. MS Word có một cách giúp bạn tránh được sự tác động của nền sáng trắng này khi làm việc. Đó là thay đổi màu nền và màu chữ mặc định từ nền trắng chữ đen thành nền xanh chữ trắng.
Bạn có thể làm như sau: vào Tools\Options..., chọn thẻ General trong hộp thoại xuất hiện và đánh dấu kiểm vào mục Blue ground, white text, xong nhấn OK. Với cách này, màn hình soạn thảo sẽ trở nên rất dễ chịu mà vẫn đảm bảo tốt sự tương phản cần thiết giữa nền và chữ. Lưu ý: văn bản khi in vẫn giữ nguyên dạng nền trắng chữ đen. Lên Trên 2.Khắc phục lỗi nhảy cách chữ có dấu
- Khi soạn thảo các văn bản bằng ngôn ngữ có dấu, thường gặp là tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hay Unikey, chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “cu a s o ti n ho c”...
+ Lỗi này phát sinh thường sau khi bạn dùng các thao tác copy, paste hoặc cũng có thể là... tự nhiên.
+ Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools\Options... từ giao diện soạn thảo của MS Word, chọn thẻ Edit và vào mục Settings. Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically và nhấn OK hai lần.
Bây giờ, bạn hãy gõ lại và sẽ không còn gặp lỗi các chữ nhảy cách nữa. Lên Trên 3.Tùy biến chữ trong Word
- Tính đến thời điểm này, Word Art là cách duy nhất để bạn xoay ngang xoay dọc hay kéo dài chữ. Hãy thử một cách khác, dễ dàng và nhiều chức năng hơn cả Word Art.
- Đầu tiên, bạn format chữ bao gồm font, màu chữ, đậm hay in nghiêng rồi bôi đen… rồi nhấn Ctrl + C. Sau đó, bạn vào menu Edit, chọn Paste Special. Trong danh mục Paste Special, chọn Picture rồi OK. Lúc này, đoạn text đã được "hoàn trả" dưới dạng một bức ảnh, và bạn có thể thoải mái di chuyển, quay nghiêng, kéo dài… Tóm lại, thực hiện tất tần tật những thứ có thể làm với một tấm ảnh (ảnh). Lên Trên 4.Tìm từ đồng nghĩa trong Word
- Bạn thường soạn thảo văn bản trên Word và thường hay dùng đi dùng lại một từ nào đó. Thay vì vắt óc ngồi nhớ ra từ đồng nghĩa để "thay đổi không khí", hãy dùng đến sự trợ giúp của MS Word. Có lẽ bạn chưa biết MS Word có "tàng trữ" từ điển đồng nghĩa (thesaurus) cho tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Tây Ban Nha. Để khởi động chức năng này, bạn vào menu Tools > Language. Hoặc nếu muốn dùng phím tắt, bạn có thể nhấn Shift + F7 sau khi đã bôi đen chữ cần tìm từ đồng nghĩa. Nếu bạn không bôi đen, MS Word sẽ mặc định từ cần tìm kiếm nằm ở bên trái của chuột. Phần còn lại là của bạn, chọn ra một từ ưng ý nhất rồi click chuột phải, chọn Insert để chèn lên từ cũ. Lên Trên 5.Vô hiệu hoá phím Insert trong MS Word
Như chúng ta đã biết, công dụng của phím Insert là bật tắt chế độ ghi đè trong Microsoft Word hay các chương trình xử lý văn bản tương tự, nhưng mấy khi bạn dùng tới nó. Tại sao bạn không vô hiệu hóa phím Insert luôn cho “rảnh mắt, nhẹ tay” nhỉ? Bạn có thể làm theo cách sau:
- Mở Word, vào menu Tools\ Macro\ Record New Macro.
- Trong mục Macro name, bạn gõ DoNothing.
- Nhấn nút Keyboard.
- Tại mục Press new shortcut key, nhấn phím Insert. Từ Insert sẽ xuất hiện. Tiếp theo, bạn nhấn Assign, nhấn Close.
- Quay lại hộp thoại chính, một thanh công cụ Stop Recording sẽ xuất hiện. Bạn phải nhấn chọn Stop ngay lập tức.
Như vậy, bạn đã tạo một Macro có công dụng “không làm gì cả” cho phím Insert. Lần sau, khi bạn nhấn Insert, nó sẽ chẳng làm gì cả.
- Nếu bạn nhấn phím Insert mà nó vẫn làm một điều gì đó, có nghĩa trong quá trình tạo Macro, bạn đã làm một thao tác thừa nào đó trước khi nhấn Stop. Bạn phải tạo lại Macro này và nhớ xóa Macro vừa tạo ra bằng cách vào Tools\ Macro\ Macros, chọn Macro vừa tạo và nhấn Delete. Lên Trên 6.Tính toán trong MS Word
Trong nhiều trường hợp, người dùng có nhu cầu tính toán trong văn bản của mình. Biết vậy nên MS Word được trang bị một công cụ để chiều lòng các “thượng đế”, đó là trường (field), dùng để tính cả ở trong bảng lẫn mọi nơi trên văn bản.
- Tính toán trong bảng: Khi bạn dùng lệnh Table\ Formula tức là bạn đã chèn một trường tính toán. Trường tính toán bắt đầu bằng dấu bằng. Cách thức hoạt động của công thức (hoặc hàm) cũng như địa chỉ tham chiếu đến các ô trong bảng tương tự như trong Excel. Nếu nhìn thấy công thức =SUM(LEFT) hoặc =SUM(ABOVE) cứ trơ như đá khi bạn sao chép hoặc thay đổi giá trị của các ô, bạn chớ vội tưởng công thức này chỉ có giá trị một lần và sao chép sang vị trí khác thì không dùng được. Trong trường hợp này, chọn trường công thức rồi nhấn F9 để Word cập nhật lại giá trị của nó. Nếu muốn Word tự động cập nhật các trường khi in, vào menu Tools\ Options > chọn thẻ Print > chọn Update fields. Các trường không được cập nhật ngay nhưng mỗi khi thực hiện lệnh Print (hoặc xem bằng Print Preview cũng được), Word sẽ tự động làm điều này cho bạn.
- Tính toán trên văn bản: Bạn có một số tổng cộng và các số hạng chi tiết của nó nằm rải rác trên văn bản. Vì thường xuyên phải điều chỉnh các số liệu chi tiết nên bạn muốn số tổng cộng phải được cập nhật tự động nhằm tránh sai sót. Trước tiên, bạn đánh dấu các số liệu chi tiết bằng lệnh Bookmark trong menu Insert. Sau đó, dùng trường công thức để tính toán dựa theo tên của các bookmark. Ví dụ: ta có 3 giá trị 14500, 65000, 2450 với tên bookmark lần lượt là solieu1, solieu2, solieu3, hãy gõ cấu trúc mã trường như sau (trước tiên nhấn Ctrl+F9 để có cặp ngoặc nhọn rồi gõ công thức vào bên trong):
{=solieu1+solieu2+solieu3 \# “##0.00}. Kết quả hiển thị là 81950.00. Bây giờ, dù các chi tiết có thay đổi, bạn cũng không phải lo đến số tổng nữa, Word sẽ tự động cập nhật khi bạn in ra giấy. Bạn có thể cộng, trừ, nhân, chia, lũy thừa... các bookmark này thoải mái như làm trong Excel vậy. Lên Trên 7.Soạn thư mời họp bằng MS Word 2000
- Bạn đang băn khoăn không biết phải soạn một lá thư mời họp (họp chi đoàn của lớp chẳng hạn) như thế nào mới đúng kiểu? Tại sao bạn không nhờ đến Word nhỉ, MS Word 2000 cung cấp cho bạn một “thuật sĩ” để làm điều này.
- Đầu tiên, vào File\ New, chọn thẻ Other Documents, chọn Agenda Wizard, nhấn OK. Hộp thoại Agenda Wizard xuất hiện, nhấn Next. Tại bước này, bạn chọn một trong ba kiểu mẫu mà Word cung cấp sẵn và nhấn Next.
+ Ở phần Details, gõ ngày, giờ, tên, địa điểm tổ chức buổi họp, sau đó nhấn Next để tiếp tục.
+ Ở phần Headings, đánh dấu chọn hai mục là Type of meeting và Special notes, nhấn Next.
+ Qua phần Names, đánh dấu chọn ba mục đầu tiên và nhấn Next.
+ Trong phần Topics, khung Agenda Topic, gõ vào tên của cuộc họp. Khung Person, gõ vào số người tham dự, khung Minutes, gõ thời gian bắt đầu cuộc họp, sau đó nhấn Add rồi nhấn Next.
+ Phần Minutes, bạn chọn No rồi nhấn Next, nhấn Finish để kết thúc.
Đợi một chút, Word sẽ tạo ra cho bạn một lá thư. Tuy nhiên, do đây là sản phẩm của Microsoft nên thư soạn ra vẫn còn tiếng Anh, bạn phải chỉnh sửa lại đôi chỗ. Cụ thể là:
- Nhấp chuột phải vào chữ Agenda ở góc trên cùng bên trái, chọn Edit Text và thay bằng chữ khác.
- Chọn dòng minutes ở khung kế bên và thay bằng thời gian bắt đầu cuộc họp.
- Ở phía dưới, chọn từng dòng và thay bằng đơn vị tổ chức cuộc họp, đại biểu, thư ký...
- Chọn dòng chữ Agenda topics và thay bằng chữ Kỳ họp, đồng thời xóa bỏ con số trong khung này.
- Cuối cùng, thay dòng chữ Special notes bằng chữ Kính mời và gõ vào nội dung thư mời.
Bây giờ, bạn chỉ việc lưu lại và in ra là xong. Lên Trên 8.Những thao tác bằng chuột trong Word
1- Sao chép dạng văn bản:
- Một trong những công cụ định dạng hữu ích nhất trong Word là Format Painter (nút hình cây cọ trên thanh công cụ Standard). Bạn có thể dùng nó để sao chép dạng từ một đoạn văn bản này đến một hoặc nhiều đoạn khác và để thực hiện chức năng này, dùng chuột là tiện lợi nhất.
Đầu tiên đánh khối văn bản có dạng cần chép, bấm một lần vào nút Format Painter (nếu muốn dán dạng vào một đoạn văn bản khác) hoặc bấm kép nút (nếu muốn dán dạng vào nhiều đoạn văn bản khác). Tiếp theo, để dán dạng vào những đoạn văn bản nào thì chỉ cần đánh khối chúng là xong (nhấn thêm phím Esc để tắt chức năng này đi nếu trước đó bạn bấm kép nút Format Painter).
2- Sao chép hoặc di chuyển dòng hoặc cột trong table:
Trong một table, nếu bạn muốn chép thêm hay di chuyển một hay nhiều dòng hoặc cột thì có thể dùng cách kéo và thả bằng chuột như sau: chọn dòng hoặc cột cần chép hoặc di chuyển, kéo khối đã chọn (nếu sao chép thì trước đó nhấn giữ phím Ctrl) đặt tại vị trí mà bạn muốn.
3- Dùng cây thước để xem khoảng cách văn bản trên trang:
Thông thường bạn dùng cây thước để định vị các dòng văn bản, đặt khoảng cách lề trang hay đặt các tab dừng. Nhưng nó còn một công dụng khác không kém phần thú vị và tiện lợi, đó là xem chính xác (thể hiện trực quan bằng số) khoảng cách của văn bản so với lề, cạnh trang hoặc giữa mỗi tab. Để biết khoảng cách mỗi phần như thế nào, bạn bấm và giữ chuột tại một vị trí nào đó trên thanh thước ngang, đồng thời bấm giữ tiếp nút chuột phải là sẽ thấy ngay khoảng cách giữa mỗi phần là bao nhiêu.
4- Sao chép hoặc di chuyển văn bản:
Cũng tương tự như table hay bất cứ đối tượng nào khác trong tài liệu, bạn có thể dùng cách kéo và thả trong việc sao chép hoặc di chuyển văn bản. Ở đây không cần phải nói gì thêm về phương pháp này (vì chắc hầu hết chúng ta đều đã biết cách làm này), nhưng chỉ lưu ý một điều là để có thể dùng được cách này thì tuỳ chọn Drag-and-drop text editing (menu Tools-Options-thẻ Edit) phải được đánh dấu.
5- Phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu:
Khi cần phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu, thông thường bạn sẽ chọn từ nút Zoom trên thanh Standard, nhưng như thế cũng hơi bất tiện vì phải qua hai ba thao tác. Nếu chuột của bạn có 3 nút thì có thể nhanh chóng phóng to hay thu nhỏ tài liệu từ nút chuột giữa, bằng cách nhấn giữ phím Ctrl trong khi đẩy nút chuột lên (phóng to) hoặc xuống (thu nhỏ).
6- Mở nhanh hộp thoại Tabs và Page Setup:
Khi cần chỉnh sửa chi tiết các dấu tab dừng trong đoạn văn bản, bạn sẽ phải nhờ đến hộp thoại Tabs, hay khi thay đổi các thiết lập trang giấy thì bạn lại phải dùng đến hộp thoại Page Setup. Thay vì mở các hộp thoại đó từ menu Format-Tabs hay menu File-Page Setup, bạn có thể nhanh chóng mở chúng bằng cách bấm kép bất kỳ chỗ nào trong thanh thước ngang (trong khoảng cách nhập văn bản, ở dưới các hàng số để mở hộp thoại Tabs hoặc trên hàng số để mở hộp Page Setup).
7- Đánh khối toàn bộ tài liệu:
Trước khi cung cấp một dạng nào đó cho toàn bộ văn bản, điều đầu tiên mà bạn sẽ làm là đánh khối toàn bộ chúng và bạn có thể dùng những cách như bấm menu Edit-Select All hoặc nhấn Ctrl+A. Nhưng bạn hãy thử cách này xem, chỉ cần đưa chuột về lề trái văn bản (mũi tên trỏ chuột sẽ nghiêng về phải) và bấm nhanh 3 lần cũng có thể chọn toàn bộ tài liệu được đấy. Lên Trên 9.Nghe Nhạc CD trong Word
- Bạn muốn nghe nhạc CD trong khi soạn thảo văn bản Word, điều này sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong khi soạn thảo văn bản. Thật đơn giản với plug-ins CD. Plug-ins này sẽ tích hợp một CD player trên Word và hoạt động như một máy tăng tốc Word. Giúp cho quá trình xử lý văn bản của bạn ngoài tính chất khởi động nhanh chóng, còn thêm cả chức năng giải trí.
- Hoạt động như một CD Player trên Word, plug-ins này hoàn toàn độc lập với các tính năng khác.
- Sau khi cài đặt, ngoài tính năng thưởng thức âm nhạc ngay trên word, bạn còn được tặng thêm liều thuốc tăng tốc cho word. Tốc độ mở word nhanh đến không ngờ. Tốc độ xử lý văn bản hầu như đều được cải thiện. Nếu với cấu hình máy yếu, bạn có thể nhờ plug-ins này trợ giúp sức trong khi khởi động word. Thật nhanh chóng và hoàn toàn thuận tiện.
- Plug-ins này bạn có thể download tại địa chỉ http://www.amfsoftware.com/wwcd.exe
. Dung lượng 542KB, tương thích cho mọi Windows và phiên bản Office Lên Trên 10.Thước đo chính xác
- Một khó khăn thường gặp khi chỉnh sửa bảng tính trong Word đó là bạn không thể biết được kích thước chính xác của các ô và các dòng. Thường thì khi vẽ bảng, trên Ruler xuất hiện các ô vuông đánh dấu kích thước nhưng liệu những ô vuông này có đủ để bạn tính toán chính xác bề ngang của cột và chiều cao của hàng?
- Mọi chuyện sẽ được giải quyết nếu bạn vừa click chọn lên các ô vuông vừa nhấn phím Alt. Thật tuyệt vời khi con số chính xác cho biết kích thước của các ô, các dòng đều hiện rõ ràng trước mắt. Giờ thì việc điều chỉnh một bảng tính trở nên quá dễ dàng. Nếu không tìm thấy Ruler trong cửa sổ soạn thảo, bạn có thể "lôi" nó ra bằng cách vào menu View > chọn Lên Trên 11.Khéo co thì ấm
Hẳn bạn đã từng "một lần trong đời" cảm thấy khó chịu vì sau khi soạn thảo văn bản, trên trang cuối cùng còn "vương" lại vài dòng chữ. Điều này làm tốn thêm một tờ giấy in và quan trọng hơn, làm văn bản mất đẹp. Thường thì chúng ta sẽ nghĩ đến việc thu nhỏ font chữ hoặc "cắt xén" bớt một số chữ. Để khỏi mất thời gian, bạn nên dùng đến chức năng được Microsoft Word cung cấp sẵn - Shrink to Fit. Để mở chức năng này, bạn vào menu File > Print Preview hoặc click button Print Preview trên thanh công cụ. Khi cửa sổ Print Preview mở ra, bạn chỉ cần tìm đến button Shrink to Fit và click lên nó là được. Ngay tức thì, Word sẽ tự thu nhỏ kích cỡ font chữ để điều chỉnh văn bản cho vừa với trang giấy. Đây chính là lý do vì sao thủ thuật này được gọi là "khéo co thì ấm". Nếu gặp bảng báo lỗi của Office Assistant trong quá trình thao tác thì bạn chỉ cần quay ra nhấn Save file rồi thử lại lần nữa. 12.Bắt đầu lại hay tiếp tục?
Đây là thủ thuật liên quan đến việc đánh số dòng - Bullets and Numbering mà bạn vẫn thường dùng trong lúc gõ văn bản. Sau khi đã đánh số một danh sách dài, bạn cách ra một dòng rồi tạo lập danh sách mới. Lúc này, bạn muốn Word đánh số nối tiếp danh sách trên hay thiết lập một thứ tự mới? Nếu câu trả lời là "tiếp tục" thì thật đơn giản, vì chức năng này đã được mặc định trong Word nhưng nếu muốn "thiết lập mới" thì sao? Bạn chỉ cần click chuột mở menu phải rồi chọn Restart Numbering hoặc Continue Numbering.
Nhưng nếu click chuột phải mà không thấy lựa chọn đâu thì sao? Bình tĩnh, bạn hãy vào menu Forrmat > Bulleted and Numbering rồi đánh dấu chọn Restart numbering hoặc Continue previous list (xem ảnh ).
Điều chỉnh chức năng kiểm tra chính tả
Những ai thường soạn thảo văn bản bằng tiếng Anh hẳn đều yêu thích chức năng kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả của Microsoft Word. Bạn có thể vào menu Tools > chọn Spelling and Grammar hoặc nhanh hơn, nhấn phím F7 để khởi động chức năng này. Nhưng bạn có cảm thấy bực mình khi cứ phải nhấn đi nhấn lại phím Ignore mỗi lần Word báo lỗi các acronym - từ được cấu tạo bằng những chữ đầu của một nhóm từ, ví dụ NATO, ASEAN - không? Thay vì ngồi tỉ mẩn nhập từng từ vào từ điển của Word, bạn có thể tiết kiệm được khối thời gian bằng cách vào menu Tools > Options > mở thẻ Spelling&Grammar, click chọn Ignore words in UPPERCASE. Nhớ đừng quên chọn OK để lưu lại thay đổi Lên Trên Tạo các liên kết (Link) trong MS Word
MS Word: Bài hôm nay QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn bạn cách đánh dấu dòng văn bản (Bookmark) và hướng dẫn tạo liên kết đến 1 file đã có, đến trang web, email hoặc liên kết trong cùng file,…
Tạo các liên kết (Link) trong MS Word (http://quantrimang.com/view.asp?Cat_ID=20&Cat_Sub_ID=1&news_id=34122#link)
Tạo liên kết đến 1 file khác hoặc 1 trang web (http://quantrimang.com/view.asp?Cat_ID=20&Cat_Sub_ID=1&news_id=34122#1)
Tạo liên kết đến 1 file mới sẽ được tạo (http://quantrimang.com/view.asp?Cat_ID=20&Cat_Sub_ID=1&news_id=34122#2)
Tạo liên kết đến địa chỉ Email (http://quantrimang.com/view.asp?Cat_ID=20&Cat_Sub_ID=1&news_id=34122#3)
Tạo liên kết đến một vị trí bất kỳ ở cùng file (http://quantrimang.com/view.asp?Cat_ID=20&Cat_Sub_ID=1&news_id=34122#4)
Tạo heading mới trong Office 2003 (http://www.quantrimang.com/view.asp?Cat_ID=20&Cat_Sub_ID=1&news_id=31981)
Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản (http://quantrimang.com/view.asp?Cat_ID=20&Cat_Sub_ID=1&news_id=34122#bookmark)
Tạo các liên kết (Link) trong MS Word
1. Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết.
2. Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K. Hoặc nháy chuột phải, chọn Hyperlink…)
http://quantrimang.com/photos/Image/122006/11/Link1.gif
* Tạo liên kết đến 1 file khác hoặc 1 trang web.
3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Existing File or web page
http://quantrimang.com/photos/Image/122006/11/Link2.gif
- Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết
- Current Folder: Thư mục hiện thời
- Browsed Pages: Các trang web đã trình duyệt gần thời gian hiện thời nhất
- Recent files: Các file mới được mở gần thời gian hiện thời nhất.
- Address: Tên địa chỉ và file chọn để link tới.
- Nút ScreenTip…: Nhập nội dung khi di chuyển chuột vào liên kết sẽ hiển thị nội dung đó (Giống việc chèn chú thích):
http://quantrimang.com/photos/Image/122006/11/Link3.gif
- Nút Bookmark: Đưa ra 1 địa chỉ nào đó đã đặt bookmark
4. Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết.
* Tạo liên kết đến 1 file mới sẽ được tạo.
3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Creat New Document
http://quantrimang.com/photos/Image/122006/11/Link4.gif
- Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết
- Name of new document: Đặt tên cho file mới.
- Nút Change… Thay đổi lại file liên kết đã có
http://quantrimang.com/photos/Image/122006/11/Link5.gif
Bạn không nên chọn nút Change này bởi nội dung của file chọn sẽ bị mất sau khi nhấn nút OK và MS Word sẽ tự động tạo ra file trùng với tên đã chọn cùng với nội dung file trống.
- Nút ScreenTip…: Nhập nội dung khi di chuyển chuột vào liên kết sẽ hiển thị nội dung đó (Giống việc chèn chú thích):
http://quantrimang.com/photos/Image/122006/11/Link3.gif
- Nút Bookmark: Đưa ra 1 địa chỉ nào đó đã đặt bookmark
4. Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết.
* Tạo liên kết đến địa chỉ Email.
3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn E-mail Address
http://quantrimang.com/photos/Image/122006/11/Link6.gif
- E-mail Address: Địa chỉ email đặt liên kết tới
- Subject: Tên tiêu đề
- Recently used e-mail address: Hiển thị những email đã được sử dụng gần thời điểm này nhất.
Nội dung Subject và E-mail Address sẽ hiển thị khi bạn di chuyển chuột vào liên kết.
4. Chọn nút OK để hoàn thành.
* Tạo liên kết đến một vị trí bất kỳ ở cùng file.
1. Trước hết bạn cần phải đánh dấu (đặt Bookmark hoặc Heading hoặc Style) cho dòng văn bản được link tới.
2. Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết.
3. Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K. Hoặc nháy chuột phải, chọn Hyperlink…)
http://quantrimang.com/photos/Image/122006/11/Link1.gif
4. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Place in This Document
http://quantrimang.com/photos/Image/122006/11/Link7.gif
Select a place in this document: Lựa chọn vùng tài liệu đã được đánh dấu:
- Top of the Document: Đặt liên kết đến vị trí đầu tiên của file.
- Headings: Đặt liên kết đến 1 heading nào đó đã có trong file
- Bookmarks: Đặt liên kết đến 1 dòng văn bản đã được đánh dấu
- Bạn có thể click vào dấu + để hiển thị chi tiết các mục trong Headings, Bookmarks,…
Sau khi tạo xong bạn có thể dùng chuột click (hoặc Ctrl + chuột trái) vào đoạn văn bản vừa đặt để chuyển sang vùng liên kết mới.
Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản
1. Đặt trỏ chuột hoặc bôi đen đoạn dòng muốn đặt liên kết đến.
2. Vào Insert / Bookmark...
http://quantrimang.com/photos/Image/122006/11/Link8.gif
3. Xuất hiện hộp thoại Bookmark
http://quantrimang.com/photos/Image/122006/11/Link9.gif
- Nhập tên đánh dấu tại ô Bookmark name (Tên này phải bắt đầu từ chữ cái và không có ký tự đặc biệt nào)
4. Chọn nút Add để hoàn thành việc đặt Bookmark Lên Trên 14.Một số thủ thuật khi in văn bản trong MS Word
MS Word: Trong thư liên hệ gửi về ban quản trị QuanTriMang.com có một số bạn hỏi về cách in tài liệu trong Word như: Làm thế nào để in được 4 trang văn bản trên cùng 1 mặt giấy? Làm thế nào để khi in 2 trang văn bản ở 2 mặt của tờ giấy có lề bên trái cùng kích thước để khi đóng gáy không bị mất chữ... Sau đây QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn 1 số thủ thuật khi in trong MS Word. Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược nhau.
Trong trường hợp tài liệu của bạn có rất nhiều trang văn bản và bạn muốn in 2 trang văn bản vào 2 mặt tờ giấy. Khi đóng gáy tài liệu thành quyển thì lề của cả quyển sẽ không bị to nhỏ lệch nhau. Lấy ví dụ trang văn bản đặt lề là:
- Top: 1.5 cm
- Bottom: 1.5 cm
- Left: 2.5 cm
- Right: 1.5 cm
1. Vào File / Page Setup…
http://quantrimang.com/photos/Image/112006/04/Print1.jpg
2. Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:
http://quantrimang.com/photos/Image/112006/04/Print2.gif
Hãy đánh dấu þ Mirror margins – Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược nhau. (Nó không khác gì khi bạn goi gương.)
3. Kết quả là trang văn bản của bạn sẽ có lề như sau:
http://quantrimang.com/photos/Image/112006/04/Print3.gifTrang 1 có lề:
Top: 1.5 cm
Bottom: 1.5 cm
Left: 2.5 cm
Right: 1.5 cm
Trang 2 có lề:
Top: 1.5 cm
Bottom: 1.5 cm
Left: 1.5 cm
Right: 2.5 cm
In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy.
1. Vào File / Page Setup…
http://quantrimang.com/photos/Image/112006/04/Print1.jpg
2. Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:
http://quantrimang.com/photos/Image/112006/04/Print4.gif
Bạn hãy đánh dấu lựa chọn þ 2 pages per sheet – In 2 trang trên cùng 1 sheet.
3. Sau đó bạn in bình thường.
4. Kết quả in sẽ gộp 2 trang trên màn hình word vào 1 mặt giấy đặt dọc:
http://quantrimang.com/photos/Image/112006/04/Print5.gif
Với cách làm này thực chất vẫn chưa đem lại lợi ích gì cho bạn.
In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy (quay ngang & áp dụng cho Office 2003)
1. Vào File / Page Setup…
http://www.quantrimang.com/photos/Image/112006/04/Print1.jpg
2. Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:
http://quantrimang.com/photos/Image/112006/04/Setup_print2.gif
Bạn hãy lựa chọn Book fold
3. Sau đó bạn in bình thường.
4. Kết quả in sẽ gộp 2 trang trên màn hình word vào 1 mặt giấy đặt ngang (Bạn có thể đóng thành sách vì ở giữa 2 trang có khoảng cách làm chỗ đóng gáy sách):
http://quantrimang.com/photos/Image/112006/04/Setup_print3.gif
In nhiều trang văn bản trên cùng một mặt giấy.
1. Bạn vẫn soạn thảo văn bản bình thường,
2. Vào File / Print (hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + P): Bắt đầu in tài liệu
http://quantrimang.com/photos/Image/112006/04/Print6.gif
3. Xuất hiện hộp thoại Print:
http://quantrimang.com/photos/Image/112006/04/Print7.gif
Trong hộp thoại này, bạn cần chọn ở mục Pages per sheet – In n trang vào cùng một mặt giấy (n =1, 2, 4, 6, 8, 16 trang). Trên hình minh họa là: In 4 trang trên cùng 1 mặt giấy.
4. Kết quả bạn sẽ in được nhiều trang trên cùng 1 tờ giấy như sau:
http://quantrimang.com/photos/Image/112006/04/Print8.gif
Với cách làm này bạn có thể in được tối đa 16 trang văn bản trên cùng 1 mặt giấy và tất nhiên kích thước chữ sẽ bị nhỏ lại. Lên Trên 15.Khám phá thanh công cụ MS word
Những thủ thuật sau đây sẽ giúp bạn tùy biến môi trường Microsoft Word nhằm mục đích tăng tính hữu dụng của các thanh công cụ và tăng tốc công việc của bạn.
- Các thanh công cụ của Microsoft Word có những phím chức năng giúp tăng tốc quá trình xử lý văn bản hàng ngày bạn vẫn thực thi lên rất nhiều. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tùy biến những thanh công cụ đó để khiến chúng càng trở nên thiết thực và hữu dụng hơn nữa. Lấy ví dụ như việc bạn thường xuyên sử dụng một “biểu tượng” (symbol) nhất định thì bạn có thể tạo ra một nút bấm trên thanh công cụ để chèn biểu tượng này một cách hoàn toàn tự động. Bạn cũng có thể bổ sung thêm các đối tượng menu vào menu tắt hay thậm trí tạo ra một menu riêng cho MS Word. Nào chúng ta hay điểm lại xem chúng ta có thể làm được những gì để khiến cho các thanh công cụ của MS Word trở nên hữu ích hơn nữa.
- Để tạo ra một nút bấm trên thanh công cụ giúp chèn một biểu tượng vào văn bản một cách hoàn toàn tự động và dễ dàng hơn bạn hãy vào Tools | Customize. Trong cửa sổ Customize bạn hãy chuyển sang mục Commands rồi tìm đến lựa chọn All Commands trong danh sách liệt kê Categories bên phía tay trái. Trong cửa sổ liệt kê All Commands bên trái bạn hãy tìm đến lện Symbol. Hãy nhắp chuột trái vào lệnh Symbol rồi kéo và thả nó lên thanh công cụ nào mà bạn muốn nút bấm Symbol nằm ở đó. Khi hộp thoại Symbol hiện ra bạn hãy lựa chọn một biểu tượng muốn chèn. Nhắp OK.
Sau khi bạn tạo ra phím bấm theo cách trên thì nút bấm sẽ mang tên của biểu tượng đó. Để làm cho nút bấm trở nên thân thiện hơn bạn hãy một lần nữa mở hộp thoại Customize rồi nhắp chuột phải vào nút bấm bạn vừa tạo ra đó. Giờ đây bạn hãy xem trong menu ngữ cảnh chuột phải bạn có thể đổi tên hay đổi cả biểu tượng cho phím bấm đó.
- Tương tự sử dụng cách trên bạn có thể bổ sung thêm một nút bấm trên thanh công cụ cho phép bạn chèn một bức ảnh vào trong văn bản hoàn toàn tự động. Bạn hãy tìm đến lệnh InsertPicture trong danh sách All commands rồi kéo và thả nó lên thanh công cụ nào thuận tiện với bạn nhất. Sau đó bạn hãy nhắp chuột phải vào nút bấm bạn vừa tạo ra đó và lựa chọn một bức ảnh liên kết với phím bấm đó bằng cách chọn Assign Hyperlink | Insert Picture. Hãy nhớ là bạn phải để hộp thoại Customize vẫn mở trong khi nhắp chuột phải vào nút bấm đó nếu không thì sẽ không có tác dụng đâu.
- Bạn có thể tạo ra những bức ảnh cho các nút bấm trên thanh công cụ của bạn từ bất cứ bức ảnh nào có kích cỡ 16 x 16-pixel. Sau đó bạn sao chép bức ảnh đó vào trong clipboard của hệ điều hành và dán nó thay thế cho nút bấm trên thanh công cụ bằng cách nhắp chuột phải vào nút bấm muốn thay đổi và chọn Paste Button Image. Một lần nữa hay nhớ là phải mở hộp thoại Customize trước khi nhắp chuột phải vào nút bấm thanh công cụ nhé.
- Để chuyển nút bấm chèn một bức ảnh sang các ứng dụng khác của bộ Microsoft Office bạn hãy mở ứng dụng MS Office muốn chuyển sang và hộp thoại Customize trong MS Word, nhắp chuột phải vào nút bấm muốn chuyển và chọn lệnh Copy Button Image. Bạn chuyển sang ứng dụng muốn chuyển nút bấm qua và mở hộp thoại Customize bằng cách tương tự như trong MS Word rồi dùng lệnh Paste Button Image như bình thường.
- Danh sách All Commands chứa một loạt các lệnh trong Word có chức năng tương tự như lệnh Symbol kể trên như Color, Column, Condensed, Expanded, Lowered, Raised, FontSize, and FileOpenFile… cũng chỉ bằng những bước thực hiện đơn giản như trên. Bằng cách này chúng tôi bảo đảm công việc xử lý các văn bản của bạn sẽ được tăng tốc lên rất nhiều.
- Bạn cũng có thể tùy biến MS Word bằng cách bổ sung thêm các lệnh vào menu tắt (Shortcut Menus). Để thực hiện công việc này bạn hãy mở hộp thoại Customize chuyển sang mục Toolbar. Trong danh sách các thanh công cụ của Word bạn hãy đánh dấu lựa chọn Shortcut Menus. Khi thanh công cụ này xuất hiện bạn hãy lựa chọn Text, Table, hay Draw tùy thuộc theo sở thích của bạn. Với menu mới còn đang mở bạn hãy chuyển sang mục Commands trong hộp thoại Customize rồi kéo và thả các lệnh cần thiết vào menu tắt này.
- Một cách khác để tùy biến Word là bổ sung một trong số những menu được xây dựng sẵn trong ứng dụng như menu Work chẳng hạn. Các thanh công cụ được xây dựng sẵn trong Word cũng nằm trong hộp thoại Tool | Customize. Bạn hãy chọn Built-in menu trong danh sách Categories bên tay trái của cửa sổ rồi kéo và thả menu Work trong danh sách Commands bên tay trái để thả vào bất kỳ một thanh công cụ nào hay thanh menu hệ thống của Word.
- Thanh menu Work có chứa các đường dẫn đến các tệp tin cho phép bạn mở các tệp tin một cách nhanh chóng – một chức năng rất tiện dụng cho nếu như bạn phải làm việc với rất nhiều văn bản khác nhau. Để vận hành chức năng này bạn hãy mở hộp thoại Customize và mở một tệp tin mà bạn muốn bổ sung vào menu Word. Với tệp tin bạn văn bản đang mở bạn hãy lựa chọn menu Word | Add To Work Menu, giờ đây đường dẫn của tệp tin đó đã được lưu trong menu Work và bạn hoàn toàn có thể mở nó một cách rất nhanh chóng.
- Để loại bỏ đường dẫn của một tệp tin nào đó trong thanh menu Work bạn hãy bấm tổ hợp phím Ctrl + Alt + _ (phím gạch dưới) lúc này con trỏ đã chuyển thành một dấu trừ lớn. Bạn hãy nhắp chuột vào menu Work rồi nhắp chuột lên tệp tin mà bạn muốn xóa khỏi danh sách. Chú ý không những tệp tin bị xóa khỏi thanh menu Work mà cả trên ổ cứng của bạn do vậy bạn hãy thật sự thận trọng mỗi khi xóa một tệp tin nào đó. Để tránh tình trạng bạn thường xuyên phải xóa tệp tin nào đó khỏi danh sách và mất luôn tệp tin đó thì bạn hãy tạo một bản back-up của tệp tin đó ở một thư mục khác rồi hãy tiến hành xóa nó khỏi danh sách của Work menu bởi vì bạn không được Word cảnh báo mỗi khi xóa một tệp tin nào đó trên Work menu.
Bạn đã có đầy đủ mọi thứ giúp cho công việc của bạn trở nên tiện lợi và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Nhưng nếu bạn muốn đưa mọi thứ trở về trạng thái ban đầu thì sao? Bạn hãy mở hộp thoại Customize ra rồi nhắp vào nút Reset và chọn Yes. Mọi thứ lại về trạng thái ban đầu. Lên Trên 16.In nhiều file word cùng 1 lúc
- Thông thường để in một lúc nhiều file Word, bạn phải lần lượt mở các file ấy ra và bấm lệnh in để máy in xử lý lần lượt từng file một. Nếu đây là công việc bạn thường xuyên phải làm, có một cách chuyên nghiệp hơn để ra lệnh in nhiều file Word cùng lúc, đó là sử dụng một chương trình nhỏ có tên MS Word Print Multiple Documents. Với công cụ MS Word Print Multiple Documents, bạn chỉ cần kéo và thả những file cần in một lần duy nhất, và chúng sẽ được in ra, bạn không cần phải mở chúng ra nữa.
- Chương trình gốc là file MS Word Print Multiple Documents.rar, có dung lượng 374 KB, tải tại địa chỉ:http://www.4shared.com/file/17726440/793cedb9/MS_Word_ Print_Multiple_Documents. html.
- Sau khi tải về, bạn giải nén rồi chạy file MS Word Print Multiple Documents Software.exe. Trong cửa sổ làm việc của chương trình, nếu muốn in nhiều file văn bản (.doc), bạn bấm phím Add Word Files, chọn một hay nhiều file cần in > Open.
- Ngay lập tức các file này sẽ được đưa vào trong cửa sổ làm việc của chương trình. Nếu bạn muốn lấy tất cả các file trong một folder, bạn có thể đưa chúng vào trong MS Word Print Multiple Documents một cách nhanh hơn bằng cách bấm phím Add All Word Files In Folder > OK, chọn folder muốn lấy file > OK.
- Các file được sắp xếp theo thứ tự như thế nào trong MS Word Print Multiple Documents thì sẽ được lần lượt in theo thứ tự đó. Nếu muốn thay đổi thứ tự in của một số file, bạn chọn nó rồi bấm phím Move Up hoặc Move Down để di chuyển nó đi lên hay đi xuống. Nếu muốn xóa file nào khỏi danh sách chờ in, bạn bấm đôi vào nó. Cuối cùng bấm phím Print Multiple Documents để bắt đầu in file. Công việc in ấn của bạn sẽ đơn giản hơn rất nhiều với tiện ích mới mẻ này.
------------sẽ cập nhật thêm hãy quay lại sau vài ngày-------------
hãy tham gia diễn đàn để trao đổi--->click here
